Microsoft OneNote 2016 to świetne narzędzie do tworzenia notatek, nie tylko dla siebie, ale także do współpracy przy tworzeniu notatek i projektów z innymi osobami, np. Współpracownikami lub członkami rodziny. Pokażemy Ci kilka różnych sposobów udostępniania notesów programu OneNote.
Aby udostępniać notatki i notatniki w programie OneNote 2016 innym osobom, upewnij się, że notebook jest zsynchronizowany z kontem usługi OneDrive w trybie online, aby inni mieli do niego dostęp. Spowoduje to zsynchronizowanie go z Internetem, ale nie spowoduje automatycznego udostępnienia go innym. Aby to zrobić, musisz ręcznie udostępnić go innym, aby mogli go wyświetlić, a jeśli chcesz, edytować go.
Aby uzyskać dostęp do różnych narzędzi do udostępniania notatek i notesów w programie OneNote 2016, kliknij kartę "Plik".
Na ekranie backstage kliknij "Udostępnij" na liście elementów po lewej stronie.
Możesz zaprosić osoby do przeglądania lub edycji swojego notatnika, wysyłając mu wiadomość e-mail z opcją Udostępnij osobom na ekranie Udostępnij notatnik. Tylko osoby, które zaprosisz, będą miały dostęp do Twojego notebooka. Opcja Udostępnij osobom jest domyślna, więc jest wybierana automatycznie na ekranie Udostępnij notatnik.
Wpisz nazwę lub adres e-mail w polu "Wpisz nazwiska lub adresy e-mail". Jeśli wpiszesz imię i nazwisko znajdujące się w książce adresowej Outlooka, zostaniesz poproszony o podanie kontaktów pasujących do imienia i nazwiska lub adresu e-mail, który zacząłeś pisać, abyś mógł łatwo wybrać wybraną osobę. Możesz także kliknąć przycisk "Wyszukaj książkę adresową dla kontaktów" po prawej stronie pola Nazwy typów lub adresów e-mail. Aby udostępnić swój notatnik wielu osobom, należy wstawić średnik między poszczególnymi adresami e-mail.
Po udostępnieniu notesu innym osobom można zezwolić im na przeglądanie notatnika lub zezwolenie na edycję notebooka. Aby określić, czy można edytować notatnik, wybierz opcję "Może edytować" lub "Może wyświetlać" z listy rozwijanej po prawej stronie pola Nazwy typów lub adresów e-mail.
Jeśli chcesz dołączyć wiadomość do odbiorców wiadomości e-mail, wpisz notatkę w polu pod adresem e-mail.
Kliknij "Udostępnij", aby wysłać link do osób, którym udostępniłeś notatnik.
Osoba, której udostępniono notes, zostanie dodana do listy Udostępnione na dole ekranu.
Jeśli zdecydujesz się odwołać dostęp dla osoby, której udostępniono notatnik, kliknij prawym przyciskiem myszy osobę na liście Udostępnione i wybierz "Usuń użytkownika" z menu podręcznego. W tym menu możesz także zmienić uprawnienia dla tej osoby.
Osoby, do których wysłałeś zaproszenia, otrzymają wiadomość e-mail z przyciskiem "Wyświetl w OneDrive".
Po kliknięciu przycisku Wyświetl w usłudze OneDrive w wiadomości e-mail notatnik otwiera się w OneNote Online, gdzie można go wyświetlać i edytować, w zależności od ustawionego dla nich uprawnienia.
Jeśli zezwolisz osobom, którym udostępniłeś swój notatnik, na jego edycję, przycisk "Edytuj w przeglądarce" jest dostępny w OneNote Online.
Udostępnianie notesu programu OneNote za pomocą łącza jest podobne do udostępniania osobom za pośrednictwem poczty e-mail. Główną różnicą jest to, że kiedy udostępniasz notatnik osobom za pośrednictwem poczty e-mail, a następnie decydujesz, że chcesz odwołać dostęp do notesu, musisz usunąć każdego z nich osobno, jak to opisano w poprzedniej sekcji. Jednak udostępnienie notebooka za pomocą linku umożliwia odwołanie dostępu do wszystkich osób, którym udostępniono notebook za pomocą jednego kliknięcia.
Aby uzyskać link do udostępniania, przejdź do ekranu Udostępnij notatnik, jak omówiono na początku artykułu. Kliknij link "Uzyskaj link do udostępniania" w obszarze Udostępnij.
Aby uzyskać link do udostępniania, który umożliwi użytkownikom przeglądanie notatnika, ale nie będzie go edytować, kliknij "Utwórz link" po prawej stronie "Wyświetl link".
Link wyświetla się w polu pod linkiem Wyświetl link. Wybierz tekst linku i naciśnij Ctrl + C na klawiaturze, aby go skopiować.
Możesz wysłać ten link do osób, którym chcesz udostępnić notebook. Możesz także udostępnić link innym za pomocą mediów społecznościowych, komunikatora internetowego, oprogramowania do współpracy, umieszczając link na stronie internetowej lub inne metody działające dla Ciebie.
Po kliknięciu łącza w wiadomości e-mail notatnik zostanie otwarty w OneNote Online, tak jak wtedy, gdy użyliśmy opcji Udostępnij osobom w poprzedniej sekcji. Zwróć uwagę, że ponieważ udostępniliśmy notebook za pomocą łącza widoku, nie ma przycisku Edytuj w przeglądarce, a notebooka nie można edytować.
Jeśli chcesz współpracować z kimś na notebooku i umożliwić mu wprowadzanie zmian w notatniku, kliknij przycisk "Utwórz link" po prawej stronie "Edytuj link".
Podobnie jak w przypadku łączy widokowych, otrzymasz link, który możesz skopiować i wysłać komuś.
Aby odwołać dostęp do notatnika, po prostu kliknij przycisk "Wyłącz łącze" obok typu linku, który chcesz przestać udostępniać. Wszyscy, którzy mają ten link, nie będą mogli uzyskać dostępu do notesu.
W obu powyższych przypadkach osoby, którym udostępniono notebook, uzyskują dostęp do całego notesu. Może chcesz udostępnić tylko określoną sekcję lub tylko niektóre notatki w notatniku. Możesz utworzyć plik PDF zawierający notatki, sekcje lub cały notatnik i wysłać ten plik wszystkim osobom, którym chcesz udostępnić notatnik. Kliknij ten link, aby uzyskać instrukcje dotyczące eksportowania notatki do formatu PDF.
Nie musisz już sam robić notatek na spotkaniach. Możesz udostępnić notatkę programu OneNote innym uczestnikom spotkania i zlecić im także sporządzanie notatek. W ten sposób możesz być pewien, że nie przegapisz ważnego elementu akcji lub kluczowej decyzji podjętej podczas spotkania.
Jeśli uczestniczysz w spotkaniu online w Skype lub Lync, które zostało zaplanowane przy użyciu programu Outlook, możesz udostępnić notatkę innym uczestnikom spotkania, korzystając z opcji Udostępnij uczestnikom na ekranie Udostępnij notatnik. Po kliknięciu przycisku "Udostępnij uczestnikom spotkania" i wybraniu spotkania, do którego przychodzisz, łącze do notatnika jest wysyłane do wszystkich uczestników spotkania. Mogą uzyskać dostęp do notebooka i każdy może go dodać do notebooka w tym samym czasie.
Możesz także skorzystać z jednej z metod omówionych w poprzednich sekcjach, aby udostępnić notatkę programu OneNote innym osobom uczestniczącym w spotkaniu.
Jeśli udostępniłeś notebooka, a teraz musisz przenieść go do innej lokalizacji, możesz przenieść notatnik, ale nie jest to tak proste, jak tylko wybór nowej lokalizacji. Musisz powiadomić wszystkich, którym udostępniłeś notebook, i postępować zgodnie z tym procesem, aby przenieść notatnik do nowej lokalizacji.
OneNote to świetny program do zbierania informacji, burzy mózgów, udostępniania notatek znajomym i współpracownikom oraz do uzyskiwania dostępu do notatek i dokumentów na prawie każdym urządzeniu. Jeśli korzystasz z Evernote i chcesz przejść na OneNote z powodu bardziej ograniczonego darmowego abonamentu lub droższych płatnych planów, Microsoft zapewnia teraz bezpłatne narzędzie do łatwej migracji z Evernote do OneNote.
