Szukasz sposobu na współpracę z innymi w dokumencie Word? Jeśli tak, możesz to zrobić bardzo łatwo w samym programie Word. Ta funkcja działa już od kilku wersji pakietu Office i działa nawet wtedy, gdy strona odbierająca nie ma zainstalowanego programu Word.
Zwróć uwagę, że aby rozpocząć udostępnianie dokumentów w programie Word, musisz zapisać swoje dokumenty w chmurze. Nie wszystkie dokumenty, ale przynajmniej te, które zostaną udostępnione. Oznacza to, że musisz najpierw skonfigurować konto OneDrive, a następnie zalogować się na swoje konto Microsoft z poziomu programu Word.
Po prawidłowym skonfigurowaniu usługi OneDrive w programie Word należy kliknąć przycisk Dzielić w prawym górnym rogu ekranu.
Spowoduje to wyświetlenie okienka po prawej stronie ekranu. Jeśli dokument nie został jeszcze zapisany w chmurze, musisz kliknąć przycisk Zapisz w chmurze przycisk.
To wywoła Zapisz jako dialog, który powinien już być ustawiony na OneDrive. Nadaj swojemu plikowi imię i zapisz go.
Po zapisaniu i przesłaniu do chmury wróć do Dzielić i będziesz mógł teraz zapraszać ludzi do przyłączenia się. Wpisz adres e-mail, wybierz, czy mogą go edytować, czy tylko go wyświetlić, a następnie dołączyć opcjonalną wiadomość.
Po stronie odbiorcy pojawi się wiadomość e-mail zawierająca link do dokumentu przechowywanego na koncie OneDrive wysyłającego:
Gdy użytkownik kliknie link, przeniesie go do przeglądarki Word o nazwie Word Online, w której można edytować dokument.
Kliknij Edytuj w przeglądarce i uzyskasz znajomy interfejs wstążki programu Word na komputery stacjonarne. Użytkownik może edytować dokument bez konieczności instalacji programu Word lub konieczności posiadania konta OneDrive.
Dokument automatycznie zapisuje, więc użytkownik nie musi się martwić, że sam zapisuje dokument. Po zakończeniu wyświetli się komunikat informujący, że inne osoby edytują dokument i pytają, czy chcesz automatycznie udostępniać zmiany w momencie ich pojawienia się. Polecam kliknięcie tak tutaj.
Pamiętaj, że zmiany nie będą widoczne dla innych użytkowników, dopóki nie zapiszesz dokumentu. Jeśli klikniesz Plik, na karcie Informacje zobaczysz nową wiadomość Dostępne są dostępne aktualizacje dokumentów.
Śmiało i zapisz swój dokument, a otrzymasz kolejną wiadomość wyjaśniającą, że nowe zmiany wprowadzone przez innych będą wyświetlane z zieloną nakładką.
Kliknij OK i przeglądaj swój dokument. Wszystko na zielono to, co zostało zmienione lub dodane przez kogoś innego. W moich testach, jeśli ktoś usunął coś z dokumentu, nie pokazał nic na zielono.
Pamiętaj, że po zapisaniu dokumentu zielony podświetlacz zniknie, dopóki nie zostaną wprowadzone nowe zmiany. Jeśli chcesz śledzić, jakie zmiany są wprowadzane, włącz Śledzenie zmian na dokumencie, zanim go udostępnisz, w przeciwnym razie trudno jest powiedzieć, co się dzieje, szczególnie jeśli wiele osób edytuje dokument.
Powyżej, włączam Śledzenie zmian na Przejrzeć tab, a teraz oprócz zielonego podświetlonego tekstu, mam też czerwone pionowe paski w lewej kolumnie. Ponieważ skreślenia nie są wyświetlane na zielono, możesz je zobaczyć tylko śledząc zmiany. Kliknij czerwoną linię, aby wyświetlić usuniętą treść za pomocą przekreślenia.
Ogólnie rzecz biorąc, program Word jest doskonałym narzędziem do współpracy w czasie rzeczywistym z wieloma autorami lub redaktorami, a aspekt synchronizacji działa bardzo dobrze. Jedną z funkcji, którą zauważyłem, jest to, że gdy ktoś inny edytuje określony akapit, uniemożliwia innym edytowanie tej sekcji, dopóki pierwsza osoba nie zostanie ukończona. Dzięki temu ludzie nie nadpisują tych samych sekcji w tym samym czasie. Jeśli masz jakieś pytania, możesz je skomentować. Cieszyć się!
