Prawdopodobnie masz jakiś tekst, który często wpisujesz w swoich dokumentach Word, takich jak adresy. Zamiast przepisywania tego tekstu za każdym razem, gdy go potrzebujesz, możesz umieścić ten wspólny tekst w jednym dokumencie programu Word i odwoływać się do niego w innych dokumentach - nawet jeśli go zmienisz, automatycznie zaktualizuje się on we wszystkich dokumentach.
Załóżmy, że chcesz umieścić swój adres w stopce swoich dokumentów, ale adres zmienia się od czasu do czasu. Możesz zapisać adres w oddzielnym, typowym dokumencie programu Word i użyć pola w raporcie, aby pobrać tekst ze wspólnego dokumentu i zaktualizować go po każdej zmianie. Pokażemy Ci, jak to zrobić.
Aby rozpocząć, utwórz nowy dokument programu Word, który będzie służyć jako repozytorium dla adresu, który chcesz wstawić do innych dokumentów programu Word. Zapisz go w miejscu, do którego będą dostępne inne dokumenty. Na przykład nie zapisuj go na dysku sieciowym, do którego nie zawsze masz dostęp.
Zamierzamy użyć zakładek, aby odnieść się do adresu w naszym wspólnym dokumencie. Wpisz ciąg tekstu, który chcesz wstawić do innych dokumentów (w naszym przypadku adres). Utwórz zakładkę, podświetlając jej nazwę i wybierając Wstaw> Zakładka i podając jej nazwę, np. "Adres". Zobacz nasz przewodnik po zakładkach w programie Word, aby uzyskać informacje na temat ich tworzenia.
Pamiętaj, że nazwy zakładek nie mogą zawierać spacji. Zalecamy umieszczenie nazwy zakładki nad każdą pozycją w Twoim wspólnym pliku informacyjnym, abyś mógł łatwo zorientować się, której nazwy użyć. Jest to szczególnie przydatne, jeśli planujesz mieć wiele przedmiotów wielokrotnego użytku w tym wspólnym dokumencie. W naszym przykładzie dodaliśmy nasz adres do wspólnego dokumentu informacyjnego i umieściliśmy nad nim nazwę zakładki "Adres".
Po dodaniu elementu do wspólnego dokumentu możesz go zapisać i zamknąć. Otwórz dokument, w którym chcesz wstawić adres i umieść kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć ten tekst. W naszym przykładzie dodamy stopkę i wstawimy tam adres.
Zamierzamy użyć kodu pola INCLUDETEXT, aby odnieść się do zakładki utworzonej we wspólnym dokumencie. Aby to zrobić, naciśnij "Ctrl + F9", aby wstawić nawiasy dla kodu pola.
UWAGA: Nie możesz po prostu wpisywać zwykłych nawiasów wokół kodów pól. Musisz użyć "Ctrl + F9", aby wstawić właściwy typ nawiasów.
Kursor zostanie automatycznie umieszczony pomiędzy nawiasami. Wpisz następujący tekst między nawiasami, zastępując "" pełną bezwzględną ścieżką do zwykłego Słowa zawierającego nazwę, którą chcesz wstawić. Zastąp "" nazwą zakładki przypisaną do elementu we wspólnym dokumencie.
INCLUDETEXT ""
UWAGA: Nie wpisuj nawiasów w kodzie pola.
Na przykład wpisaliśmy między nawiasami kodu pola:
INCLUDETEXT "C: \ Users \ Lori \ Documents \ Common Information \ CommonInformation.docx" Adres
UWAGA: Musisz użyć podwójnych ukośników w ścieżce, tak jak my. Upewnij się również, że podczas wpisywania powyższego kodu do pola używaj prostych cytatów, a nie inteligentnych cytatów.
Aby pobrać adres ze wspólnego dokumentu i wstawić go do wprowadzonego kodu pola, kliknij prawym przyciskiem myszy kod pola i wybierz "Aktualizuj pole" z menu kontekstowego.
Adres zostanie wyświetlony w dokumencie. Nawiasy nadal wyświetlają się wokół adresu, jeśli włączona jest opcja "Pokaż zakładki". Ponownie zobacz nasz artykuł o zakładkach, aby dowiedzieć się, jak wyłączyć tę opcję. Ponadto kod pola może być cieniowany. Możesz jednak to wyłączyć.
Jeśli chcesz zmienić kod pola, możesz ponownie wyświetlić kod, a nie wynik. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy wynikowy element i wybierz "Przełącz kody pól" z menu kontekstowego. Tekst wpisany w kod pola wyświetla się ponownie i można go edytować. Po prostu zaktualizuj pole, aby wyświetlić nowy wynik.
Po utworzeniu wspólnego dokumentu można go użyć do przechowywania innych elementów często wpisywanych w dokumentach programu Word. Po prostu użyj osobnego pola INCLUDETEXT w dokumentach Worda dla każdego fragmentu informacji, który chcesz automatycznie wstawić ze wspólnego dokumentu.
