Nie ma potrzeby krążyć po tym samym komputerze lub przesyłać plików tam iz powrotem przez e-mail, jeśli chcesz współpracować z innymi osobami. Możesz edytować tę samą kopię dokumentu - możesz nawet edytować ją razem w czasie rzeczywistym.
Zalecamy Dokumenty Google, ponieważ jest to bardziej dojrzałe rozwiązanie do współpracy i mamy z nim największe doświadczenie. Microsoft Office Online zyskał niedawno funkcje ko-porcjowania w czasie rzeczywistym, więc może być wart obejrzenia.
Dokumenty Google to pakiet biurowy Google. Podobnie jak większość usług Google, jest to darmowa aplikacja, do której uzyskujesz dostęp w swojej przeglądarce. Pliki tworzone w Dokumentach Google są zapisywane na Dysku Google i powiązane z Twoim kontem Google. Ponieważ pliki te są dostępne online, a nie na komputerze, możesz łatwo udostępniać dokument innym osobom. Google kontroluje dokument i może dać innym osobom do niego dostęp.
Aby korzystać z Dokumentów Google do współpracy, przejdź na stronę Dysku Google i zaloguj się na swoje konto Google. Kliknij przycisk Utwórz i wybierz rodzaj dokumentu, nad którym chcesz pracować, aby utworzyć nowy dokument. Możesz także otworzyć istniejący dokument przechowywany na Dysku Google lub przesłać dokument z komputera.
Po otwarciu dokumentu kliknij przycisk Udostępnij. Możesz najechać kursorem na ten przycisk, aby zobaczyć, kto ma dostęp do tego dokumentu.
Wprowadź adresy e-mail osób, z którymi chcesz współpracować nad dokumentem. Osoby, które dodasz, mają uprawnienia do edycji domyślnie, ale możesz też ograniczyć je tylko do komentowania lub przeglądania dokumentu. Uprawnienie "Can view" jest przydatne, jeśli chcesz pokazać ludziom tylko dokument.
Domyślnie ludzie otrzymają e-mail, gdy udostępnisz im dokument. E-mail zawiera link do dokumentu, dzięki czemu można go edytować wraz z tobą. Jeśli nie pracujesz nad dokumentem, to dobrze - mogą go edytować, a zobaczysz ich zmiany po powrocie do dokumentu później.
Gdy wiele osób pracuje nad dokumentem, zobaczysz wiele kursorów wprowadzania tekstu. Zobaczysz w czasie rzeczywistym, co inni wpisują w dokumencie, dzięki czemu możesz współpracować nad skomplikowanym dokumentem bez wzajemnego wpadania na siebie i konieczności późniejszego rozwiązywania konfliktów. Istnieje nawet funkcja czatu, z której możesz porozmawiać ze swoimi autorami.
Aby wyświetlić listę dokumentów udostępnionych Tobie, możesz kliknąć kategorię Udostępnione dla mnie na Dysku Google.
Microsoft Office Online był wcześniej znany jako Office Web Apps. Jest to całkowicie darmowa, internetowa wersja pakietu Microsoft Office, do której uzyskujesz dostęp w przeglądarce. Ponieważ jest to aplikacja internetowa, nie jest to pełny pakiet Microsoft Office i jest bardziej ograniczony. Możesz współpracować z biurowymi wersjami pakietu Microsoft Office, ale nie jest to tak dojrzałe rozwiązanie do współpracy, jakie oferuje Google Docs. Na przykład tylko jedna osoba może pracować nad tym samym akapitem podczas współpracy w pakiecie Office 2013.
Office Online jest dostępny w witrynie Office.com. Wymaga konta Microsoft i zapisuje dokumenty w usłudze przechowywania plików Microsoft OneDrive (wcześniej zwanej SkyDrive).
Aby rozpocząć, odwiedź witrynę Office Online i otwórz wybraną aplikację - lub odwiedź witrynę OneDrive i otwórz istniejący dokument. Po otwarciu dokumentu kliknij przycisk Udostępnij u góry strony. Możesz także kliknąć menu PLIK na wstążce, kliknąć Udostępnij i wybrać Udostępnij osobom.
Wprowadź adresy e-mail, które chcesz udostępnić, i wybierz uprawnienia, które chcesz przyznać. Możesz wybrać, czy osoby, którym udostępnisz dokument, mogą edytować dokument i czy będą potrzebować konta Microsoft, aby to zrobić.
Osoby, którym udostępnisz dokument, otrzymają zaproszenia e-mail z linkiem do Twojego dokumentu. Mogą otworzyć dokument, kliknąć przycisk Edytuj i wybrać Edytuj w Word Online, aby nad nim pracować. Możesz zarządzać listą osób, które mają uprawnienia do wyświetlania lub edytowania dokumentu z panelu Udostępnij.
Istnieje wiele innych sposobów pracy nad tymi samymi dokumentami w czasie rzeczywistym przez Internet, ale prawdopodobnie lepiej będzie trzymać się tych funkcji współpracy. Dokumenty Google i Office Online umożliwiają korzystanie z tej prostej i wydajnej aplikacji biurowej.
