Czasami możesz chcieć stworzyć list, który będziesz wysyłać do wielu różnych osób, ale chciałbyś, aby pewne jego części były zindywidualizowane dla każdego adresata: części, takie jak powitanie, imię i nazwisko, adres itp. W programie Word żargon, oznacza to, że powinieneś stworzyć list, który jest naprawdę łatwy do zrobienia.
Zanim zaczniesz korzystać z listów formularzy, upewnij się, że masz już skonfigurowaną bazę danych zawierającą wszystkie pola, które chcesz uwzględnić. Baza danych może być tak prosta, jak arkusz kalkulacyjny Excel z kolumnami dla imienia, nazwiska, adresu itp. Program Word może importować dane z dokumentów Excel, Access i tekstowych. Jeśli nie masz jeszcze konfiguracji bazy danych, zawsze możesz ją utworzyć w Wordzie, co pokażę, jak to zrobić.
Aby rozpocząć, utwórz dokument zawierający standardowy tekst, taki jak przykładowa litera świąteczna poniżej:
Zwróć uwagę na to, że nie ma zwrotu grzecznościowego, adresu itp., Ponieważ wszystkie zostaną dodane później jako pola w naszej litrze formularza. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to kliknąć Wybierz odbiorców na Mailingi patka:
Tutaj dodaje się osoby, które będą otrzymywać list lub importują listę z pliku bazy danych.
Możesz kliknąć Wpisz nową listę jeśli chcesz utworzyć listę w samym programie Word. Aby zaimportować, kliknij Użyj istniejącej listy. W tym przykładzie po prostu wpisujemy listę.
Uwaga: Po przejściu do zapisywania listy odbiorców program Word wyświetli monit o podanie lokalizacji na dysku twardym w celu zapisania pliku danych, który zostanie utworzony.
Po zapisaniu listy odbiorców zauważysz, że wiele ikon znajduje się na Mailingi wstążka jest teraz klikalna. Aby rozpocząć dodawanie pól do litery formularza, kliknij miejsce w dokumencie, aby wskazać, gdzie ma zostać umieszczone pole, a następnie kliknij Blok adresów.
To wywoła Wstaw blokadę adresu dialog.
Kliknij dobrze aby przejść do domyślnego formatu i powinieneś otrzymać coś, co wygląda tak:
Następnie dodaj Wchodzić po Blok adresów aby przenieść tekst w dół linii, a następnie kliknij przycisk Linia Powitalna Ikona:
To wywoła Wstaw linię powitalną dialog.
Ponownie przejdźmy z domyślnym formatem i po prostu kliknij dobrze przycisk.
Następnie zaznacz miejsce, w którym się znajduje, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz Ustęp a następnie zaznacz pole obokNie dodawaj spacji między akapitami tego samego stylu. Spowoduje to, że blok adresu będzie poprawnie zwinięty razem, zamiast pustej linii między każdą jego częścią.
Następnie kliknij przycisk Podgląd wyników ikona znajduje się na karcie Mailings na wstążce.
Zamiast wskaźnika pola bloku adresu, powinieneś zobaczyć rzeczywistą zawartość wymienioną w dokumencie programu Word.
Po zakończeniu podglądu kliknij przycisk Podgląd wyników ikona, aby wyłączyć podgląd. Następnie, aby zobaczyć, jak dodać inne pola, kliknij tuż obok w dokumencie, aby ustawić aktualną pozycję, a następnie kliknij przycisk Wstaw pole scalania Ikona.
Powinieneś otrzymać coś takiego:
Wybierać Państwo bądź region, a następnie kliknij przycisk Wstawić przycisk.
Spróbuj kliknąć Podgląd wyników ponownie ikonę, aby zobaczyć, jak wygląda. Oto mój przykład poniżej:
Teraz, gdy litera formularza jest poprawnie skonfigurowana, możesz wykonywać bardziej zaawansowane czynności, takie jak konfigurowanie reguł. Reguły pozwolą Ci pokazać tekst dla niektórych odbiorców i ukryć go dla innych. Aby rozpocząć, kliknij przycisk Reguły przycisk.
Zobaczysz menu rozwijane z kilkoma opcjami, takimi jak Ask, Fill-in itp.
Dla naszego przykładu wybierzmy Jeśli ... To ... Jeszcze, która doprowadzi nas do następującego okna dialogowego:
Zmienić Nazwa pola: do Państwo bądź regioni wpisz USA do Porównać do: pole. Następnie dodaj trochę tekstu do pól, w których jest napisane Wstaw ten tekst i W przeciwnym razie wstaw ten tekst. W tym przykładzie, jeśli odbiorca mieszka w USA, otrzyma tekstWesołych Świąt wstawione do ich listu, podczas gdy wszyscy inni otrzymają wiadomośćŻyczenia świąteczne.
Oto, jak będzie wyglądać po kliknięciu dobrze przycisk, a następnie Podgląd wyników przycisk.
Następnie zanotuj Podgląd wyników Sekcja:
Tutaj możesz kliknąć przyciski strzałek (kiedy Podgląd wyników jest włączony) po lewej i prawej stronie numeru, aby przewijać wszystkie listy, które zostaną wysłane. W ten sposób możesz upewnić się, że wszystkie twoje litery będą wyglądać dokładnie przed wydrukiem lub e-mailem.
Uwaga: Opcja menu pól dopasowania w sekcji Reguły służy do dopasowywania nazw pól w bazie danych z nazwami nagłówków na liście odbiorców.
Aby ułatwić sobie sprawdzenie, gdzie wstawiono pola do dokumentu, użyj znaku Atrakcja Połącz pola przycisk.
To przełącznik, który możesz włączać i wyłączać według własnego uznania. Na koniec, gdy jesteś zadowolony z listu, kliknij Zakończ i połącz Ikona:
Powinieneś dostać to menu z trzema opcjami.
Wybierać Edytuj indywidualne dokumenty aby uzyskać program Word, który połączy wszystkie twoje litery w jeden duży dokument, który możesz przejrzeć przed wydrukowaniem lub wysłaniem jako e-mail.
Jak widać, tworzenie listów w formacie Word nie jest już obowiązkiem, który kiedyś był i można szybko i łatwo tworzyć i wysyłać dokumenty. Jeśli masz jakieś pytania, możesz je skomentować. Cieszyć się!
