Pliki danych programu Outlook mogą z czasem stać się bardzo duże, zwłaszcza jeśli masz dużo załączników. Nawet jeśli usuniesz stare wiadomości, rozmiar pliku danych programu Outlook nie zostanie odpowiednio zmniejszony.
Pliki danych programu Outlook (pliki .pst i .ost) obejmują wszystkie wiadomości e-mail (we wszystkich folderach, w tym wysłane wiadomości e-mail), kontakty, terminy kalendarza, zadania i notatki, a także powiązane z nimi załączniki plików. Podczas wysyłania i odbierania kolejnych wiadomości e-mail i załączników, dodawania kolejnych terminów do kalendarza oraz tworzenia kolejnych zadań i notatek pliki danych programu Outlook mogą z łatwością rosnąć do kilku gigabajtów. Mój jest jednym gigabajtem, ale wciąż jest dość duży.
Nawet jeśli opróżnisz folder Elementy usunięte lub zostanie on automatycznie opróżniony po zamknięciu Outlooka, miejsce zajmowane w pliku danych nie zostanie zwolnione. Możesz jednak odzyskać tę przestrzeń według kompaktowanie twój plik danych programu Outlook. Oto jak to zrobić.
Zanim przejdziesz przez proces kompaktowania, będziesz chciał przejść przez Outlooka i usunąć wszystko, czego nie potrzebujesz. Zalecamy sprawdzenie wielkości dużych folderów, aby wiedzieć, które elementy zwalniają najwięcej miejsca. Pamiętaj, że oprócz wiadomości e-mail możesz również usuwać pozycje kalendarza, zadań i notatek. Aby sprawdzić rozmiary folderów, wybierz skrzynkę odbiorczą (lub dowolny inny folder) na koncie (plik danych programu Outlook), który chcesz kompaktować, i kliknij kartę "Plik".
Na ekranie backstage kliknij "Narzędzia" i wybierz "Oczyszczanie skrzynki pocztowej" z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Oczyszczanie skrzynki pocztowej kliknij "Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej".
Okno dialogowe Rozmiar folderu pokazuje rozmiar każdego folderu na aktualnie wybranym koncie. Przewiń i sprawdź, które foldery są większe, gdzie możesz chcieć usunąć elementy. Po zakończeniu kliknij "Zamknij".
Aby zobaczyć rozmiar folderu Elementy usunięte, kliknij "Wyświetl rozmiar elementów usuniętych".
Nasz folder Elementy usunięte nie jest ogromny, ale powinniśmy go opróżnić, zanim skompresujemy nasz plik danych. Kliknij "Zamknij".
Wróciłeś do okna dialogowego Oczyszczanie skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz usunąć więcej przedmiotów ze swojego konta, kliknij "Zamknij", aby powrócić na swoje konto. Wybierz dowolne pozycje z wiadomościami e-mail, kalendarzem, zadaniami i notatkami, których nie chcesz, i naciśnij Usuń. Możesz także nacisnąć Shift + Delete, aby trwale usunąć wybrane elementy, z pominięciem folderu Elementy usunięte.
Przed kontynuowaniem należy również opróżnić kosz lub folder "Usunięte elementy". Jeśli nadal istnieją elementy w folderze Elementy usunięte, istnieją dwa sposoby opróżnienia folderu. Jednym ze sposobów jest kliknięcie "Opróżnij" w oknie dialogowym Oczyszczanie skrzynki pocztowej, jeśli nadal jest otwarte.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe potwierdzenia, w którym chcesz trwale usunąć elementy z folderu Elementy usunięte. Kliknij "Tak".
Jeśli okno dialogowe Oczyszczanie skrzynki pocztowej nie jest otwarte, możesz również opróżnić folder Elementy usunięte bezpośrednio na swoim koncie w okienku Poczta. Aby to zrobić, najpierw upewnij się, że okienko Poczta jest aktywne. Naciśnij Ctrl + 1, aby otworzyć panel Poczta, jeśli nie jest. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy folder Elementy usunięte na koncie, które chcesz skompaktować i wybierz "Opróżnij folder" z menu podręcznego. Wyświetlone zostanie to samo okno dialogowe z potwierdzeniem, które pokazano powyżej.
Po usunięciu niepotrzebnych elementów i opróżnieniu folderu Elementy usunięte nadszedł czas na kompaktowanie pliku danych programu Outlook. W głównym oknie Outlook kliknij ponownie kartę "Plik". Następnie upewnij się, że ekran Informacje o koncie jest aktywny. Jeśli nie, kliknij "Informacje" na liście pozycji po lewej stronie. Kliknij "Ustawienia konta", a następnie wybierz "Ustawienia konta" z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Ustawienia konta kliknij kartę "Pliki danych".
Wybierz plik danych programu Outlook, który chcesz kompaktować na liście, a następnie kliknij "Ustawienia".
Jeśli aktualnie wybrane konto jest kontem POP3 (plik .pst), wyświetlone zostanie następujące okno dialogowe. Kliknij "Kompaktuj teraz".
W przeciwnym razie, jeśli wybrane konto jest kontem IMAP (plik .ost), pojawi się następujące okno dialogowe. Kliknij "Kompaktuj teraz".
Poniższe okno dialogowe wyświetla się, gdy plik danych programu Outlook jest kompaktowany.
Po zakończeniu kompaktowania nastąpi powrót do okna dialogowego Plik danych programu Outlook (lub Outlook Data Files). Kliknij "OK" lub "Anuluj", aby je zamknąć.
Kliknij "Zamknij" w oknie dialogowym Ustawienia konta.
Nasz plik danych programu Outlook przeszedł z około 951 MB do około 845 MB, więc wróciliśmy nieco ponad 100 MB miejsca na dysku. Im większy plik danych, tym więcej miejsca prawdopodobnie otrzymasz.
Kompaktowanie plików danych programu Outlook nie tylko pomaga zaoszczędzić miejsce na dysku, ale może również poprawić wydajność programu Outlook. Duży plik danych programu Outlook może sprawić, że program Outlook będzie wymagać więcej czasu na uruchomienie, pracę i zamknięcie. Tak więc, okresowe kompaktowanie pliku danych programu Outlook jest inteligentną rzeczą do zrobienia.
