Niewiele udogodnień w nowoczesnym cyfrowym obiegu pracy jest tak szeroko dostępnych, ale tak szeroko ignorowanych (lub wręcz nadużywanych), jak funkcja e-mail BCC. Jeśli jesteś winny niewłaściwego użycia lub lekceważenia jego mocy (i istnieje duża szansa), nadszedł czas, aby pokutować, a przy okazji ograniczyć spam i chronić prywatność swoich przyjaciół i rodziny.
W każdym kliencie poczty e-mail znajdują się trzy gniazda adresowe: TO, CC i BCC, oznaczające odpowiednio "[dostarczaj] do", "kopię karbonową" i "kopię niewidoczną". Te denotacje są utrzymywaniem ze świata poprzedzającego pocztę elektroniczną: fizyczne litery i notatki.
Na przykład w środowych notatkach biznesowych byłaby automatyczna sekretarka dla głównego odbiorcy, gniazdo CC dla osób, które musiały być w komunikacji, ale które nie były głównymi odbiorcami, oraz trzeci automat do gry, BCC, dla osoby, które również musiały uczestniczyć w komunikacji, ale z jakiejkolwiek przyczyny ich tożsamość byłaby wstrzymywana od notatek rozesłanych do odbiorców w gniazdach adresów TO i CC.
Po nadejściu poczty elektronicznej skopiowano te same konwencje, które były stosowane w przypadku poczty elektronicznej i notatek, zarówno ze względu na poufność, jak i dlatego, że były użyteczne, mimo że wiadomość nie była już fizycznie kopiowana i dostarczana.
Jeśli te konwencje istniały przez dziesięciolecia przed pojawieniem się e-maili i nadal istniały w ciągu półwiecza czy później, to gdzie pojawił się problem? Istnieją dwie formy nadużywania BCC: bierne i agresywne ślepe kopiowanie węgla (forma złośliwa formy kłopotów) i zaniedbanie stosowania kopiowania niewidomych w celu ochrony prywatności (kłopoty wynikające z ignorancji). Rzućmy okiem na to, jak i dlaczego należy ich unikać.
Najgorszym zastosowaniem kopii niewidomych jest bierne agresywne usidlenie współpracownika. Tego rodzaju nadużycia w BCC pojawiają się, kiedy pracownicy wykorzystują funkcję BCC jako pośredni sposób ganiający swoich współpracowników, zasysające do szefa lub w inny sposób angażujący się w dysfunkcyjne przypadki związane z miejscem pracy.
Zdjęcie dzięki uprzejmości EC Comics.
Na przykład pracownik może umieścić swojego szefa jako adresata BCC w wiadomości e-mail wysyłanej do innego pracownika, tak aby jego szef zauważył, że komunikuje się z drugim pracownikiem lub że drugi pracownik nie spełnia jakiegoś zobowiązania lub ostateczny termin. Ten rodzaj komunikacji sekret-wiewiórka jest generalnie niezadowolony w miejscu pracy i nie zamierzamy popierać żadnych zachowań, które powodują drobne i pasywne agresywne środowisko pracy.
Nasza jedyna rada w tej sprawie brzmi: przestań.
Chyba że twój dział HR lub twój szef wyraźnie przychodzi do ciebie i instruuje cię o komunikacji BCC, powinieneś unikać praktyki.
Jeśli osoby spoza podstawowej komunikacji muszą być trzymane w pętli, nawet wyżej, najlepszą praktyką jest uwzględnienie ich jako adresatów CC i powiadomienie adresatów TO o tym, kto został uwzględniony iz jakiego powodu.
To nie tylko buduje bardziej dojrzały dialog w miejscu pracy, ale pomaga także uniknąć szczególnie kłopotliwego wydarzenia: jeśli twój szef lub inny odbiorca BCC używa funkcji "odpowiedz wszystkim", skutecznie demaskują się i ujawniają, że mają dostęp do treści poprzedniego e-maila. Spróbuj wytłumaczyć to swojemu współpracownikowi, którego spiskowałeś w chłodnicy wodnej.
Na szczęście liczba osób złośliwie wykorzystujących funkcję BCC jest niewielka, co prowadzi nas do osób, które stanowią większość nadużycia: nieświadomości.
Jeśli większość ludzi nie używa złośliwie funkcji BCC w ramach kampanii wojny psychologicznej przeciwko swoim współpracownikom, to gdzie to nas opuści? Pozostawia nam tomiliony ludzi, którzy bezwiednie zaniedbują nawet korzystanie z funkcji BCC.
Zdjęcie dzięki uprzejmości Biblioteki Publicznej Denver, Western History Collection.
Dlaczego funkcja BCC jest tak ważna? Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do osoby, która nie widzi innych osób otrzymujących wiadomość e-mail, skutecznie zabezpieczając swoje prywatne informacje. Oto przykładowy adres e-mail przekierowany z naszych własnych archiwów wiadomości e-mail:
Każde niebieskie rozmycie na powyższym obrazie z filtrem prywatności jest adresem e-mail. Nie tylko było ponad 40 adresów e-mail na liście odbiorców, do których byliśmy włączeni, ale w przesłanym e-mailu (powyżej) znajdują się dwa zestawy bloków forward, które zawierają odpowiednio 13 i 8 adresów e-mail. Oznacza to, że w całym e-mailu znajduje się ponad 60 adresów e-mail.
Teraz możesz zadawać sobie pytanie "Co z tego? Co to ma znaczenie? "Jest to ważne z kilku powodów. Przede wszystkim jest to kwestia prywatności i traktowania z szacunkiem prywatności osób z twojej listy kontaktów (czy to przyjaciół, rodziny, czy partnerów biznesowych). Jest rzeczą oczywistą, że ludzie, którzy strzelają do przodu i masowe e-maile z dziesiątkami swoich przyjaciół i współpracowników, nie potrzebują czasu, aby osobiście skontaktować się z każdym z tych kilkudziesięciu odbiorców i zapytać, czy chcieliby, aby ich dane kontaktowe zostały udostępnione wszystkim innym osobom. lista adresatów. Bezinteresowne jest dzielenie się informacjami kontaktowymi bez zgody danej osoby.
Staje się jeszcze bardziej bezstronny i kłopotliwy, tym bardziej zróżnicowany jest tłum ludzi, z którymi jesteś e-mailem. Jeśli wysyłasz e-maile do dziesięciu osób w małej organizacji społecznej, która już się zna, problem może być dyskusyjny.Jeśli jesteś nauczycielem i wysyłasz e-maile do kilkudziesięciu (jeśli nie setek) studentów jakiegoś dodatkowego materiału, nagle udostępniasz osobiste informacje kontaktowe wielu osobom, z którymi mogą nie chcieć się nimi dzielić .
Co gorsze, jeśli ktoś przypadkowo trafi "Odpowiedz wszystkim" na którąkolwiek z e-maili wysyłanych z całkowicie załadowanymi slotami TO i CC,każda osoba na pierwotnej liście odbiorców otrzymuje odpowiedź.W najlepszym razie jest to względnie nieszkodliwe, ale z pewnością marnuje czas wszystkich, którzy otwierają e-mail, aby zobaczyć, co nowego w dyskusji. W najgorszym przypadku, jak miało to miejsce wielokrotnie w korporacjach na całym świecie, e-mail może przeżyć własne życie, ponieważ setki pracowników odpowiadają, argumentują i w inny sposób wchodzą w interakcje z pocztą elektroniczną. Taka reakcja na wszystkie odpowiedzi może obejmować tysiące wiadomości e-mail, a nawet mogą pojawić się wojny płomieni (w Tandem Computers miała miejsce jedna taka wojna ogniowa pod koniec XX wieku, która trwałalat).
Po drugie i bardziej praktyczna troska dla tych z was, którzy mogą mniej obchodzić się z dobrą etykietą e-mailową i chronić prywatność swoich znajomych, tego rodzaju zbiorcze wiadomości e-mail tworzą niechciane listy adresów e-mail dla złośliwego oprogramowania i spamerów. Jeśli Twój adres e-mail kończy się ogromnym e-mailem wysłanym wokół przysłowiowego świata, możesz być pewien, że gdzieś w kolejce trafisz na listę spamu. Co gorsza, jeśli jeden z użytkowników, który kończy się Twój e-mail przesyłane siedzi w trzewiach skrzynce odbiorczej kończy się trafiony przez złośliwego oprogramowania, które replikuje poprzez list kontaktowych i adresów e-mail znajdujących się w skrzynce odbiorczej, będziesz prawdopodobnie skończyć ze złośliwym email znajduję drogę do ciebie.
Jeśli jesteś w tym drugim obozie, ci, którzy ignorują funkcję BCC, prawdopodobnie zadajesz sobie pytanie, co możesz zrobić, aby ominąć opisane powyżej faux pas prywatności i bezpieczeństwa. Nie martw się, gdy zdasz sobie sprawę, jak straszne jest ignorowanie funkcji BCC, staje się jasne, co musisz zrobić, aby zmyć się z poprzednich złych zachowań e-mail.
Po pierwsze, a przede wszystkim, zacznij od pytania: "Czy naprawdę muszę wysłać tę wiadomość e-mail do wszystkich osób z mojej listy kontaktów? Trzydzieści z nich? Któryś z nich? "Odpowiedź na te pytania w przypadku większości wiadomości e-mail brzmi: Nie. Nie, nie musisz wysyłać osobistych wiadomości e-mail ani przekazywać wiadomości wszystkim osobom z listy kontaktów.
Po drugie, kiedy tyrobić znaleźć uzasadniony powód, by wysyłać wiadomości e-mail do wielu osób naraz. Np. Przechodzisz na nowego dostawcę poczty e-mail lub chcesz wysłać swój nowy adres pocztowy do setki znajomych i krewnych, jedyną odpowiednią rzeczą do zrobienia jest umieszczenie ich adresów na automacie BCC. To gwarantuje, że wszystkie nieszczęścia masy TO / CC wysyłając są eliminuje: adresy e-mail wszystkich odbiorców są przechowywane prywatnych, nie ma szans na bot spam lub kawałek złośliwego oprogramowania na komputerze jednego odbiorcy zbioru e-mail innego odbiorcy, a jeśli któryś z nich będzie musiał odpowiedzieć na twoje pytanie lub zadać takie pytanie, nie rozwali ich pytania ani komentarza dla każdej innej osoby.
BCC zwiększa prywatność, zwiększa bezpieczeństwo i ogranicza skrzynkę odbiorczą, którą Twoi znajomi i współpracownicy muszą przebrnąć. Nie ma absolutnie żadnego powodu, aby unikać korzystania z niego, gdy jest to tak proste, jak umieszczanie adresów w innym gnieździe adresowym.
