Program Word ma dwie naprawdę użyteczne funkcje, których prawie nikt nigdy nie używa: Porównaj dokumenty i Połącz dokumenty. Jak sugerują ich imiona, funkcje umożliwiają porównywanie dwóch dokumentów Worda ze sobą lub łączenie ze sobą dwóch.
Więc kiedy będziesz tego potrzebować? Cóż, jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie masz 20 różnych wersji swojego CV zapisanych w różnych lokalizacjach na przestrzeni lat. Czasami nieznacznie modyfikuję życiorys dla konkretnej firmy, aby podkreślić konkretną umiejętność lub czasami dodałem coś i właśnie zapisałem nową kopię.
W każdym razie dobrze byłoby szybko zobaczyć różnicę między moim ostatnim CV a starszymi, aby sprawdzić, czy jest coś, co powinienem dodać do najnowszego lub ewentualnie usunąć. W tym poście pokażę ci, jak możesz wykorzystać te dwie funkcje, aby szybko znaleźć różnice między dwoma dokumentami i scalić je, jeśli chcesz.
W moim przykładzie chciałem zobaczyć, jaka jest różnica między moim starym życiorysem napisanym w 2007 r. A najnowszym zaktualizowanym w 2013 r. Aby to zrobić, otwórz program Word, kliknij Przejrzeć kartę, a następnie kliknij Porównać.
To wywoła Porównaj dokumenty okno dialogowe, w którym należy wybrać oryginalny dokument i zmieniony dokument.
Na dole zobaczysz całe mnóstwo ustawień porównawczych, które możesz po prostu zostawić zaznaczone. Domyślnie wyświetla również wszystkie zmiany w nowym dokumencie, co jest lepsze niż zgranie z oryginalnymi lub poprawionymi dokumentami.
Otworzy się nowy dokument zawierający kilka różnych sekcji: przewijaną listę poprawek po lewej stronie, połączony dokument zawierający wszystkie zmiany w środku i dwa oryginalne dokumenty po prawej stronie. Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.
Jak widzisz, usunąłem kilka rzeczy i wstawiłem kilka innych linii tekstu. Dwukrotne kliknięcie dowolnego z nagłówków (Wstawiono Aseem Kishore lub Usunięto Aseem Kishore), przesunie kursor do tej dokładnej pozycji w dokumencie.
Na środku zobaczysz te wersje w różnych kolorach. Domyślnie wszystko, co zostało przekreślone, zostało usunięte, a wszystko w kolorze czerwonym i podkreślonym zostało dodane do poprawionego dokumentu. Wszystko na zielono zostało przeniesione. Miejsce, z którego zostało przeniesione, będzie podwójne uderzenie przez zielone, a miejsce, w którym zostało przesunięte, zostanie podwojone na zielono, jak pokazano poniżej:
W końcu po prawej stronie zobaczysz oryginalny dokument na górze i zmieniony dokument poniżej. Podczas przewijania górnego dokumentu dolny podąża za nim, aby były zsynchronizowane. Możesz jednak przewinąć dolną, niezależnie od górnego ekranu.
Oprócz tego widoku możesz również usunąć oba dokumenty źródłowe z prawego panelu, a zamiast tego wyświetlić dymki, aby łatwo zobaczyć zmiany. Aby zobaczyć, co mam na myśli, idź i kliknij Porównać ponownie przycisk, a następnie włącz Pokaż dokumenty źródłowe i wreszcie kliknij Ukryj dokumenty źródłowe.
Teraz kliknij na Pokaż znaczniki przycisk pod Śledzenie i kliknij Balony i wtedy Pokaż poprawki w dymkach.
Po prawej stronie dokumentu zobaczysz wszystkie poprawki z liniami pochodzącymi z dokumentu. Dzięki temu łatwiej będzie zobaczyć wszystkie zmiany, jeśli masz ich dużo.
Pamiętaj, że jeśli chcesz zobaczyć różnice między dokumentami, naprawdę nie musisz robić nic więcej. Jeśli chcesz utworzyć dokument końcowy z tych dwóch dokumentów, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną zmianę i wybrać opcję Zaakceptować lub Odrzucać.
Po zakończeniu możesz zapisać nowy dokument wraz ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami. Połącz dokumenty jest dokładnie taki sam jak Porównaj. Jeśli wybierzesz opcję Połącz, pojawi się to samo okno dialogowe, w którym musisz wybrać oryginalny i zmieniony dokument.
Gdy to zrobisz, otrzymasz taki sam układ jak poprzednio, gdy zobaczysz połączone zmiany w środku. Ponownie tekst przekreślony zostaje usunięty, dodano czerwony podkreślony tekst i przeniesiono zielony tekst. Kliknij każdą zmianę prawym przyciskiem myszy i wybierz, czy chcesz zaakceptować, czy odrzucić każdą zmianę. Po zakończeniu zapisz nowy połączony dokument.
Ogólnie rzecz biorąc, są one bardzo przydatne w czasach, gdy masz wiele wersji tego samego dokumentu lub gdy kilka osób edytuje jeden dokument Word, a kończy się na tym, że wiele dokumentów zostanie połączonych w jeden. Jeśli masz jakieś pytania, możesz je skomentować. Cieszyć się!
