Prosty system kopert do przechowywania dokumentacji finansowej

Zdjęcie autorstwa ollily

Nie martw się, że nie masz czasu na nudne wprowadzanie wszystkich transakcji finansowych do skomplikowanego arkusza kalkulacyjnego lub programu. System kopert do przechowywania dokumentacji finansowej jest mało wymagający w utrzymaniu, opłacalny i łatwy do wdrożenia w krótkim czasie. Potrzebne są tylko koperty, gumka, długopis, sharpie, zakreślacz, schowek, godzina pod koniec miesiąca i wszystkie miesięczne wpływy.

System kopert to prosty i przyjemny sposób na zapisywanie, organizowanie i przechowywanie swoich rachunków oraz przechowywanie wiarygodnych dokumentów finansowych.

Krok 1: Zapisz wszystkie swoje wpływy w ciągu miesiąca

Przez cały miesiąc otrzymuj pokwitowanie za każdy zakup dokonany. Jeśli kasjer nie daje potwierdzenia, nie zapomnij zapytać. Dokonując zakupów online, należy niezwłocznie wydrukować paragony. Jeśli możesz, wydrukuj je na cienkim papierze i sformatuj tak, aby miały podobny kształt i rozmiar do zwykłych wpływów.

Trzymaj rachunki w portfelu, dopóki nie zaczną się przelewać, a następnie wrzuć je do wyznaczonej koperty w domu. Pamiętaj, aby oznaczyć kopertę jako "Bieżące wpływy" i umieścić ją w bezpiecznym i łatwym do uzyskania miejscu.

Krok 2: Zorganizuj swoje wpływy na koniec miesiąca

Zanim będziesz mógł przechowywać swoje zapisy w uporządkowany sposób, musisz zorganizować paragony. A zanim je uporządkujesz, musisz sfinalizować każdy odbiór indywidualnie.

Przejdź przez każdą z nich i zaznacz:

• Data
• Całkowita kwota wydana (lub zwrócona)
• Rodzaj transakcji (np. Gotówka, debet, czek, karta podarunkowa)

Upewnij się, że używasz zakreślacza w jasnym kolorze, dzięki czemu atrament z paragonu wciąż się wyświetla. Niektóre pokwitowania mają bardzo jasny atrament, który zanika po podświetleniu. W takim przypadku po prostu podświetl informacje pod linią prostą, aby nie dostały się do informacji.

Po podświetleniu zapisz notatki bezpośrednio na paragonach, jeśli to konieczne:

• Zanotuj koszty uzyskania przychodów, które mogą być związane z biznesem lub na cele charytatywne
• Uwaga zwraca, dlaczego zostały wykonane, ile pieniędzy zwrócono, a nowe sumy netto
• Oznaczaj wszelkie pokwitowania, gdy nie jest od razu oczywiste, gdzie dokonano zakupu, komu zostało ono wykonane lub dlaczego zostało dokonane
• Zapisz różne uwagi, które pomogą ci zachować lepsze wyniki, być może przynieść przyszłe zwroty, budżet w przyszłości i być lepszym konsumentem (np. Zwracając uwagę na to, jak za pomocą kuponu zaoszczędziłeś połowę, kiedy nastąpiła duża sprzedaż itp. )

Jeśli okaże się, że na danym rachunku nie ma wystarczającej ilości miejsca na zrobienie tych notatek, zapisz je na niewielkiej kartce papieru i zszywaj z tyłu odpowiedniego pokwitowania. Pamiętaj, aby napisać przypomnienie na samym paragonie, aby odnieść się do dodatkowych uwag na następnej stronie.

Oto, jak powinien wyglądać sfinalizowany paragon (zauważ, że jest to podstawa do innych rachunków poniżej):

Gdy skończysz robić notatki, uporządkuj partię w porządku chronologicznym i zszyj ją. Alternatywnie możesz użyć spinacza biurowego. Nie ma znaczenia, czy zamiast tego używasz odwrotnego porządku chronologicznego (z najnowszymi paragonami na górze), ale cokolwiek wybierzesz - zachowaj spójność. W przeciwnym razie trudno będzie znaleźć poszczególne pokwitowania później, gdy będziesz musiał przełączać się między dwoma różnymi systemami zamawiania.

Krok 3: Przechowuj swoje wpływy za pomocą kopert i pudełek

Po przygotowaniu miesięcznej partii paragonów, umieść ją w kopercie. Być może będziesz musiał złożyć kilka paragonów, aby partia się zmieściła. Rozważ oznaczenie kolorem koperty na sezon lub miesiąc, jeśli to pomoże ci zachować porządek.

Następnie zamknij kopertę (bez uszczelniania) i odwróć ją. Użyj czarnego lub ciemnego sharpie, aby oznaczyć kopertę. Postępuj zgodnie z poniższym przykładem, miesiącem i rokiem w lewym górnym rogu lub etykietą w sposób ułatwiający pracę.

Po zebraniu więcej niż jednego miesiąca ułóż koperty w porządku chronologicznym (zachowaj zgodność z zamówieniem dotyczącym rzeczywistych przychodów). Załóż gumową opaskę wokół paczki.

Pod koniec roku wszystkie twoje dokumenty finansowe zostaną spakowane w dwanaście kopert. Przez wiele lat będziesz zbierać wiele pakietów.

Przechowuj pakiety kopert przechowywane w pudełku. Pudełko powinno być bezpieczne i łatwo dostępne. Z biegiem czasu możesz gromadzić wiele pudełek, które będą łatwe do układania i przechowywania. Za każdym razem, gdy będziesz potrzebować odwoływać się do swoich danych finansowych, będą one łatwe do znalezienia i uzyskania dostępu.

Idealnie jest używać atrakcyjnego wizualnie pudełka, które reprezentuje Twoje cele finansowe. Pudełko w poniższym przykładzie pokazuje wygodne krzesła na relaksującej scenie na plaży, ponieważ więcej czasu na wakacje jest miarą finansowego sukcesu.

Dzięki łatwemu do wdrożenia systemowi kopert możesz przechowywać wszystkie swoje dane finansowe w jednym miejscu, z niewielkim wysiłkiem. Możesz cieszyć się zabawą dzięki kolorowym długopisom, zakreślaczom i kopertom oraz atrakcyjnemu wizualnie pudełku, które skupia Cię na finansowym sukcesie!