Wyczyść się od kompulsywnego sprawdzania poczty e-mail z dodatnią nagrodą

Zdjęcie autorstwa Esparta

Czy częściej sprawdzasz pocztę niż potrzebujesz? Czy odczuwasz objawy odstawienia, jeśli nie sprawdzałeś poczty od jakiegoś czasu? Kompulsywne sprawdzanie poczty e-mail to niezdrowy nawyk, który powstrzymuje cię od robienia ważniejszych rzeczy. Użyj pozytywnej nagrody, aby nawiązać zdrowszą relację ze swoją skrzynką odbiorczą.

E-mail nie zawsze jest produktywny

Istnieją trzy główne powody, dla których poczta e-mail nie zawsze jest produktywna.

1. E-mail zajmuje czas z dala od innych rzeczy: Łatwo jest usprawiedliwić kompulsywne sprawdzanie poczty e-mail, ponieważ wydaje się, że coś robisz. W końcu czytanie wiadomości, odpowiadanie na niektóre i opróżnianie skrzynki odbiorczej powinno być dobrą rzeczą. Ale jest produktywny tylko wtedy, gdy robi się to celowo - nie w czasie, który jest odwrócony dla innych, ważniejszych zadań.

2. E-mail nie różni się niczym od chit-chatu: Używanie poczty e-mail do komunikacji z przyjaciółmi, współpracownikami lub znajomymi nie różni się niczym od chit-chatu w jadalni. Jeśli rozmowa nie jest tak ważna i wykracza poza rozsądny czas przerwy, odciąga cię od pracy.

3. E-mail zwykle dotyczy innych osób: E-mail zachęca do zaspokajania potrzeb, wniosków i pytań innych osób - zamiast własnych. E-mail ma czas i miejsce w ciągu dnia, ale musi mieć wyznaczony czas i miejsce. Nie tylko w dowolnym momencie, gdy masz ochotę sprawdzić.

Zdiagnozuj swój problem

Ludzie robią kompulsywne rzeczy z różnych powodów. Najczęstszym powodem jest unikanie przeżywania czegoś szczególnie nieprzyjemnego. Jeśli sprawdzasz pocztę e-mail dziesięć razy dziennie bez ważnego powodu, prawdopodobnie próbujesz uniknąć kogoś lub czegoś.

Kompulsywne sprawdzanie poczty e-mail może być sposobem na uniknięcie:

• Zbliżający się termin
• Blok pisarza
• Niepewność co do dalszego postępowania
• Nuda
• Naprawianie ważnego problemu, który uniemożliwia ci wykonywanie pracy
• Przygotowanie do planowanego zaangażowania
• Właściwie pracuję nad czymś

Sprawdź potencjalne powody, dla których sprawdzasz pocztę e-mail częściej, niż jest to konieczne do zdiagnozowania problemu.

Potwierdź swoje kompulsywne przyzwyczajenia

Następnym krokiem do zmiany nawyku kompulsywnego e-mail jest śledzenie go. Sprawdzaj, ile razy otwierasz swoją skrzynkę odbiorczą. Zwróć uwagę, ile czasu spędzasz średnio podczas każdej wizyty.

Zachowaj pozytywne nastawienie w tym procesie. Nie oceniaj siebie jako nieproduktywnego, nieostrego lub nieudanego, gdy identyfikujesz słabości lub błędy. Samo-kara nie pomoże ci dokonać pozytywnych zmian. Po prostu rozpoznaj swoje wzorce i sprawdź, jakie mogą być motywacje, jak omówiono powyżej.

Kontynuuj uznanie swojego kompulsywnego habitu e-mailowego, dopóki nie będziesz mógł go znieść - dopóki nie będziesz mógł już nic z tym nie robić. Ponieważ jedynym sposobem radzenia sobie z kompulsywnym zachowaniem jest:

1. Akceptacja, że ​​istnieje

2. Być na tyle uczciwym, aby zrozumieć, dlaczego

3. Po przekonaniu wystarczających powodów, aby coś z tym zrobić

Gdy jesteś naprawdę zmotywowany, aby dokonać zmiany, stosunkowo łatwo jest zacząć od kroków dziecka.

Rozpocznij od Baby Steps i Positive Reward

Zdjęcie autorstwa Ruthieki

Pozytywna nagroda pomaga powiązać pożądane zachowanie z dobrymi uczuciami i / lub pozytywnymi reakcjami. Wykonaj siedem kroków poniżej, aby sprawić, że odwiedzenie skrzynki e-mailowej będzie zdrowszą i bardziej produktywną praktyką.

Krok 1: Utwórz dokument odpowiedzialności za e-mail

Utwórz dokument, do którego będziesz się odwoływał w celu uzyskania odpowiedzialności za e-mail. Upewnij się, że jest wystarczająco wizualny i dynamiczny, by z nim pracować. Będziesz dodawać zawartość do tego dokumentu w następujących krokach, ale dostosuj go w zależności od swoich preferencji.

Krok 2: Podaj pożądaną zmianę zachowania (lub cel końcowy)

W górnej części dokumentu zapisz, jak (często) ostatecznie chcesz sprawdzić swoją pocztę.

Może to być tak ogólne, jak: "Nie chcę sprawdzać poczty e-mail tak często", lub tak konkretne, jak "Chcę sprawdzić pocztę tylko o 10:00 i 15:00 w każdy dzień roboczy io 16 w weekendy".

Podaj szczegóły dotyczące celu końcowego i, jeśli to możliwe, podaj powody wyboru.

Krok 3: Przyznaj swoje słabości

Pod wyciągiem podaj listę powodów, dla których nie osiągnąłeś pożądanego celu w swoich wierszach.

Ponownie, bądź konkretny i nie używaj niepotrzebnie ostrych słów, takich jak "Jestem zły w zarządzaniu czasem" lub "Po prostu nie mogę kontrolować siebie".

Użyj obiektywnego języka, który skupi Cię na tym, co się dzieje i dlaczego. Więcej funkcjonalnych stwierdzeń to:

• "Walczę z zarządzaniem moim czasem, kiedy mam ważne projekty, których nie jestem gotowy do zakończenia."
• "Mam trudności z opieraniem się chęci sprawdzenia poczty e-mail, nawet gdy wiem, że nie potrzebuję, ponieważ wolałbym nie mieć chwili ciszy na myślenie o tym, co naprawdę powinienem robić."

Spróbuj wymienić co najmniej pięć swoich słabych punktów.

Załóżmy, że Twoim celem jest sprawdzenie skrzynki odbiorczej raz rano i raz późnym popołudniem. Obecnie sprawdzasz go raz na dwadzieścia minut na komputerze.

Oto pięć potencjalnych słabości, które wchodzą Ci w drogę:

• Nie podoba Ci się wykonywanie innych zadań związanych z komputerem.
• Nudzisz się podczas dojazdów do pracy i czekania w miejscu publicznym, nie chcesz wchodzić w interakcje z ludźmi wokół ciebie i odkrywać, że sprawdzanie poczty na twoim telefonie iPhone mija czas.
• Martwisz się, że możesz przesłać pytania lub rozmowy e-mailem i chcesz wiedzieć, co to jest następny ruch - jak tylko Pan Smith wróci do ciebie.
• Chcesz zadowolić pana Smitha, zawsze odpowiadając mu natychmiast, nawet jeśli nie zapisuje twojej wypłaty i nie jest ci szczególnie bliski.
• Masz nadzieję, że otrzymasz e-maila z powiadomieniem, że ktoś zainicjuje z Tobą rozmowę na Twoim Facebooku, Twitterze lub LinkedIn jako potwierdzenie, że jesteś wystarczająco ważny, aby z nim porozmawiać.

To może nie być zabawne odkrywanie twoich słabości, jeśli chodzi o sprawdzanie poczty e-mail, ale pomoże przeprogramować twoje nawyki na lepsze.

Krok 4: Zidentyfikuj swoje wyzwania w oparciu o swoje słabości

Teraz przejrzyj wszystkie słabości na liście i dodaj dodatkową kolumnę po prawej stronie. Określ sytuacje (rzeczywiste lub wyimaginowane), w których demonstrujesz te słabości.

Załóżmy, że masz "walczę z zarządzaniem czasem, w którym mam ważne projekty, których nie czuję się gotów skończyć" w lewej kolumnie.

Następnie w prawej kolumnie opisz sytuację, która jest problematyczna. Byłoby to coś w stylu "posiadania ważnego projektu do wykonania" lub "posiadania ważnego projektu, nad którym nie będę gotowy, aby skończyć" lub nawet "poczucia niepewności co do ważnego projektu".

Gdy zdasz sobie sprawę z trudnych sytuacji, będziesz lepiej przygotowany do stawienia im czoła.

Krok 5: Opracuj pozytywną listę kontrolną nagrody

Po skonfigurowaniu kolumn opisujących swoje słabości i sposób ich powstawania dodaj trzecią kolumnę po prawej.

Użyj tej kolumny, aby wyświetlić listę czynności, które możesz podjąć, aby przezwyciężyć problematyczne sytuacje, które wyzwalają słabości, które powstrzymują Cię od sprawdzania poczty e-mail na warunkach, na pożądanej częstotliwości.

Następnie dodaj czwartą kolumnę, w której będzie miejsce do sprawdzenia instancji, gdy wykonasz jedno z działań z trzeciej kolumny.

Oto jeden sposób formatowania dokumentu:

Zauważysz, że jest tylko jedno pole wyboru dla każdego kroku działania. Przez cały dzień możesz wykonać ten krok kilka razy, więc dodaj dodatkowe kolumny w razie potrzeby.

Krok 6: Nagradzaj siebie za pozostanie przy zadaniu

Po skonfigurowaniu dokumentu wydrukuj kopię lub pozostaw ją otwartą na pulpicie. Od tej pory będziesz odwoływać się do tego dokumentu, aby przekierować, jak odwiedzasz swoją skrzynkę odbiorczą.

Za każdym razem, gdy zaznaczasz pole w skrajnej prawej kolumnie, możesz sprawdzić swoją pocztę - zrób to wiedząc, że ją zdobyłeś. Pozytywne odczucia związane z sprawdzaniem poczty e-mail po osiągniesz coś znaczącego, zainspiruje Cię do spojrzenia na skrzynkę odbiorczą na różne sposoby.

Oto przykład. Ponownie wykorzystajmy słabość: "Zmagam się z zarządzaniem moim czasem, kiedy mam ważne projekty, których nie jestem gotowy zakończyć." Załóżmy, że jednym z wyzwań związanych z tą słabością jest: "Posiadanie ważnego projektu do pracy. "Oto trzy potencjalne kroki, które pomogą Ci przezwyciężyć i / lub dążyć do osiągnięcia celu:

1. Wydrukowanie artykułu / zasobu / dokumentu, który przypomina, dlaczego twój projekt jest tak ważny i / lub dlaczego jesteś w stanie go pomyślnie ukończyć.

2. Poprosić przyjaciela lub kolegę o pomoc lub perspektywę, gdy czujesz się zablokowany.

3. Sporządzenie harmonogramu lub listy zadań dla twojego projektu.

4. Przeglądanie i / lub przeglądanie twojego harmonogramu lub listy zadań do wykonania dla twojego projektu.

5. Kończenie pracy z twoim harmonogramem lub listą zadań do wykonania dla twojego projektu.

Za każdym razem, gdy wykonasz jeden z tych kroków, odznacz pole i wiedz, że możesz sprawdzić, czy otrzymałeś e-mail. Oczywiście, jeśli nie odczuwasz chęci sprawdzenia poczty e-mail, możesz przejść od razu do następnego zadania. Jak widać, każdy z tych kroków rozpoczął się, aby uniknąć kompulsywnego sprawdzania poczty e-mail, a w efekcie służy Twoim celom związanym z produktywnością.

Nie musisz być doskonały; wszystko jest w porządku, jeśli sprawdzisz skrzynkę odbiorczą bez uprzedniego sprawdzenia skrzynki. Ale przynajmniej pamiętaj o tym, co robisz. Zwróć też uwagę na to, jak różnie jest sprawdzać odebraną skrzynkę odbiorczą, w przeciwieństwie do braku prawdziwego powodu, aby to zrobić (z wyjątkiem być może ulegając problematycznej sytuacji, która wywołuje nałóg kompulsywny).

Krok 7: Kontynuuj korzystanie z listy kontrolnej, dopóki nie zauważysz zmian

Gdy użyjesz swojej listy kontrolnej na tyle, by mieć pewność, że masz pod kontrolą swoją pocztę, zauważysz, że jesteś lepszy w:

• Spotting nuda
• Identyfikowanie problemów z pracą, która może być trudna do zaakceptowania
• Zauważ, że jesteś przeciążony
• Uznanie negatywnych uczuć dotyczących Twojej pracy, które musisz wyrazić i zaadresować
• Uświadomienie sobie twórczych lub mentalnych bloków
• Dając sobie i twoim oczom przerwę na komputer w razie potrzeby
• Przebywanie w zadaniach i dobre samopoczucie w załatwianiu spraw

Każda z nich pomaga rozwiązać problemy, które w przypadku braku reakcji prowadzą do różnych kompulsywnych zachowań.

Sprawdź pocztę e-mail jako wyjątkową

Kiedy e-mail stał się Twoim nałogiem kompulsywnym, nie jest już wydajnym narzędziem. Spraw, aby e-maile sprawdzające były tak wyjątkowe, aby znów stały się produktywne.

Oprócz powyższego ćwiczenia z listą kontrolną możesz poznać inne techniki używania pozytywnej nagrody. Możesz zablokować regularne czasy czyszczenia skrzynek odbiorczych po solidnych godzinach pracy i ustawić ten czas na przyjemny, z pobliską przekąską i dobrą muzyką w tle. Możesz także zastosować te same zasady do pracy - odłączyć od Internetu i / lub ukryć swojego klienta poczty i korzystać z wygodnego środowiska pracy, aby zrekompensować.

Nagradzaj siebie nawzajem za dobre nawyki pracy, a e-maile nie będą musiały przejmować twojego życia zawodowego.