Zdjęcie: uniinnsbruck
Profesorowie to jedni z najbardziej ruchliwych ludzi w pobliżu. Muszą oni prowadzić wykłady, odbywać godziny pracy, współpracować z absolwentami i kolegami, uczestniczyć w konferencjach i innych publicznych wydarzeniach oraz prowadzić, publikować i prezentować badania. Ale nawet jeśli nie mają czasu, istnieją sposoby, aby komunikować się z nimi za pośrednictwem poczty e-mail i uzyskać szybką odpowiedź, dzięki czemu można kontynuować pracę z mniejszą liczbą niepowodzeń.
Idealnie jest spotkać się z profesorem przed wysłaniem pierwszego e-maila. Przedstaw się w pierwszym tygodniu szkoły. Niech twój profesor wie o twoich zainteresowaniach, twoich pytaniach lub czymś wyjątkowym dla ciebie. Pokazanie, że jesteś wystarczająco ostrożny, aby poznać ich bardziej osobiście, zachęca ich do reagowania na czas, jeśli chodzi o twoje prośby. Im lepsze wrażenie odejdziesz, tym lepiej będą Cię pamiętać.
Kiedy przychodzi czas na wysłanie pierwszego e-maila z pytaniami o zlecenie, twój profesor będzie mógł umieścić twoją twarz pod twoim imieniem. To pomaga im umieścić adres e-mail w kontekście. Jeśli już wcześniej komunikują się z Tobą, będą chętniej komunikować się ponownie bez wahania. I być może już ufają, że jesteś poważnym uczniem.
Temat to wszystko, jeśli chodzi o szybką odpowiedź na e-mail. Przede wszystkim, gdy ludzie otrzymują wiadomości od nadawców, których nie znają, szukają wskazówek w temacie. Tylko na podstawie tematu mogą usuwać wiadomości, które wyglądają na spam lub po prostu nieważne.
Teraz profesorowie są zobowiązani do odpowiedzi na pocztę studencką w sprawach administracyjnych i związanych z klasą. Ale temat jest nadal ważny, aby szybko przejść do profesora. Ułóż wiersz tematu, aby widząc go, profesor otwierał i czytał go natychmiast, zamiast składać go do późniejszego czytania. (Następnym celem jest stworzenie e-maila w taki sposób, aby zaraz po lekturze Twój profesor natychmiast zareagował, ale do tego dojdziemy w dalszej części).
Dlatego przed wysłaniem wiadomości e-mail zawęź ją do określonego celu. Podaj ten cel tak bezpośrednio, jak możesz w temacie.
Zamiast używać "Chcę zapisać się na twoją lekcję", podaj dokładnie nazwę klasy i sposób, w jaki mogą Ci pomóc:
Im bardziej jesteś konkretny, tym łatwiej możesz zrobić to dla swojego profesora. Bardzo konkretny nagłówek pozwala im poznać w skrócie, czego się od nich oczekuje.
Kiedy już użyjesz dobrego tematu, musisz upewnić się, że twoje otwarcie nie przeszkodzi twojemu profesorowi w przeczytaniu pełnej wiadomości. Nie chcesz mówić "Hej", a następnie kontynuuj swoją wiadomość. Stanowi to nieprofesjonalny ton, który może stanowić barierę dla skutecznej komunikacji. Chcesz popełnić błąd dzięki uprzejmości.
Napisz swoją wiadomość tak grzecznie i z szacunkiem, jak tylko możesz, nawet jeśli oznacza to dopuszczenie pewnych niedokładności. Na przykład, powiedzmy, że bierzesz udział w zajęciach z college'u w okresie letnim, aby spełnić ogólne wymagania. Twój instruktor nie jest technicznie profesorem, ale właśnie rozpoczął w tym roku naukę w niepełnym wymiarze godzin.
Nadal chcesz mówić o nich jako o "profesorze", ponieważ jest formalny, uprzejmy i pokazuje, że bardzo zależy Ci na dobrej komunikacji. Err na stronie uprzejmości, dopóki nie zostanie poprawiony - kiedy instruktor nalega, abyś określił je jako "Mr. Bob "lub" Joey. "
Oto kilka innych sposobów, aby Twoja wiadomość była uprzejma:
Jak już omówiono, używaj odpowiednich etykiet w obrębie określonego tematu i odnieś się do swojego profesora uprzejmie. Upewnij się, że etykiety, cyfry, daty i godziny są poprawne. Jeśli nie masz jasności co do czasu spotkania lub przypadkowo odwołaj się do niewłaściwego testu, profesor będzie musiał poświęcić dodatkowy czas, aby jeszcze raz sprawdzić i ewentualnie wysłać e-mail ponownie, aby uzyskać jasność. To powoduje potencjalnie szybką odpowiedź na konwersację obejmującą wiele e-maili.
Kiedy podchodzisz do stycznej w wiadomości e-mail lub ujawniasz więcej (osobistych) informacji, niż jest to konieczne dla danego zadania, ostatecznie marnujesz cenny czas czytania twojego profesora - jak również swój własny czas. Trzymanie się tego punktu to jeden z kilku sposobów na ograniczenie czasu poświęcanego na wysyłanie wiadomości e-mail i ograniczenie konieczności pisania dodatkowych wiadomości e-mail w celu wyjaśnienia.
Wyciągnij niepotrzebne słowa i wyrażenia, np. "Zastanawiałem się, czy" lub "Czy myślisz, że możesz ewentualnie ..." Zamiast tego po prostu zadaj pytanie. Może być onieśmielający, by być tak szczerym ze swoim profesorem, ale z praktyką nie będzie długo. Ponieważ nauczysz się zdobywać punkt w profesjonalny sposób, a to buduje pewność siebie.
Oto przykład wiadomości, która wymaga dłuższego czytania i bardziej rozprasza jej dłuższą formę:
Jak widać, skondensowana forma efektywniej przekazuje komunikat:
Niedokładność jest podobna do pozostawania w punkcie. Idealnie, nie chcesz więcej niż trzy do czterech zdań w akapicie. I nie chcesz narzucać jednej wiadomości zbyt wielu akapitów. Chyba, że dzielisz się opinią lub osobistą historią, która pomoże Twojemu profesorowi poznać Ciebie i lepiej zrozumieć, jak mogą Ci pomóc.
Nawet jeśli masz świetny wiersz tematyczny, nadal musisz przejść do samej wiadomości. Robisz to, wysyłając swoją prośbę bezpośrednio. Może być bardziej przejrzyste, jeśli wyrażasz żądanie jako pytanie. Lub, jeśli używasz narzędzia otwierającego "Proszę ... [prośba tutaj]." Pamiętaj, że jeśli wysyłasz e-maila do swojego profesora tylko po to, aby uzyskać jego opinię na dany temat, to jest to nadal prośba, ponieważ prosisz o poświęcenie czasu na udostępnienie co wiedzą.
Wyraź swoją prośbę tak jasno, aby profesor nie miał pytań o to, czego od nich żądasz. Jeśli możesz wykonać ten ważny krok, możesz pomóc profesorowi podjąć działanie natychmiast po przeczytaniu e-maila. Nie tylko otrzymasz od nich szybką odpowiedź, ale także znacznie wcześniej dostaniesz się do tej listy.
Nawet jeśli z powodzeniem zastosujesz powyższe zasady do wysyłania e-maili do profesora, a nie otrzymasz odpowiedzi w odpowiednim czasie, być może twój profesor nie dostał jeszcze wiadomości e-mail lub jest niedostępny przez pewien czas. Nie martw się, jakie są tego powody, po prostu postępuj uprzejmie, jeśli nie otrzymasz od nich wiadomości od ponad dwóch dni. Różne kampusy mają różne polityki lub kultury (nawet jeśli są niepisane), co jest uważane za odpowiedź na czas, więc może się różnić w zależności od instytucji lub kontekstu.
Zastosuj przykładowe zasady wymienione powyżej do Twojego e-maila uzupełniającego. Jeśli z jakiegoś powodu nadal nie dojdziesz do skutku, kolejna wiadomość e-mail może być odpowiednia po kolejnych trzech do czterech dni (ponownie, w zależności od sytuacji). Albo może pora porozmawiać z profesorem osobiście. Jeśli tak, upewnij się, że dowiesz się, jak najlepiej komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail.
Skuteczna komunikacja z profesorem w razie potrzeby znacznie zwiększa szanse na odniesienie sukcesu w danej klasie. Utrzymuj komunikację na czasie, płynnie i wydajnie, abyś mógł skupić się na swojej pracy.
