Nadchodzi czas, poszukiwanie pracy lub dzielenie się zdjęciami ze starszymi członkami rodziny, gdzie może być konieczne wysyłanie rzeczy w staroświecki sposób - jako załącznik do wiadomości e-mail. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail w pracy, może to być część Twojego repertuaru poczty e-mail.
Problem z załącznikami polega na tym, że istnieje pewien niepisany kod dotyczący ich wysyłania. Na przykład, możesz wysłać ogromny plik w wiadomości e-mail (zależy to od tego, na ile pozwala na to usługa lub usługodawca internetowy), niekoniecznie jest wydajny. Podobnie wysyłanie wielu plików jest zwykle lepiej wykonywane w pliku kontenera.
Oczywiście, w zależności od rodzaju pliku, może, ale nie musi dotrzeć do miejsca przeznaczenia. Pliki takie jak te z rozszerzeniem .EXE, .BAT i inne typy plików wykonywalnych często (zwykle) są blokowane lub usuwane z powodu ich powiązania ze złośliwym oprogramowaniem. Jeśli chcesz wysłać taki plik, prawdopodobnie będziesz musiał umieścić go w archiwum .ZIP.
Komponowanie wiadomości e-mail i zarządzanie kontaktami w Outlooku jest dość proste, a dodawanie i obsługa załączników powinna być już drugą naturą, a wielu użytkowników może nie zdawać sobie sprawy, że mogą robić to lepiej.
Aby dodać załącznik, możesz przeciągnąć plik lub pliki do pustej wiadomości e-mail i zostanie wklejony jako załącznik. Lub kliknij przycisk "Załącz plik" na wstążce, w sekcji Uwzględnij.
Musisz przejść do lokalizacji, w której znajduje się plik, który chcesz dołączyć, a następnie wybrać plik lub pliki, które chcesz uwzględnić w wiadomości, a następnie kliknąć "Wstaw". Alternatywnie, kliknij małą strzałkę i wybierz "Wstaw jako Tekst "i załącznik zostanie wstawiony w linii, co oznacza, że pojawi się w wiadomości zamiast w osobnym pliku.
Po dołączeniu będziesz mógł zobaczyć go w Załączonym polu pod linkiem Temat.
Na koniec powiedzmy, że masz przywiązanie do swojego przywiązania i zdajesz sobie sprawę, że jest ono niewłaściwe. Nie ma problemu, możesz po prostu wybrać załącznik, nacisnąć przycisk "Usuń" na klawiaturze lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać "Usuń".
Pliki nie są jedyną rzeczą, którą możesz dołączyć do wiadomości, ale możesz także dołączyć elementy i podpisy.
Elementy mogą zawierać wizytówki (pliki .VCF, omówione wcześniej), kalendarze i elementy programu Outlook, które mogą być notatkami, zadaniami, kontaktami i innymi rzeczami otwieranymi w Outlooku.
Kalendarze to kolejna rzecz, którą możesz chcieć udostępniać od czasu do czasu, a jeśli klikniesz przycisk "Dołącz", zobaczysz, że łatwo to zrobić. Udostępnianie kalendarza nie oznacza, że musisz dzielić każdy przedmiot każdego dnia. Możesz po prostu dzielić kilka dni lub tydzień, na przykład na wyjazd służbowy lub plan wakacji rodzinnych.
Udostępnianie kalendarza daje opcje wyboru aktualnego kalendarza, zakresu dat, szczegółów i innych zaawansowanych opcji.
Po kliknięciu przycisku "OK" zobaczysz, że kalendarz zostanie dołączony do wiadomości e-mail, aby można go było otwierać i wyświetlać, ale zostanie również wklejony do rzeczywistej wiadomości, aby odbiorcy mogli ją wygodnie wyświetlić na pierwszy rzut oka.
Elementy programu Outlook to w zasadzie wszystko, co możesz utworzyć w Outlooku, a następnie dołączyć do innych użytkowników Outlooka. Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz, jak to działa. Wybierz źródło, a następnie stamtąd wybierz przedmiot lub przedmioty (możesz wybrać więcej niż jeden), które chcesz dołączyć.
Pamiętaj, że możesz zdecydować, czy chcesz, aby element pojawił się jako rzeczywisty fizyczny załącznik, czy też jako tekst. Jest to to samo, co omówiliśmy wcześniej, gdzie można "Wstawić tekst" i pojawi się jako część wiadomości fizycznej.
Wizytówki mogą, ale nie muszą, być jedną z tych rzeczy, których używasz lub potrzebujesz, ale to naprawdę wygodny sposób na udostępnienie twoich bezpośrednich informacji w prostym, wygodnym pakiecie. Jeśli chcesz udostępnić swoją wizytówkę (lub kogoś innego), po prostu wybierz ją z menu Dołącz przedmiot, a pojawią się Twoje kontakty
Wybierz kartę lub karty, które chcesz załączyć, i kliknij "OK", a karty pojawią się jako tekst i zostaną również dołączone jako plik .VCF, co oznacza, że można je zaimportować do dowolnej książki adresowej obsługującej takie pliki.
Udostępnianie kontaktów jako wizytówek jest naprawdę szybkim i wygodnym sposobem na dostarczenie komuś innemu informacji kontaktowych lub zaimportowanie danych kontaktowych od kogoś innego bez konieczności wpisywania ich w książce adresowej ręcznie.
Oczywiście za pomocą poczty e-mail zawsze istnieje możliwość otrzymywania i przekazywania. Co więc robisz, gdy wiadomość przychodzi z załącznikami do skrzynki odbiorczej? Zwykle jest to dość proste, na przykład na poniższym obrazie. Pojawia się nasza wiadomość testowa z dołączonym obrazem.
Jeśli po prostu klikniemy na załącznik, zobaczysz, że opcje pojawią się w narzędziu Przywiązanie Wstążki. Stąd możesz podjąć odpowiednie działania. Zwróć też uwagę, że jeśli otrzymujesz wiele plików, możesz zapisać wszystkie załączniki naraz i jeśli nie masz pewności, czy w ogóle jest możliwe otwieranie załącznika, możesz go usunąć, chociaż prawdopodobnie rozsądniej będzie po prostu usunąć wiadomość, jeśli masz wątpliwości.
Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolny załącznik w wiadomości i możesz użyć wynikowego menu, aby wykonać te same czynności, co na Wstążce.
Podczas obsługi załączników występują liczne zastrzeżenia. Załączniki mogą być niebezpieczne, ponieważ każdy, kto użył e-maila w ciągu ostatnich dwudziestu lat, może to potwierdzić. Podsumowując, nie otwieraj niczego, co nie pochodzi od nikogo, kogo nie znasz lub nie ufasz, i zawsze używaj skanera wirusów / złośliwego oprogramowania na swoim komputerze.
Rozmawialiśmy trochę o tym, jak sobie poradzić z jednym lub kilkoma załącznikami, ale co jeśli chcesz dołączyć dziesiątki, a nawet setki plików? A co jeśli chcesz dołączyć duży plik?
Wysyłanie dużych załączników jest trochę nieefektywne, zwłaszcza jeśli ktoś dostaje dużo e-maili w procesie. Problem z wysyłaniem dużych plików za pośrednictwem poczty e-mail nie polega na tym, czy serwer pocztowy zezwala na załączniki o określonej wielkości. W większości przypadków prawdopodobnie nie wyślesz pliku większego niż megabajt lub dwa, a przynajmniej nie powinieneś.
Niemniej jednak, będą te czasy, w których trzeba wysłać coś, co jest trochę nieporęczne. Jeśli korzystasz z usługi poczty internetowej, takiej jak Yahoo, Gmail lub Microsoft, będą miały ograniczenia rozmiaru (odpowiednio 25 MB, 25 MB, 20 MB), podobnie jak usługodawca internetowy, np. Comcast, Time Warner, AT & T itp. Również (zwykle około 10 Mb).
W większości przypadków, gdy pliki są nadmiernie duże lub liczne, odradzamy korzystanie z usług w chmurze, które są obfite i oferują wystarczającą ilość wolnego miejsca do wysyłania ogromnej większości plików. Najczęściej po prostu przesyłanie plików na dysk w chmurze, a następnie udostępnianie ich jest szybsze i bardziej niezawodne niż poczta e-mail. Mamy poręczne instrukcje, które dokładnie wyjaśniają, jak przesyłać duże pliki przez e-mail na wypadek, gdybyś chciał dowiedzieć się więcej.
Jeśli chodzi o wysyłanie wielu plików, nie powinieneś mieć problemu, pod warunkiem, że jest ich kilka, ale gdy zaczniesz załączać dziesiątki zdjęć lub dokumentów, sprawy mogą być trochę niezręczne. Ponownie rozważ użycie usługi w chmurze. Niezależnie od tego sugerujemy, aby na pewno spakować wiele plików przed ich wysłaniem. System Windows ma natywne wsparcie dla plików zip, więc nie musisz się martwić, że odbiorca nie będzie mógł go otworzyć.
Sprawdź ten artykuł, który wyjaśnia wszystko, co musisz wiedzieć o skompresowanych plikach.
Wydaje się to być całkiem dobrym miejscem do zakończenia dyskusji na temat załączników. Nie są skomplikowanym tematem, ale niezależnie od tego, czy korzystasz z Outlooka, Gmaila, czy innej poczty e-mail, wysyłanie plików może wymagać kilku dodatkowych kroków poza ich podłączeniem.
Do tej pory omawialiśmy najbardziej podstawowe elementy mocy e-mail Outlooka - kontakty, adresowanie, komponowanie - wszystkie z nich są całkiem proste. Teraz z załącznikami, masz dość dobrze zaokrągloną wiedzę o prostych rzeczach.
Nadszedł czas, aby przyspieszyć naszą grę. Podczas korzystania z Outlooka i gromadzenia wiadomości e-mail musisz nauczyć się zarządzać nim za pomocą narzędzi, takich jak Szybkie kroki i reguły, o których opowiem w nadchodzącej funkcji. W międzyczasie i jak zwykle zachęcamy do wyrażenia opinii na naszym forum dyskusyjnym.
