Dokumenty Word mogą uzyskać ogromne, niezwykle długie, złożone dokumenty z mnóstwem osadzonych obrazów, czcionek i innych obiektów. Wydaje się jednak, że dokumenty mogą wymknąć się spod kontroli z pozoru bez żadnego powodu. Jeśli masz do czynienia z ogromnym dokumentem, oto kilka rzeczy, które możesz spróbować zmniejszyć rozmiar pliku.
Kiedy masz dokument Worda, który jest nieco za duży, pierwszą rzeczą, którą wypróbujesz, jest skompresowanie zawartych w nim obrazów. Dzieje się tak częściowo dlatego, że witryny takie jak How-To Geek napisały obszerne artykuły wyjaśniające, jak to zrobić, a częściowo dlatego, że, cóż, obrazy zawsze wydają się podnosić rozmiar dokumentu Worda poza rozum. Powinieneś iść dalej i postępować zgodnie ze wskazówkami, które napisaliśmy w tym artykule, ponieważ jeśli masz obrazy, oni ci pomogą.
Ale jeśli nie masz zdjęć lub podążyłeś za wskazówkami i musisz zmniejszyć rozmiar pliku, mamy Cię w zanadrzu. Mamy wiele wskazówek, którymi możemy się podzielić, więc podzieliliśmy je na rzeczy, które zdecydowanie pomogą zmniejszyć rozmiar dokumentu Worda, rzeczy, które mogą pomóc, i niektóre często sugerowane wskazówki, z którymi nie powinieneś się kłopotać. .
Zacznijmy.
Nie każda wskazówka okaże się przydatna. Czasami dzieje się tak dlatego, że nie mają one zastosowania w twojej sytuacji (jeśli nie masz żadnych obrazów, wskazówki na temat kompresji obrazów nie będą przydatne), ale czasami wskazówki są po prostu błędne. Przetestowaliśmy wszystkie wskazówki w tej sekcji, więc wiemy, że działają.
Microsoft wydał format DOCX w pakiecie Office 2007, więc jeśli nadal używasz formatu .doc, nadszedł czas na konwersję. Nowszy typ pliku .docx działa w zasadzie jako plik ZIP, kompresując zawartość dokumentu, więc po prostu konwersja pliku .doc do formatu .docx spowoduje, że dokument będzie mniejszy. (Dotyczy to również innych formatów Office, takich jak Excel (.xls do .xslx), PowerPoint (.ppt do .pptx) i Visio (.vsd do .vsdx) nawiasem mówiąc.)
Aby przekonwertować plik .doc, otwórz go w programie Word i kliknij Plik> Informacje> Konwertuj.
Kliknij "OK" w wyświetlonym monitie, kliknij przycisk "Zapisz", a program Word konwertuje dokument do pliku .docx. Program Word wykonuje tę konwersję, tworząc zupełnie nową wersję dokumentu w nowym formacie, więc nadal będzie dostępna stara wersja .doc.
Przetestowaliśmy to na przykładowym 20-stronicowym pliku doc zawierającym sześć zdjęć, różne tabele i znaczniki formatowania. Oryginalny plik .doc miał wartość 6 001 KB, ale przekonwertowany plik .docx ważył tylko 721 KB. To 12% pierwotnego rozmiaru. Nic więcej, co sugerujemy poniżej, nie spowoduje większego rozmiaru pliku, więc jeśli masz pliki .doc, które możesz przekonwertować na .docx, Twoja praca może zostać wykonana.
Podczas kopiowania i wklejania obrazu do dokumentu program Word zawiera pewne założenia dotyczące sposobu radzenia sobie z nim. Jednym z tych założeń jest to, że chcesz, aby wklejony obraz był formatem BMP, czyli dużym typem pliku, lub czasem PNG, który wciąż jest dość duży. Prostą alternatywą jest wkleić obraz do programu do edycji, zapisać go jako mniejszy format, np. JPG, a następnie użyć polecenia Wstaw> Obraz, aby wstawić obraz do dokumentu.
Wklejenie małego zrzutu ekranu bezpośrednio do pustego dokumentu Worda powoduje, że rozmiar tego dokumentu przeskoczył z 22 KB na 548 KB.
Wklejenie tego zrzutu ekranu w Paint, zapisanie go jako JPG, a następnie wstawienie tego JPG do pustego dokumentu spowodowało, że dokument przeskoczył do zaledwie 331 KB. To niewiele ponad 40%. Co więcej, użycie formatu GIF spowodowało, że dokument był o ponad 60% mniejszy. Przeskalowana, to różnica między dokumentem o wielkości 10 MB a dokumentem o wielkości 4 MB.
Oczywiście nie zawsze można tego uniknąć. Czasami będziesz potrzebować lepszej jakości obrazu, którą można uzyskać w formatach BMP i PNG. Ale jeśli jest to mały obraz lub nie potrzebujesz super wysokiej jakości, możesz użyć lżejszego formatu i wstawiania obrazu.
Podczas edycji obrazu w programie Word przechowuje on wszystkie modyfikacje obrazu jako część dokumentu. Oznacza to, że jeśli przycinasz obraz w dokumencie, Word nadal zachowuje pełny oryginalny obraz. Zmień obraz na czarno-biały, a program Word nadal zachowuje oryginalny kolorowy obraz.
Powoduje to niepotrzebne zwiększenie rozmiaru dokumentu, więc po wprowadzeniu zmian w obrazach i masz pewność, że nie trzeba ich cofać, program Word może odrzucić dane edycji.
Lepsze jednak niż usuwanie niepotrzebnych danych z dokumentu jest przede wszystkim niepotrzebne gromadzenie danych w dokumencie. Wszelkie edycje, które można wprowadzić, nawet proste, takie jak kadrowanie lub dodawanie strzałki, najlepiej wykonać w edytorze obrazów przed wstawieniem obrazu do dokumentu.
Tak, powiedzieliśmy na początku, że ten artykuł dotyczy inny sposoby na zmniejszenie rozmiaru pliku, ale większość artykułów na ten temat mówi, jak kompresować obrazy po jednym na raz (w tym nasz artykuł), a tutaj w How-To Geek staramy się znaleźć lepsze sposoby robienia rzeczy.
Kliknij Plik> Zapisz jako> Więcej opcji. (Możesz mieć "Zapisz kopię" zamiast "Zapisz jako", jeśli masz włączoną usługę OneDrive z włączonym automatycznym zapisem).
Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Zapisz jako", w którym uzyskasz dostęp do dodatkowych opcji. Kliknij Narzędzia> Kompresuj obrazy.
Spowoduje to otwarcie panelu "Kompresuj zdjęcia", w którym możesz zdecydować, jaką kompresję chcesz zastosować do wszystkich zdjęć naraz.
Opcja "Zastosuj tylko do tego obrazu" jest wyszarzona, ponieważ jest to narzędzie typu wszystko albo nic - albo wszystkie obrazy będą miały zastosowane te opcje, gdy zapiszesz dokument, albo żaden z nich nie będzie. Więc jeśli chcesz wybrać różne opcje dla różnych zdjęć, to nie będzie działać dla Ciebie. Ale jeśli chcesz skompresować wszystkie obrazy za jednym razem, jest to opcja do użycia.
Wybierz opcje, kliknij "OK", a następnie zapisz nową wersję dokumentu ze wszystkimi skompresowanymi obrazami.
O ile nie używasz niezwykłej czcionki z odległej galaktyki, jest prawie pewne, że każdy, komu udostępnisz swój dokument, będzie mógł go odczytać za pomocą swojej kopii Worda (lub darmowej alternatywy, takiej jak Libre Office). Dlaczego więc chcesz marnować miejsce w pliku, osadzając czcionki? Zatrzymaj to działanie, przechodząc do opcji Plik> Opcje> Zapisz i wyłączając opcję "Osadź czcionki w pliku".
Można by pomyśleć, że to nie ma większego znaczenia, ale się mylisz. Jeśli włączone jest osadzanie czcionek i opcja "Nie osadzaj popularnych czcionek systemowych" jest wyłączona, różnica w wielkości pliku wynosi prawie 2 MB. Nawet po włączeniu opcji "Nie osadzaj popularnych czcionek systemowych" (co oznacza, że czcionki takie jak Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman itd. Nie są uwzględnione), plik jest nadal o prawie 1,3 MB większy.
A więc tak, przestań osadzać czcionki w swoim dokumencie.
Niedawno pokazaliśmy, jak osadzić lub połączyć arkusz kalkulacyjny programu Excel w dokumencie programu Word (można to również zrobić z innymi plikami, takimi jak prezentacje PowerPoint lub diagramy Visio). Jeśli umieścisz link do arkusza kalkulacyjnego zamiast go osadzić, zaoszczędzisz sobie większość rozmiaru pliku Excela. Nie zachowasz go wszystkie, ponieważ połączony arkusz kalkulacyjny nadal będzie dodawał pewien rozmiar, ale twój dokument będzie o wiele mniejszy z linkiem niż pełne osadzenie. Oczywiście, istnieją wady zarówno łączenia, jak i korzyści, więc koniecznie przeczytaj ten artykuł, aby je zrozumieć, zanim to zrobisz.
W ciągu dnia program Word umożliwia przechowywanie miniatury dokumentu, aby system Windows mógł wyświetlić podgląd w Eksploratorze plików. Obecnie Eksplorator plików może to zrobić samodzielnie i nie potrzebuje pomocy ze strony programu Word, ale ta opcja jest nadal dostępna w dokumencie. W naszym dokumencie testowym 721 KB, włączenie tej opcji zwiększyło rozmiar pliku do 3247 KB. To 4,5 razy więcej niż oryginalny plik - za nic. Znajdziesz to ustawienie w Plik> Informacje> Właściwości> Właściwości zaawansowane.
Wyłącz pole wyboru "Zapisz miniaturki dla wszystkich dokumentów Word" i kliknij "OK".
Nazwa tej opcji jest trochę myląca, ponieważ wyłączenie jej dotyczy tylko otwartego dokumentu, nawet jeśli jest napisane "wszystkie dokumenty Word". Jeśli jest to domyślnie włączone podczas tworzenia dokumentu, to będziesz musiał go wyłączyć w szablonie Normal.dotx, a Microsoft dostarczył doskonałe instrukcje, aby to zrobić, jeśli nie wiesz, jak to zrobić.
Możesz również wyłączyć to ustawienie w oknie "Zapisz jako", gdzie nazywa się ono nieco bardziej poprawne "Zapisz miniaturę".
Dane osobowe nie tylko zwiększają rozmiar dokumentu, ale również potencjalnie dają czytelnikom informacje, których nie chcesz. Mogą również istnieć informacje, które zostały sformatowane jako ukryte, a jeśli nie potrzebujesz tego ukrytego tekstu w dokumencie, dlaczego go nie pozbędziesz?
Usuń niepotrzebne informacje z dokumentu, przechodząc do Plik> Informacje> Sprawdź problemy, a następnie klikając przycisk "Sprawdź dokument".
Upewnij się, że "Właściwości dokumentu i dane osobowe" są włączone, a następnie kliknij "Sprawdź." Po zakończeniu działania Inspektora kliknij "Usuń wszystko" w sekcji "Właściwości dokumentu i informacje osobiste".
To działanie zmniejszyło nasz rozmiar pliku testowego o 7 KB, więc nie jest to olbrzymia ilość. Jednak dobrą praktyką jest usuwanie danych osobowych z plików, więc prawdopodobnie powinieneś to zrobić. Ostrzegamy Cię, że nie możesz odzyskać tych danych po ich usunięciu, dlatego upewnij się, że jesteś zadowolony, zanim je usuniesz. Możesz zrobić to samo dla opcji "Niewidoczna zawartość" i "Ukryty tekst", ale to spowoduje, że twój plik będzie mniejszy, jeśli masz ukrytą zawartość.
Jedną z doskonałych funkcji programu Word - w rzeczywistości jedną z doskonałych funkcji każdej aplikacji pakietu Office - jest Autoodzyskiwanie. Ta funkcja powoduje regularne tworzenie kopii zapasowych pliku podczas pracy, więc jeśli program Word ulegnie awarii lub komputer nieoczekiwanie uruchomi się ponownie (na przykład gdy system Windows zaktualizuje system na noc), po ponownym uruchomieniu zostaną wyświetlone automatycznie odzyskane wersje otwartych dokumentów Słowo. Oczywiście wszystkie te wersje zwiększają rozmiar pliku, więc jeśli wyłączysz Autoodzyskiwanie, twój plik będzie mniejszy.
Idź do Plik> Opcje> Zapisz i wyłącz opcję "Zapisz informacje Autoodzyskiwania co [x minut]".
Nie spowoduje to natychmiastowej zmiany, ale spowoduje zatrzymanie dodawania nowych wersji AutoRecover do pliku podczas pracy nad nim.
Ostrzegamy, że nie będziesz już mieć wersji Autoodzyskiwania, więc jeśli program Word nieoczekiwanie się zawiesi lub zamknie, stracisz całą pracę od czasu ostatniego jej zapisania.
Podczas pracy nad dokumentem Word zapisuje różne rzeczy w tle, które mogą Ci pomóc.Pokazaliśmy, jak je wyłączyć, jeśli jest to możliwe, i jak usuwać dane zbierane przez program Word, ale prawdopodobnie w dokumentach nadal będą brakujące elementy. Jeśli okaże się, że jesteś przedmiotem tego rodzaju pełzania dokumentów, możesz utworzyć nowy dokument, a następnie skopiować wszystko do niego.
Zacznij od utworzenia nowego pustego dokumentu. Wybierz całą zawartość w bieżącym dokumencie, naciskając Ctrl + A. W nowym dokumencie naciśnij Ctrl + V, aby wkleić wszystko. Spowoduje to skopiowanie całego tekstu, sekcji, formatowania, opcji układu strony, numerowania stron - wszystkiego, czego potrzebujesz.
Nowy dokument nie będzie zawierał żadnych poprzednich zapisów w tle, informacji Autoodzyskiwania ani poprzednich wersji, a to powinno zmniejszyć rozmiar pliku.
Pamiętaj, że spowoduje to skopiowanie wszystkich edytowanych danych na twoich obrazach, możesz więc najpierw usunąć je z oryginalnego dokumentu przed skopiowaniem wszystkiego do nowego dokumentu. Jeśli nie, to nic wielkiego. Nadal możesz usunąć go z nowego dokumentu.
Nie możemy powiedzieć, ile to zaoszczędzi, ponieważ może to być wszystko, od kilku kilobajtów do wielu megabajtów, ale zawsze warto to zrobić, jeśli chcesz usunąć jak najwięcej tłuszczu z dokumentu.
Jako bonus, widzieliśmy również tę kopię / wklej do nowej sztuczki dokumentu, rozwiązując dziwne błędy w dokumentach Word, które w inny sposób trudno było wyśledzić.
Niektóre wskazówki wydają się pomocne, ale nie mogliśmy uzyskać pozytywnych wyników. Nie twierdzimy, że nie pomogą zmniejszyć rozmiaru pliku, ale wydaje się, że będziesz potrzebował określonych okoliczności, aby uzyskać z nich jakąkolwiek korzyść. Zdecydowanie zalecamy najpierw wypróbowanie wskazówek z poprzedniej sekcji, a następnie udzielenie tych wskazówek, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Im bardziej skomplikowany jest dokument i im dłużej trwa od jego zapisania, tym dłużej trwa zapisywanie po kliknięciu przycisku "Zapisz". Aby to obejść, program Word ma ustawienie w opcji Plik> Opcje> Zaawansowane o nazwie "Zezwalaj na zapisywanie w tle".
To ustawienie jest domyślnie włączone i zapisuje dokument w tle podczas pracy nad nim. Chodzi o to, że po kliknięciu przycisku "Zapisz" będzie mniej zmian do zapisania, a więc oszczędzi to znacznie szybciej. Jest to w dużej mierze powrót do czasów, w których program Word zajmował proporcjonalnie większą ilość zasobów systemowych, a na nowoczesnych systemach prawdopodobnie nie jest to wymagane, szczególnie jeśli nie edytujesz bardzo długich lub skomplikowanych dokumentów.
Jury decyduje, czy ma to wpływ na rozmiar pliku. Pozostawienie otwartego dokumentu przy tym ustawieniu nie miało żadnego wpływu na rozmiar naszego dokumentu testowego (podczas gdy włączono Autoodzyskiwanie zrobił zwiększyć rozmiar pliku). Wprowadzanie modyfikacji w okresie około 30 minut również nie spowodowało znacznej zmiany rozmiaru dokumentu, niezależnie od tego, czy "Zezwalaj na zapisywanie w tle" było włączone, czy wyłączone. Również wyłączenie go nie zmieniło szybkości zapisania dokumentu.
Krótko mówiąc: ten należy do ciebie. Jeśli wyłączenie go nie zmniejszy rozmiaru pliku, zostaw go włączone, ponieważ wszystko, co robi Word, aby automatycznie zapisać dokumenty, jest dobrą rzeczą.
RTF oznacza Rich Text Format i jest otwartym standardem dla dokumentów, które zapewniają nieco więcej formatowania niż zwykły tekst, ale nie wszystkie dzwony i gwizdki DOCX. Pomysł konwersji DOCX na RTF polega na tym, że usuwa on całe dodatkowe formatowanie i wszelkie ukryte dane, aby po zapisaniu pliku RTF z powrotem jako pliku DOCX, rozmiar pliku będzie mniejszy.
Przekształcenie naszego 20-stronicowego dokumentu testowego na 721 KB w RTF spowodowało, że rozmiar pliku spadł do 19,5 MB (więc nie używaj RTF, jeśli chcesz mały plik). Konwersja z powrotem do DOCX zaowocowała plikiem o wielkości 714 KB. To 7 KB oszczędności, mniej niż 1%, a ponieważ RTF nie poradził sobie z prostym formatowaniem tabeli, musieliśmy ponownie sformatować ..., co spowodowało zwiększenie rozmiaru do 721 KB.
Wygląda na to, że nie będzie to miało wiele zalet dla twojego dokumentu, zwłaszcza gdy współczesny DOCX ma tak wiele możliwości formatowania, z którymi RTF nie może sobie poradzić.
To jest ten sam pomysł, co konwersja do formatu RTF, z tym że HTML jest formatem internetowym. Nasz test konwersji wykazał prawie identyczne wyniki, jak przy użyciu RTF.
Próbowaliśmy tego na naszym pliku DOCX 721 KB i przekonwertowaliśmy go na plik HTML o wielkości 383 KB. Konwersja z powrotem do DOCX zaowocowała plikiem o wielkości 714 KB. To jest 1% oszczędności, ale spowodowało to bałagan w formatowaniu, szczególnie w nagłówkach, które należałoby przerobić.
Dokument DOCX jest skompresowanym plikiem, takim jak archiwum tworzone za pomocą 7-Xip lub WinRar. Oznacza to, że możesz otworzyć go za pomocą jednego z tych narzędzi i zobaczyć całą zawartość. Jedna wskazówka, którą możesz zobaczyć, to wyodrębnić wszystkie pliki z twojego DOCX-a, dodać je do skompresowanego archiwum, a następnie zmienić nazwę tego archiwum na rozszerzenie pliku DOCX. Hej, presto, masz skompresowany dokument Worda! Teoretycznie wydaje się to wiarygodne, ale stosując zarówno 7-Zip, jak i WinRar i różne formaty archiwów, stwierdziliśmy, że za każdym razem, gdy próbowaliśmy otworzyć plik .docx, który stworzyliśmy, program Word powiedział nam, że plik jest uszkodzony.
Być może w tym pomyśle jest jakaś zasługa - nasz plik 721 KB skończył się zaledwie 72 KB - ale nie polecilibyśmy go, chyba że chcemy spędzić dużo czasu, bawiąc się nim, aby spróbować go uruchomić. Ponadto oszczędność może wynikać z faktu, że proces kompresji usunął / skompresował coś, co powstrzymuje program Word przed otwarciem dokumentu, ale nie możemy być tego pewni.
Jest kilka sugestii płynących po internecie dźwięk rozsądny, ale nie będzie miał dużego efektu. To nie znaczy, że nie powinieneś ich wypróbowywać, tylko że nie powinieneś oczekiwać dużego wpływu na rozmiar twojego dokumentu.
Program Word zachowuje poprzednie wersje dokumentu podczas pracy nad nim. Jest to funkcja Automatycznego zapisywania, a niektórzy ludzie sugerują jej usunięcie, przechodząc do Plik> Informacje> Zarządzaj dokumentem i usuwając wszelkie stare wersje.
Jednak nie ma sensu robić tego, ponieważ te stare wersje są przechowywane w systemie plików Windows, a nie w dokumencie programu Word. Usunięcie ich nie spowoduje zmniejszenia twojego dokumentu. Jeśli chcesz usunąć wszelkie wcześniejsze informacje o wersji z dokumentu, skopiuj zawartość do zupełnie nowego dokumentu lub zrób Plik> Zapisz jako, aby zapisać nowy dokument, zgodnie z wcześniejszym opisem.
Gdy chcesz skopiować i wkleić z jednego dokumentu do bieżącego dokumentu, możesz użyć różnych opcji wklejania.
Domyślną opcją używaną po kliknięciu przycisku "Wklej" (lub naciśnięciu Ctrl + V) jest "Zachowaj formatowanie źródła". Powoduje to skopiowanie innych niż domyślne czcionek i formatowanie pogrubieniem, kursywą i tak dalej. Ale jeśli zamiast tego klikniesz opcję "Zachowaj tylko tekst", to - lub tak pójdzie teoria - zmniejsz rozmiar pliku, usuwając formatowanie.
Próbowaliśmy tego z 20-stronicowym dokumentem, który miał różne formatowanie stosowane do tekstu na każdej stronie, a średnia różnica wielkości wynosiła nieco poniżej 2 KB na stronę. To moc być znaczącym, jeśli posiadasz ponad 250-stronicowy dokument, którego łączna wielkość wynosiłaby około 0,5 MB, ale czy naprawdę będziesz miał 250-stronicowy dokument Word bez formatowania? Prawdopodobnie nie, ponieważ byłaby w większości nieczytelna, więc straciłbyś oszczędności po ponownym dodaniu formatowania.
Wszelkie korzyści wynikające z tej metody prawdopodobnie wynikają z podpowiedzi podanych powyżej - skopiuj i wklej cały dokument do nowego dokumentu, aby usunąć poprzednie wersje, stare zmiany edycji i tak dalej.
Program Word umożliwia zmianę rozmiaru strony, wybierając polecenie Układ> Rozmiar i zmieniając domyślny rozmiar litery "Letter". Pojawiają się napiwki mówiących, że jeśli wybierzesz mniejszy, ale podobny rozmiar jak "A4", inni czytelnicy nie zauważą, a otrzymasz niewielkie oszczędności.
Próbowaliśmy tego z 20-stronicowym dokumentem o rozmiarze "Letter", który wynosił 721 KB. Zmieniliśmy rozmiar na "A4", "A5" (który jest o połowę mniejszy niż "A4"), a "B5", a nasz dokument pozostał za każdym razem równy 721 KB. Innymi słowy, nie miało to żadnego znaczenia dla rozmiaru pliku.
W menu Plik> Opcje> Zaawansowane znajduje się ustawienie o nazwie "Osadź dane językowe", a wskazówki w różnych miejscach informują o konieczności jego wyłączenia. Na pozór brzmi to rozsądnie - czy dodatkowe dane językowe nie zwiększyłyby rozmiaru dokumentu?
W skrócie, odpowiedź brzmi "nie", jeśli używasz nowoczesnego pliku .docx. Program Word przetwarza dane językowe za kulisami i nie zajmuje żadnego miejsca w dokumencie.
Wyłączenie tej opcji może nieznacznie wpłynąć na stare pliki .doc, ale nawet wtedy, gdy korzystasz z narzędzia do ręcznego pisania, a program Word ma do zapisania pewne "informacje o korekcji rozpoznawania pisma ręcznego". W przeciwnym razie nie ma żadnej różnicy.
To nasza dość obszerna lista sposobów, w jakie można przycinać pliki Worda do rozmiarów, ale zawsze szukamy nowych metod do wypróbowania (lub obalenia). Odpal w komentarzach, jeśli znasz technikę, którą przegapiliśmy, a my to sprawdzimy!
