Podczas pracy z arkuszami kalkulacyjnymi w programie Microsoft Excel i przypadkowego kopiowania wierszy lub tworzenia złożonego arkusza kalkulacyjnego kilku innych osób napotkasz zduplikowane wiersze, które należy usunąć. Może to być bardzo bezmyślne, powtarzalne, czasochłonne zadanie, ale jest kilka sztuczek, które upraszczają.
Dzisiaj porozmawiamy o kilku przydatnych metodach identyfikacji i usuwania zduplikowanych wierszy w Excelu. Jeśli nie masz obecnie żadnych plików z podwójnymi wierszami, możesz pobrać nasz poręczny zasób z kilku zduplikowanych wierszy utworzonych dla tego samouczka. Po pobraniu i otwarciu zasobu lub otworzeniu własnego dokumentu możesz przystąpić do dalszych czynności.
Jeśli korzystasz z pakietu Microsoft Office Suite, zyskasz trochę przewagi, ponieważ istnieje wbudowana funkcja wyszukiwania i usuwania duplikatów.
Rozpocznij od wybrania komórek, które chcesz skierować na swoje wyszukiwanie. W tym przypadku wybierzemy całą tabelę, naciskając jednocześnie "Control" i "A" (Ctrl + A).
Po pomyślnym wybraniu tabeli należy kliknąć kartę "Dane" w górnej części ekranu, a następnie wybrać funkcję "Usuń duplikaty", jak pokazano poniżej.
Po kliknięciu pojawi się małe okno dialogowe. Zauważysz, że pierwszy wiersz został automatycznie usunięty. Powodem tego jest zaznaczenie pola "Moje dane ma nagłówki".
W tym przypadku nie mamy żadnych nagłówków, ponieważ tabela zaczyna się od "Wiersza 1.". Odznaczymy pole "Moje dane ma nagłówki". Gdy to zrobisz, zauważysz, że cała tabela została ponownie wyróżniona, a sekcja "Kolumny" zmieniła się z "duplikatów" na "Kolumna A, B i C."
Po wybraniu całej tabeli wystarczy nacisnąć przycisk "OK", aby usunąć wszystkie duplikaty. W tym przypadku wszystkie wiersze z powielonymi informacjami z wyjątkiem jednego zostały usunięte, a szczegóły usunięcia są wyświetlane w wyskakującym oknie dialogowym.
Drugim narzędziem, z którego można korzystać w programie Excel do identyfikowania i usuwania duplikatów, jest "Filtr zaawansowany". Ta metoda dotyczy także programu Excel 2003. Zacznijmy od nowa, otwierając arkusz kalkulacyjny programu Excel. Aby posortować arkusz kalkulacyjny, musisz najpierw wybrać wszystkie za pomocą "Kontroli" i "A", jak pokazano wcześniej.
Po wybraniu tabeli kliknij kartę "Dane", a następnie w sekcji "Sortowanie i filtrowanie" kliknij przycisk "Zaawansowane", jak pokazano poniżej. Jeśli używasz programu Excel 2003, kliknij menu "Dane", a następnie "Filtry", a następnie "Zaawansowane filtry ..."
Teraz musisz zaznaczyć pole wyboru "Tylko unikalne rekordy".
Po kliknięciu przycisku "OK" dokument powinien zawierać wszystkie duplikaty, z wyjątkiem jednego usuniętego. W tym przypadku zostały dwa, ponieważ pierwsze duplikaty znaleziono w wierszu 1. Ta metoda automatycznie zakłada, że w twoim stole znajdują się nagłówki. Jeśli chcesz, aby pierwszy wiersz został usunięty, w tym przypadku musisz go usunąć ręcznie. Jeśli w pierwszym wierszu były rzeczywiście nagłówki, a nie duplikaty, pozostałaby tylko jedna kopia istniejących duplikatów.
Ta metoda sprawdza się w przypadku mniejszych arkuszy kalkulacyjnych, jeśli chcesz zidentyfikować całe wiersze, które są duplikowane. W takim przypadku użyjemy prostej funkcji "zamień" wbudowanej we wszystkie produkty Microsoft Office. Musisz zacząć od otwarcia arkusza kalkulacyjnego, nad którym chcesz pracować.
Po otwarciu musisz wybrać komórkę z treścią, którą chcesz znaleźć, a następnie ją zastąpić i skopiować. Kliknij komórkę i naciśnij "Control" i "C" (Ctrl + C).
Po skopiowaniu słowa, które chcesz wyszukać, musisz nacisnąć "Control" i "H", aby wywołać funkcję wymiany. Po zakończeniu możesz wkleić słowo skopiowane do sekcji "Znajdź co", naciskając "Control" i "V" (Ctrl + V).
Teraz, gdy już zidentyfikowałeś to, czego szukasz, naciśnij przycisk "Opcje >>". Zaznacz pole wyboru "Dopasuj całą zawartość komórki". Powodem tego jest to, że czasami twoje słowo może być obecne w innych komórkach innymi słowami. Jeśli nie wybierzesz tej opcji, możesz przypadkowo usunąć komórki, które musisz zachować. Upewnij się, że wszystkie pozostałe ustawienia pasują do tych pokazanych na poniższym obrazku.
Teraz musisz wpisać wartość w polu "Zamień na". W tym przykładzie użyjemy numeru "1". Po wprowadzeniu wartości naciśnij "Zamień wszystko".
Zauważysz, że wszystkie wartości dopasowane do "dulpicate" zostały zmienione na 1. Powodem, dla którego użyliśmy cyfry 1 jest to, że jest mała i wyróżnia się. Teraz możesz łatwo zidentyfikować, które wiersze mają zduplikowaną treść.
Aby zachować jedną kopię duplikatów, po prostu wklej oryginalny tekst z powrotem do pierwszego wiersza, który został zastąpiony przez 1-ki.
Po zidentyfikowaniu wszystkich wierszy z powieloną zawartością przejrzyj dokument i przytrzymaj przycisk "Kontrola", klikając numer każdego z dwóch wierszy, jak pokazano poniżej.
Po wybraniu wszystkich wierszy, które mają zostać usunięte, kliknij prawym przyciskiem myszy jedną z wyszarzonych liczb i wybierz opcję "Usuń".Powodem, dla którego musisz to zrobić, zamiast naciskać przycisk "usuń" na komputerze, jest usuwanie wierszy, a nie tylko treści.
Gdy skończysz, zauważysz, że wszystkie pozostałe wiersze są unikalnymi wartościami.
