Jeśli chcesz zachować porządek w programie Outlook 2010 i działać szybciej, jedną z metod jest skonfigurowanie funkcji Autoarchiwizacji. Dzisiaj pokażemy, jak skonfigurować i zarządzać tą funkcją w Outlook 2010.
Korzystanie z funkcji Autoarchiwizacja pozwala zarządzać przestrzenią w skrzynce pocztowej lub serwerze e-mail, przenosząc starsze elementy do innej lokalizacji na dysku twardym.
Włącz i konfiguruj automatyczne archiwizowanie
W programie Outlook 2010 automatyczne archiwizowanie nie jest domyślnie włączone. Aby go włączyć, kliknij kartę Plik, aby uzyskać dostęp do widoku Backstage, a następnie kliknij Opcje.
Otworzy się okno Outlook Options, następnie kliknij Advanced, a następnie AutoArchive Settings.
Zostanie otwarte okno Autoarchiwizacji, a zauważysz, że wszystko jest wyszarzone. Zaznacz pole obok Uruchamiaj AutoArchive co ...
Uwaga: Jeśli wybierzesz opcję Trwale usuń stare elementy, wiadomości nie zostaną zarchiwizowane.
Teraz możesz wybrać ustawienia, w jaki sposób chcesz zarządzać funkcją Autoarchiwizacji. Wybierz, jak często ma ono być uruchamiane, pytaj przed uruchomieniem funkcji, gdzie przenosić elementy i inne czynności, które chcesz wykonać w trakcie procesu. Po dokonaniu wyboru kliknij OK.
Ręcznie skonfiguruj indywidualne foldery
Aby uzyskać większą kontrolę nad poszczególnymi folderami, które są archiwizowane, kliknij prawym przyciskiem myszy folder i kliknij Właściwości.
Kliknij kartę Autoarchiwizacja i wybierz ustawienia, które chcesz zmienić dla tego folderu. Na przykład możesz nie chcieć zarchiwizować określonego folderu lub przenieść zarchiwizowanych danych do określonego folderu.
Jeśli chcesz ręcznie zarchiwizować i wykonać kopię zapasową elementu, kliknij kartę Plik, Narzędzia oczyszczania, a następnie Archiwizuj.
Kliknij przycisk opcji obok Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery. Wybierz folder, który chcesz zarchiwizować. W tym przykładzie chcemy zarchiwizować ten folder do określonej lokalizacji.
Pliki .pst są zapisywane w folderze dokumentów i jeśli potrzebujesz do nich dostępu w późniejszym czasie, możesz.
Po skonfigurowaniu Autoarchiwum można znaleźć elementy w zarchiwizowanych plikach. W okienku nawigacji rozwiń folder Archiwa na liście. Następnie możesz przeglądać i uzyskiwać dostęp do swoich wiadomości.
Możesz również uzyskać do nich dostęp, klikając kartę Plik \ Otwórz, a następnie Otwórz plik danych programu Outlook.
Następnie możesz przejść do zarchiwizowanego pliku, który chcesz otworzyć.
Archiwizowanie starych wiadomości e-mail jest dobrym sposobem, aby zachować ładną czystą skrzynkę pocztową, przyspieszyć działanie programu Outlook i zaoszczędzić miejsce na serwerze poczty e-mail. Drugą przyjemną rzeczą jest to, że możesz skonfigurować archiwa poczty e-mail i określone foldery, aby spełnić Twoje potrzeby związane z pocztą e-mail.
