Pakiet Microsoft Office 2016 udoskonalił funkcje współpracy, dzięki czemu wielu autorów może pracować nad dokumentem w czasie rzeczywistym. Możesz udostępnić dokument w usłudze OneDrive i sprawdzić, kto nad nim pracuje, a nawet uzyskać link do wysyłania innych w celu ułatwienia dostępu do dokumentu.
Użyjemy Worda w tym artykule, aby zilustrować, jak współpracować nad dokumentami; Jednak ta funkcja współpracy w czasie rzeczywistym jest również dostępna w programach Excel i PowerPoint.
Aby rozpocząć, otwórz dokument, który chcesz udostępnić, i kliknij przycisk "Udostępnij" na pasku wstążki w prawym górnym rogu okna programu Word.
UWAGA: Przed skonfigurowaniem dokumentu do udostępnienia musisz upewnić się, że masz udostępniony folder na koncie OneDrive. Możesz też użyć domyślnego folderu "Publiczny", który istnieje na Twoim koncie.
Zostanie wyświetlone okno "Udostępnij". Aby zapisać dokument w folderze udostępnionym na koncie OneDrive, kliknij "Zapisz w chmurze".
Na ekranie "Zapisz jako" za sceną wybierz lokalizację udostępnioną, do której chcesz zapisać dokument, lub kliknij przycisk "Przeglądaj", aby wybrać lokalizację na koncie usługi OneDrive, która nie znajduje się na najnowszej liście.
W razie potrzeby przejdź do folderu współdzielonego w oknie dialogowym "Zapisz jako". Jeśli chcesz zmienić nazwę pliku, wprowadź nową nazwę w polu edycji "Nazwa pliku". Kliknij "Zapisz".
Powracasz do dokumentu, a panel "Udostępnij" łączy się i pozwala zaprosić ludzi do obejrzenia lub edycji pliku lub po prostu go wyświetlić. Aby zaprosić kogoś do współpracy nad dokumentem, wpisz jego adres e-mail w polu "Zaproś osoby". Wybierz, czy mogą "Czy edytować" lub "Czy wyświetlić" z rozwijanej listy. Jeśli chcesz wysłać niestandardową wiadomość, wpisz ją w polu "Dołącz wiadomość". Aby udostępnić dokument, kliknij "Udostępnij".
Użytkownik zostanie dodany do listy osób, którym udostępniłeś dokument.
Możesz także określić, czy "Zawsze" lub "Nigdy" udostępniaj zmiany automatycznie, czy też chcesz je zadać ("Zapytaj mnie") za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana, wybierając opcję z listy rozwijanej "Automatycznie udostępniaj zmiany".
Użytkownik, któremu udostępniono dokument, otrzymuje wiadomość e-mail podobną do poniższego obrazu. Klikają "Wyświetl w OneDrive", aby uzyskać dostęp do dokumentu.
UWAGA: Możesz łatwo uzyskać link do udostępnionego dokumentu, aby wysłać go pocztą e-mail do użytkowników, klikając link "Uzyskaj link udostępniania" u dołu panelu "Udostępnij".
Dwa przyciski są wyświetlane na panelu "Udostępnij". Jeśli chcesz wysłać łącze, które umożliwia użytkownikowi przeglądanie i edycję dokumentu, kliknij przycisk "Utwórz link do edycji". Aby wysłać link, który pozwala tylko użytkownikowi na przeglądanie dokumentu, a nie jego edycję, kliknij przycisk "Utwórz link tylko do wyświetlania".
Zostanie wyświetlone okno "Edytuj link" zawierające adres URL umożliwiający dostęp do dokumentu z odpowiednimi uprawnieniami. Kliknij przycisk "Kopiuj" po prawej stronie pola, aby skopiować adres URL, aby na przykład móc udostępnić łącze w wiadomości e-mail.
Kliknięcie łącza, które użytkownik otrzymuje w wiadomości e-mail, powoduje otwarcie dokumentu w wersji online odpowiedniej aplikacji Office 2016.
Gdy użytkownik rozpocznie edycję dokumentu, pojawi się wyskakujące okienko z informacją, że "Gość edytuje ten dokument".
Zmiany wprowadzone przez drugą osobę są wyświetlane jako wyróżniony tekst w Twojej instancji dokumentu.
Jeśli pozwoliłeś użytkownikowi edytować dokument, a następnie zmieniłeś zdanie, możesz łatwo zmienić uprawnienia dla tego użytkownika. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę użytkownika na liście i wybierz "Zmień uprawnienia do: Można przeglądać". Możesz także przejść w drugą stronę, dając użytkownikowi uprawnienia do edytowania dokumentu, pozwalając mu tylko na jego przeglądanie.
Jeśli zakończysz udostępnianie dokumentu użytkownikowi, możesz przestać zezwalać użytkownikowi na przeglądanie lub edycję dokumentu. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę użytkownika na liście i wybierz "Usuń użytkownika" z menu kontekstowego.
Aby zamknąć panel "Udostępnij", kliknij "X" w prawym górnym rogu panelu.
Niezależnie od tego, czy pracujesz nad dużym, czy małym projektem, nowa funkcja współpracy w pakiecie Office 2016 z edycją w czasie rzeczywistym i integracją z chmurą w usłudze OneDrive jest bardzo ważna.
