Jeśli korzystasz z Outlooka przez znaczną ilość czasu, prawdopodobnie masz kilka reguł, które pomogą Ci zarządzać falą e-mailową. Jeśli masz nowy komputer lub ponownie instalujesz system Windows, nie musisz ich ponownie konfigurować - po prostu wyeksportuj je.
Reguła w Outlooku to szereg kroków, które konfigurujesz automatycznie, podejmując określone działania w wiadomościach e-mail po ich otrzymaniu. Możesz na przykład automatycznie wyświetlać powiadomienie, gdy otrzymasz ważne wiadomości e-mail, przenieść podobne wiadomości e-mail do określonego folderu lub oznaczyć wiadomość do sprawdzenia w określonym czasie.
Na szczęście program Outlook umożliwia zapisanie tych reguł. Jest to przydatne, jeśli musisz ponownie zainstalować system Windows, skonfigurować program Outlook na nowym komputerze lub udostępnić swoje reguły innym osobom.
Aby rozpocząć, upewnij się, że karta "Strona główna" jest aktywna. W sekcji "Przenieś" kliknij "Reguły" i wybierz "Zarządzaj regułami i alertami" z menu rozwijanego.
UWAGA: Dostęp do reguł i alertów można również uzyskać, klikając kartę "Plik", a następnie klikając przycisk "Zarządzaj regułami i alertami" na ekranie "Informacje o koncie".
Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Reguły i alerty". Na karcie "Reguły e-mail" kliknij "Opcje" na pasku narzędzi nad listą utworzonych reguł.
UWAGA: Wszystkie wymienione tutaj zasady zostaną zarchiwizowane, a nie tylko wybrane reguły.
W oknie dialogowym "Opcje" kliknij "Eksportuj reguły".
Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Zapisz wyeksportowane reguły jako". Przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać plik kopii zapasowej reguł. Wprowadź nazwę pliku kopii zapasowej w polu edycji "Nazwa pliku". "Reguły reguł kreatora (* .rwz)" jest domyślnie wybierany z listy rozwijanej "Zapisz jako typ", a rozszerzenie .rwz jest automatycznie dodawane do pliku. Jeśli udostępniasz swoje reguły innym osobom używającym tej samej wersji programu Outlook, kliknij "Zapisz". Jeśli udostępniasz plik reguł osobie korzystającej ze starszej wersji Outlooka, przed zapisaniem pliku musisz wybrać inny typ pliku reguł, co omówiono poniżej.
Oprócz formatu pliku reguł dla bieżącej wersji programu Outlook lista rozwijana "Zapisz jako typ" udostępnia trzy dodatkowe formaty pliku reguł dla osób, które nadal korzystają z programu Outlook 2002, 2000 lub 98. Wybierz jedną z następujących opcji: w razie potrzeby te opcje, a następnie kliknij "OK", aby zapisać plik reguł.
UWAGA: Jeśli udostępniasz swoje reguły wielu osobom używającym różnych starszych wersji programu Outlook, wybierz najwcześniejszą wersję, ponieważ starsze pliki reguł można zawsze otwierać w nowszych wersjach Outlooka.
Po wyeksportowaniu pliku reguł, kliknij "OK" w oknach dialogowych "Opcje" i "Reguły i alerty", aby powrócić do głównego ekranu Poczty (lub ekranu "Informacje o koncie", w zależności od miejsca rozpoczęcia).
Teraz możesz utworzyć wynikowy plik .rwz na dowolnym dysku zewnętrznym lub sieciowym lub udostępnić go innym osobom.
Załóżmy teraz, że masz zainstalowany nowy komputer, zainstalowany pakiet Office, zaimportowałeś plik danych programu Outlook, którego kopię zapasową (reguły nie są zapisywane w plikach danych programu Outlook) ze starego komputera, i możesz sprawdzić pocztę. Zaimportuj utworzone reguły i zrób kopie zapasowe, aby program Outlook mógł automatycznie podejmować działania związane z pocztą e-mail. Otwórz okno dialogowe "Reguły i alerty" w jednym z dwóch omówionych wcześniej sposobów. Zwróć uwagę, że lista reguł jest pusta. Aby to naprawić i zaimportować reguły, kliknij "Opcje".
W oknie dialogowym "Opcje" kliknij "Importuj reguły".
Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Importuj reguły z". Przejdź do folderu, w którym zapisałeś plik kopii zapasowej reguł, wybierz plik .rwz, a następnie kliknij "Otwórz".
Zauważysz, że lista reguł w oknie dialogowym "Reguły i alerty", za wciąż otwartym oknem dialogowym "Opcje", wypełnia Twoje reguły niestandardowe. Kliknij "OK" w oknie dialogowym "Opcje", aby je zamknąć i wrócić do okna dialogowego "Reguły i alarmy".
Jeśli zaznaczysz wiadomość e-mail przed zaimportowaniem swoich reguł, możesz uruchomić reguły teraz w e-mailu, który już otrzymałeś. Aby to zrobić, kliknij "Uruchom reguły teraz" na pasku narzędzi nad listą reguł w oknie dialogowym "Reguły i alerty".
W oknie dialogowym "Uruchom reguły teraz" wybierz reguły, które chcesz uruchomić, i kliknij "Uruchom teraz". Po uruchomieniu reguł kliknij "Zamknij", a następnie kliknij "OK" w oknie dialogowym "Reguły i alarmy", aby je zamknąć. Teraz Twoje zasady będą działać automatycznie, sprawdzając otrzymane e-maile i wykonując określone czynności, a wszystko za kulisami.
UWAGA: Niektóre reguły mogą nie działać na innych komputerach, jeśli istnieją określone foldery, osoby itp. Używane w regułach utworzonych na oryginalnym komputerze, ale nie są dostępne na innych komputerach.
