Wielu z nas pragnie organizacji i produktywności. Jeśli już korzystasz z pakietu Microsoft Office, masz już gotowe narzędzie, które zaspokoi głód: Outlook 2013.
W wielu organizacjach program Outlook ma kluczowe znaczenie, nie tylko ze względu na oczywiste umiejętności obsługi poczty elektronicznej, ale także z kalendarza, zadań i kontaktów. Typowa firma może łączyć Outlooka z serwerem Exchange, a każdy może udostępniać tę samą książkę adresową i kalendarze, co czyni go doskonałym narzędziem do współpracy na poziomie przedsiębiorstwa.
Niestety, większość ludzi nie ma zainstalowanego serwera Exchange w swoim domu i prawdopodobnie nawet nie wie, co to jest. Ale w porządku, program Outlook działa równie dobrze na komputerze domowym i nadal zapewnia wszystkie funkcje, które czynią go tak potężnym narzędziem zwiększającym produktywność: wiadomości e-mail, zadania, spotkania, książki adresowe i wiele więcej!
Program Outlook nie zaskoczy Cię, gdy go po raz pierwszy otworzysz. Dla wszystkich celów i celów jest to kolejna aplikacja w ekosystemie Microsoft Office i jako taka będzie miała sporo znanych elementów.
Jednak w przeciwieństwie do innych popularnych aplikacji Office, Outlook jest w dużej mierze zbudowany wokół różnych jego funkcji - Word służy przede wszystkim do tworzenia dokumentów tekstowych, Excel jest o arkuszach kalkulacyjnych, PowerPoint robi prezentacje - ale Outlook to aplikacja wielu czapek.
Domyślnym widokiem Outlook jest skrzynka odbiorcza, a na górze znajduje się Wstążka, która jest ukryta w tym widoku, aby zaoszczędzić miejsce na ekranie.
Kochaj ich lub nienawidź ich, wstążki są wszędzie w biurze. Nie potrzebujemy tracić czasu na przekraczanie względnych zalet ich istnienia, oczywiście są tu, by pozostać. Mimo to, zawsze pamiętaj, jeśli chcesz szybko ukryć lub pokazać Wstążkę, po prostu użyj CTRL + F1.
Jeśli klikniesz jedną z funkcji menu u góry, pojawi się Wstążka i możesz wybrać funkcje i narzędzia. Jeśli chcesz, aby wstążka się utrzymywała, możesz użyć "CTRL + F1" lub kliknąć małą ikonę pinezki w prawym dolnym rogu.
Zakładka Strona główna na Wstążce zmienia kontekst w zależności od trybu, w którym się znajdujesz. Na powyższym zrzucie ekranu widzimy nasze opcje dla Poczty.
Poniżej została zmieniona karta Strona główna, aby odzwierciedlić opcje kalendarza. Uwaga: Wstążka jest przypięta, więc pinezka zmieniła się na strzałkę, na wypadek gdybyś chciał ją zwinąć (lub użyć "CTRL + F1").
Pozostałe karty Wstążki - Wyślij / Odbierz, Folder, Widok i oczywiście Plik - są w dużej mierze spójne dla każdego trybu, w którym się znajdujesz. Przyjrzyjmy się bliżej w następnym rozdziale.
Rzućmy okiem na to, jak poruszać się między trybami i zmieniać widok. Wzdłuż lewej krawędzi widoczny jest panel folderów. U dołu tego panelu znajdują się skróty do trybów programu Outlook. W tym przykładzie widoczne są ikony Skrzynki odbiorczej, Kalendarza, Osoby, Zadania itd.
Jeśli klikniesz strzałkę u góry panelu nawigacji, rozwiniesz panel, który wyświetli drzewo folderów dla Twojego konta e-mail.
Podobnie, jeśli przełączysz się do trybu kalendarza, zobaczysz odpowiedni widok w okienku folderów.
Kliknij trzy kropki, aby uzyskać dostęp do dalszych trybów programu Outlook, takich jak Notatki, Foldery i skróty Outlook. Wybierz "Opcje nawigacji" i możesz zmienić kolejność wyświetlania elementów nawigacyjnych.
Wyłączenie "Nawigacji kompaktowej" spodoba się użytkownikom o ekranach o większej rozdzielczości. Możesz również zwiększyć lub zmniejszyć liczbę elementów i ich kolejność.
Zakładka Wyślij / Odbierz jest specjalnie ukierunkowana na funkcje Skrzynki odbiorczej, ale pojawi się także w innych trybach (Kalendarz, Zadania itd.), Ale nie będą one miały tej samej funkcjonalności.
Na przykład tutaj widzimy kartę Wysyłanie / odbieranie kalendarza, która unika sekcji Serwer.
W zależności od typu używanego protokołu poczty (na pierwszym zrzucie ekranu pracujemy z kontem IMAP), możesz lub nie masz możliwości pobierania tylko nagłówków, zaznaczania / odznaczania wiadomości do pobrania itp.
Opcje wysyłania / odbierania zależą od tego, jak skonfigurować konta e-mail, ale długa historia: bardzo polecamy protokół IMAP.
Ogólnie rzecz biorąc, zakładka Folder jest dość spójna we wszystkich trybach, z godnym uwagi wyjątkiem kalendarza. Poniżej widoczna jest zakładka Skrzynka odbiorcza, która umożliwia wykonywanie różnych rodzajów administracji folderami (jeśli nie używasz konta IMAP, nie zobaczysz karty IMAP).
Przycisk Autoarchiwizacji jest nieco mylący, ponieważ nie ma to wpływu na to, jak skrzynka odbiorcza automatycznie archiwizuje starą pocztę. Jeśli chcesz zachować mały ślad e-mail i łatwiejsze zarządzanie nim, musisz otworzyć opcje i dostosować się do ustawienia Autoarchiwizacji. Otwórz Opcje i wybierz kategorię "Zaawansowane".
Po znalezieniu opcji Autoarchiwizacji kliknij przycisk "Ustawienia Autoarchiwizacji ...", aby otworzyć okno dialogowe o wiele bardziej pomocne niż to, co otrzymujesz ze Wstążki.
Jak wspomnieliśmy, większość zakładek Folderów jest dość spójna w całym programie Outlook, z wyjątkiem Kalendarza, który obsługuje funkcje specyficzne dla kalendarza. Na przykład nie kopiujesz ani nie przenosisz folderów, nie kopiujesz ani nie przenosisz kalendarzy i tak dalej.
W większości przypadków będziesz wykonywać wiele zadań związanych ze skrzynką pocztową, ponieważ wiadomości e-mail mogą szybko stać się nieporęczne i przytłaczające, jeśli nie masz dobrej struktury folderów i organizacji.
Opcje widoku zawierają następujące podstawowe funkcje. To jest karta Widok widoczna ze skrzynki odbiorczej.
Zwróć uwagę na przycisk Okno przypomnień, który możesz otworzyć w dowolnym momencie, aby sprawdzić przypomnienia, na przykład w przypadku pominięcia jednego lub nieobecnego zignorowania innego.Jeśli pokazywałeś jakieś przypomnienia, możesz zwolnić każdego z nich, nacisnąć przycisk drzemki lub po prostu odrzucić wszystko za jednym zamachem.
Pozostałe karty widoku będą się różnić w zależności od trybu. Następujące informacje są przypisywane do kalendarza, który dodaje możliwość zmiany bieżącego widoku, układu, koloru i układu. Znowu sekcja Układ ma wiele takich samych rzeczy w całym programie Outlook, ale należy pamiętać, że nie jest ona uniwersalna, więc to, co włączono w trybach Zadania, Kalendarz lub E-mail, nie będzie replikowane w całej aplikacji.
Ponadto należy zwrócić uwagę na sekcję Porozumienie. Oto jak wygląda aranżacja w trybie zadań. Zwróć uwagę, jak możesz sortować i zmieniać widok zadań, aby uzyskać maksymalny efekt.
Korzystanie z karty Widok zgodnie z preferencjami umożliwia szybkie przeglądanie i sortowanie informacji wraz z ich wzrostem i budową w miarę upływu czasu. Twój kalendarz nie będzie pusty, twoje zadania będą się pomnażać, stosy mailowe będą się powiększać, więc używanie różnych układów i układów może pomóc ci być bardziej produktywnym, zamiast ślepego wymachiwania.
Omówmy teraz, jak twoje opcje zmieniają się z funkcji na funkcję. Oto wszystko, czego potrzebujesz, aby wybrać podstawową wiadomość e-mail, dodać załączniki, tagi i sformatować tekst. Nie ma nic zbyt skomplikowanego i powinieneś być w stanie stworzyć niesamowitą wiadomość e-mail.
Porównaj to ze Wstążką Zadań, która jest dostępna po uruchomieniu lub otwarciu zadania. Poświęć chwilę, aby zauważyć, jak różni się on od wstążki wiadomości.
Porównaj to z kartą Wstaw. Karta Wstawianie jest statyczna w całym programie Outlook, dzięki czemu możesz wpływać na treść wiadomości, zadania, wydarzenia w kalendarzu itp., Używając tych samych opcji i funkcji.
Wiadomości e-mail dodają kartę Opcje, która ma wiele przydatnych funkcji. Poza tematami, które mogą ci się przydać lub nie, możesz skorzystać z opcji BCC (ukryta kopia, jeśli chcesz ukryć odbiorców od nagłówka wiadomości e-mail) i funkcji śledzenia. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma tu nic szczególnie ważnego, ale jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować potwierdzenia dostawy lub potwierdzenia, karta Opcji jest miejscem do zrobienia.
Karta Formatuj tekst jest taka sama, bez względu na to, jaką funkcję pełnisz, i nie ma o czym rozmawiać. Ta karta jest uderzająco podobna do funkcji formatowania dostępnych w programie Word, więc jeśli używasz programu Word do pisania i formatowania dokumentów, te elementy sterowania będą prawdopodobnie Ci znane.
Na koniec karta Recenzja to Twoja "tylko w razie potrzeby". Za pomocą narzędzi do sprawdzania tej karty możesz sprawdzić pisownię i gramatykę, znaleźć lepsze słowo i po prostu dowiedzieć się, ile słów znajduje się w Twoim e-mailu / zadaniu / spotkaniu.
Zakładka Recenzja jest taka sama w całej aplikacji Outlook. Zauważ również, że zawiera funkcje językowe, tutaj możesz ustawić swoje preferencje językowe i preferencje sprawdzające. Możesz także tłumaczyć takie elementy, jak w przypadku korespondencji z zagranicznym partnerem lub ktoś wysyła tekst w innym języku.
To w dużej mierze dalsza funkcjonalność w programie Outlook. Oczywiście pominęliśmy wiele szczegółów, ale czujemy, że gdy już zrozumie się charakter systemu wstążki. Kiedy chcesz użyć funkcji, wiesz, gdzie jej szukać.
Pokrótce omówmy konfigurowanie konta e-mail automatycznie i ręcznie. Gdy po raz pierwszy uruchomisz Outlooka, spowoduje to błąd w konfiguracji konta.
Masz wybór, możesz ustawić Outlooka natychmiast za pomocą konta e-mail, możesz też pominąć tę część i dodać konto później.
Jeśli wybierzesz opcję "Nie", wyświetli się komunikat ostrzegawczy, informujący o tym, że Outlook jest dość kiepski bez co najmniej jednego konta e-mail. Oczywiście nadal można go używać do śledzenia zadań, notatek, prowadzenia kalendarza i innych rzeczy, ale program Outlook jest naprawdę ukierunkowany na e-mail.
Mając to na uwadze, skonfigurujemy program Outlook z kontem e-mail. Możesz początkowo spróbować zrobić to automatycznie, gdzie wprowadzisz kilka pobieżnych informacji o swoim koncie, a aplikacja spróbuje automatycznie wykryć ustawienia.
Czasami to działa, coś nie działa. Jeśli tak, wygrywasz i możesz przejść do następnej sekcji. Jeśli nie, lub wiesz, że musisz skonfigurować dodatkowy typ serwera, wybierz opcję "Ręczna konfiguracja" i kliknij "Dalej", aby kontynuować.
Ze względów praktycznych skonfigurujemy istniejące konto przy użyciu metody automatycznej. Opiszemy trochę metody manualne. Jeśli musisz założyć konto ręcznie, sugerujemy przejście do tej sekcji. W międzyczasie po prostu użyliśmy konta Outlook.com, podaliśmy nasze hasło i zobaczysz wynik poniżej.
Korzystanie z Outlook.com jest łatwym wyjściem, jeśli chcesz skonfigurować pocztę inną niż Microsoft, prawdopodobnie będziesz musiał skonfigurować ją ręcznie. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, zalecamy poszukać sposobu konfigurowania programu Outlook z konkretnym adresem e-mail.
To powiedziawszy, w naszym prostym przykładzie klikamy "Zakończ", a Outlook otwiera się na naszą błyszczącą, nową skrzynkę odbiorczą.
Teraz, gdy masz dość dobre pojęcie o podstawowych funkcjach programu Outlook, wróćmy do dyskusji i omówmy, jak skonfigurować kolejne konta e-mail. Istnieje duża szansa, że jesteś podobny do wielu innych osób i masz dwa lub więcej kont e-mail. Na szczęście możesz skonfigurować Outlooka do obsługi wielu różnych kont e-mail, w tym POP i IMAP, i możesz mieć tyle kont, ile możesz osobiście obsługiwać.
Co mamy na myśli mówiąc o protokole POP i IMAP?
Protokół POP lub Post Office istnieje od zawsze, a jeśli kiedykolwiek korzystałeś i używasz klienta poczty e-mail do łączenia się z e-mailem dostarczonym przez dostawcę usług internetowych lub pobierania poczty z usługi poczty internetowej, szanse na połączenie z wykorzystaniem protokołu POP były możliwe. POP jest świetny do pobierania wiadomości.
Jeśli skonfigurujesz swoje konto do pracy z IMAP, Outlook skopiuje twoją strukturę folderów online i zazwyczaj zsynchronizuje tylko kilka tygodni e-maili naraz. Twój adres e-mail nie zostanie usunięty z serwera i możesz po prostu pobrać tylko nagłówki wiadomości, co jest fantastyczne, jeśli masz tysiące wiadomości w swoich folderach.
Masz więc przestarzały protokół POP i coś takiego jak maczeta do poczty e-mail, a także IMAP, który jest bardziej wyrafinowany, nowoczesny i lepiej nadaje się, jeśli chcesz zachować tę samą skrzynkę odbiorczą w trybie online i offline.
Tak jak powiedzieliśmy, uważamy, że IMAP jest metodą o wiele lepszą.
Dodawanie i zarządzanie wieloma kontami e-mail w Outlooku jest bardzo proste. Jeśli chcesz dodać nowe konto e-mail, kliknij kartę "Plik" na Wstążce i kliknij "Dodaj konto". Pojawi się ekran Automatyczna konfiguracja konta. Jeśli chcesz (lub potrzebujesz) ręcznie skonfigurować swoje konto, wybierz "Ręczna konfiguracja" i kliknij "Dalej".
Jak wspomniano wcześniej, wybór między typami kont najprawdopodobniej będzie mieć wartość POP lub IMAP, a konfiguracja konta jako jednego lub drugiego będzie zazwyczaj opisywana przez dostawcę poczty e-mail. Oznacza to, że jeśli korzystasz z Gmaila lub Yahoo !, a nawet e-maila, który dostarczy Ci Twój dostawca usług internetowych, powinieneś skonsultować się z nimi lub z Internetem, aby uzyskać szczegółowe instrukcje i ustawienia potrzebne do korzystania z niego w Outlooku.
Z drugiej strony, jeśli korzystasz z Outlook.com lub innej usługi typu Exchange ActiveSync, informacje będą bardzo proste do przekazania.
Po dodaniu kont, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał nimi zarządzać, możesz wybrać konto, z którym chcesz sobie poradzić, z rozwijanego menu wyboru u góry strony Informacje o koncie dostępnej na karcie Plik.
Ponownie kliknij "Ustawienia konta" i "Ustawienia konta". Z wynikowego okna możesz utworzyć nowe konto, naprawić bieżące, usunąć je, ustawić jako domyślne (jeśli masz więcej niż jeden) i, oczywiście, zmienić wszelkie ustawienia, jeśli to konieczne.
Tutaj widzimy ustawienia konta Outlook.com. Nie możemy wiele z tym zrobić, ale jeśli ostatnio zmieniłeś hasło, możesz szybko to naprawić.
Poniżej znajduje się konfiguracja IMAP, która została skonfigurowana ręcznie zgodnie z ustawieniami dostarczonymi przez Google.
Whoa, dzieje się tam o wiele więcej, a my nawet musimy zagłębić się w "Więcej ustawień ...", aby skrzypić się z portami serwerów.
Pamiętaj, że musisz zrobić tylko takie rzeczy raz, a potem zapomnieć. Jeśli później nie zmienisz hasła lub chcesz dodać / usunąć konto, praca z ustawieniami konta e-mail jest już zakończona.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dodawaniu kont Gmail IMAP do Outlooka, mamy przydatny mały przewodnik, który ci w tym pomoże.
Chociaż możesz być zadowolony z używania tylko Gmaila lub po prostu Yahoo! Poczta do codziennego użytku, jeśli używasz kilku kont e-mail, takich jak osobiste, profesjonalne i / lub służbowe, wtedy posiadanie klienta poczty, takiego jak Outlook, może wyeliminować przełączanie się między kontami, podłączanie terminów do kalendarza lub zarządzanie zadaniami .
Jest to rzeczywiste, wydajne i kompleksowe rozwiązanie, a biorąc pod uwagę, że firma Microsoft ponownie skupia się na pakiecie Office, pozostaje istotną częścią codziennych czynności wielu użytkowników.
Po skonfigurowaniu i przygotowaniu kont e-mail można rozpocząć korzystanie z programu Outlook i przeglądać wszystkie jego funkcje. Prawdopodobnie okaże się, że jest łatwy w użyciu, a How-to Geek może pomóc ci w przygotowaniu poprzednich artykułów lub po prostu zapytać na naszym forum dyskusyjnym.
