Jeśli wiesz, że przez kilka dni będziesz nieobecny w biurze, możesz skonfigurować Asystenta nieobecności, aby odpowiadał automatycznie, informując innych, że ciesz się wakacjami, gdy utknęli w pracy.
Aby utworzyć odpowiedź nieobecności w programie Outlook, utworzymy szablon wiadomości e-mail z komunikatem, którego chcemy użyć, a następnie utworzymy regułę, która wyśle odpowiedź z tą wiadomością na wszystkie e-maile, które otrzymamy w określonym zakresie dat.
UWAGA: Program Outlook musi być otwarty, aby reguła została uruchomiona, a odpowiedź nieobecności zostanie wysłana. Dlatego pozostaw komputer włączony, a program Outlook działa, gdy jesteś poza biurem.
Aby utworzyć szablon wiadomości w programie Outlook, upewnij się, że karta "Strona główna" jest aktywna i kliknij przycisk "Nowa wiadomość e-mail" w sekcji Nowa.
Wprowadź wiadomość, którą chcesz wysłać jako automatyczną odpowiedź w polu wiadomości. Nie wpisuj adresu e-mail lub tematu. Następnie kliknij zakładkę "Plik".
Kliknij "Zapisz jako" na liście opcji po lewej stronie ekranu backstage.
W oknie dialogowym Zapisz jako wybierz "Szablon programu Outlook (* .oft)" z listy "Zapisz jako typ".
Zostajesz przeniesiony do folderu szablonów użytkownika. Wprowadź nazwę szablonu w polu "Nazwa pliku", zachowując rozszerzenie ".oft" i kliknij "Zapisz".
Jeśli chcesz skopiować szablon wiadomości e-mail z odpowiedzią na inny komputer lub utworzyć kopię zapasową, pełna ścieżka dostępu do folderu szablonów użytkownika C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Zastąpić z twoją nazwą użytkownika Windows.
Zamknij okno wiadomości, klikając przycisk "X" w prawym górnym rogu.
Pojawi się okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zapisać wersję roboczą wiadomości. Nie musisz tego robić, ponieważ zapisałeś go jako szablon, ale możesz, jeśli chcesz. Kliknij "Tak", jeśli chcesz zapisać wersję roboczą lub "Nie", jeśli nie.
W sekcji Ruch kliknij przycisk "Reguły" i wybierz "Zarządzaj regułami i alertami" z menu.
Możesz również kliknąć kartę "Plik", aby uzyskać dostęp do ekranu backstage. Upewnij się, że ekran "Informacje" jest aktywny (w razie potrzeby kliknij "Informacje" po lewej stronie), a następnie kliknij przycisk "Zarządzaj regułami i alertami".
W oknie dialogowym Reguły i alerty upewnij się, że adres e-mail, na który chcesz zastosować tę regułę, jest zaznaczony w menu "Zastosuj zmiany do tego folderu". Jeśli chcesz, aby ta reguła była stosowana do wszystkich kont w Outlooku, pokażemy Ci, jak to zrobić w dalszej części tego artykułu. Kliknij kartę "Reguły wiadomości e-mail", jeśli nie jest jeszcze aktywna, a następnie kliknij przycisk "Nowa zasada".
Na pierwszym ekranie okna dialogowego Kreatora reguł kliknij "Zastosuj regułę dla otrzymywanych wiadomości" w sekcji "Rozpocznij od pustej reguły". Opcja jest dodawana do pola "Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość)". W tej części reguły nie ma nic do edycji, więc kliknij przycisk "Dalej", aby kontynuować.
Drugi ekran w oknie dialogowym Kreator reguł pozwala wybrać warunki sprawdzania, kiedy otrzymujesz e-maile. Aby otrzymać odpowiedź nieobecności wysłaną w określonym zakresie dat, zaznacz pole "Otrzymano w określonym przedziale czasowym" w polu "Krok 1: Wybierz warunki". Warunek jest dodawany do pola "Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość)", tak jak poprzednio, ale tym razem część opisu do edycji.Aby dodać zakres dat, kliknij link "w określonym zakresie dat" w polu Krok 2.
W oknie dialogowym Data odebrania zaznacz pole "Po", kliknij menu i kliknij datę, po której ma być wysłana automatyczna odpowiedź nieobecności. Na przykład, jeśli chcesz, aby Twoja odpowiedź nieobecności została wysłana 8 lutego, wybierz 7 lutego dla daty Po.
Następnie zaznacz pole "Przed", wybierz datę z listy dat po prawej stronie pola wyboru Przed. Wybrana data powinna być dniem następującym po tym, jak odpowiedź przestanie być wysyłana. Na przykład, jeśli chcesz, aby 15 lutego był ostatnim dniem, w którym wysłano odpowiedź nieobecności, wybierz 16 lutego jako datę Przed.
Wybrane daty są dodawane do warunku w oknie kroku 2. Kliknij przycisk "Dalej" w oknie dialogowym Kreator reguł, aby kontynuować.
Na trzecim ekranie w oknie dialogowym Kreator reguł możesz wybrać, co chcesz zrobić z przychodzącymi wiadomościami e-mail w zakresie dat. Chcemy odpowiadać na wszystkie wiadomości e-mail, korzystając z szablonu, który utworzyliśmy w pierwszej sekcji, dlatego zaznaczamy pole "odpowiedź przy użyciu określonego szablonu" w polu "Krok 1: Wybierz działania". Aby wybrać utworzony przez nas szablon, kliknij link "określony szablon" w polu "Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość)".
W oknie dialogowym Wybierz szablon odpowiedzi wybierz "Szablony użytkownika w systemie plików" z rozwijanego menu "Szukaj w".
Wybierz utworzony szablon (w naszym przypadku szablon "Odpowiedz poza biurem") i kliknij przycisk "Otwórz".
Pełna ścieżka do wybranego szablonu zostanie dodana do wybranej akcji. Kliknij przycisk "Dalej", aby kontynuować.
Na czwartym ekranie Kreatora reguł możesz wybrać wszystkie wyjątki, które chcesz zastosować do reguły, na przykład, jeśli chcesz wykluczyć określone osoby lub grupy ("z wyjątkiem osób lub grup publicznych"). Nie będziemy dodawać żadnych wyjątków do naszej reguły, więc kliknij przycisk "Dalej", aby kontynuować.
Wpisz nazwę reguły w polu "Krok 1: Określ nazwę dla tej reguły". Pole "Włącz tę regułę" jest domyślnie zaznaczone, więc reguła zostanie automatycznie włączona. Ale nie martw się. Nie będzie działać, dopóki nie zostanie określona data Po.
Nie chcemy uruchamiać reguły na wiadomościach już znajdujących się w naszej skrzynce odbiorczej, więc pozostaw niezaznaczone pole "Uruchom tę regułę teraz w wiadomościach już w Skrzynce odbiorczej". Jeśli chcesz uruchomić tę regułę na wszystkich swoich kontach e-mail w programie Outlook, zaznacz pole "Utwórz tę regułę dla wszystkich kont". Kliknij przycisk "Zakończ".
Reguła zostanie dodana do listy. Kliknij "OK", aby zamknąć okno dialogowe Reguły i alerty.
Teraz, gdy ktoś wyśle Ci wiadomość e-mail w podanej przez Ciebie dacie, automatycznie otrzyma wiadomość w utworzonym przez Ciebie szablonie wiadomości e-mail.
Mimo że nadawca otrzymuje automatyczną odpowiedź, że nie ma Cię w biurze, nadal otrzymujesz e-mail z ikoną informującą o wysłaniu automatycznej odpowiedzi. Możesz jednak czuć się usprawiedliwiony ignorując go, dopóki nie wrócisz.
Gdy minie zakres dat reguły, reguła nie będzie miała zastosowania do przychodzących wiadomości e-mail. Możesz jednak wyłączyć regułę. Aby to zrobić, ponownie otwórz okno dialogowe Reguły i alerty, jak opisano wcześniej, i odznacz pole po lewej stronie reguły na liście. Kliknij "OK", aby zamknąć okno dialogowe.
Gdy użyjesz tej reguły, aby wysłać automatyczną odpowiedź nieobecności, odpowiedź jest wysyłana raz do każdego nadawcy podczas pojedynczej sesji programu Outlook.Sesja jest po otwarciu programu Outlook do momentu zamknięcia aplikacji. Zapobiega to wysyłaniu duplikatów odpowiedzi do tego samego nadawcy, który wysyła wiele wiadomości. Ślady programu Outlook, które otrzymały automatyczną odpowiedź podczas każdej sesji, ale ta lista jest resetowana po zamknięciu Outlooka. Pozostaw Outlooka otwartego (nie otwieraj i nie otwieraj ponownie), aby reguła została uruchomiona, a automatyczna odpowiedź "nieobecność" jest wysyłana do wszystkich osób, które do Ciebie wysyłają e-mail, tak więc nadawcy nie otrzymują wielu odpowiedzi poza biurem.
