Jeśli wyjeżdżasz z miasta, możesz umieścić notatkę na swoim e-mailu, aby inni wiedzieli, że nie będziesz dostępny lub skontaktować się z kimś innym, gdy będziesz poza domem.
Większość usług e-mail umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości przychodzących, gdy nie jesteś dostępny do sprawdzenia poczty e-mail. Oto jak skonfigurować respondenta na wakacje dla najpopularniejszych usług e-mail.
Jeśli chodzi o konfigurację obiektu odpowiadającego na wakacje, jesteś w jednej z kilku łodzi:
Pokażemy Ci, jak skonfigurować adres URL na wakacje w Gmailu, Yahoo, Poczcie systemu Windows 10 (dla kont Microsoft), Outlook.com, Outlook dla Windows (dla kont IMAP i POP3), Exchange, a nawet w Apple Mail na Maca (dla kont IMAP i POP3).
Dla tych z was, którzy mają adres Gmaila lub nawet małą firmę korzystającą z Google Apps, skonfigurowanie w Gmailu narzędzia odpowiadającego na urlop jest proste. Po prostu zaloguj się na swoje konto Gmail, kliknij menu Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu i wybierz Ustawienia. Gdy strona Ustawienia otworzy się w nowej karcie, przewiń w dół, aż zobaczysz sekcję o nazwie Odpowiadająca wakacyjna. Opcje są bardzo intuicyjne. Po prostu włącz funkcję Odpowiadasz na miasto, wybierz Pierwszy dzień i Ostatni dzień (jeśli dotyczy), a następnie wprowadź temat i wiadomość. Jeśli nie chcesz, aby odpowiedź z wakacji była wysyłana do wszystkich osób wysyłających e-maile, zaznacz pole wyboru "Wysyłaj odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów", aby zezwolić na udzielanie odpowiedzi na wakacje tylko osobom z Twojej listy kontaktów Google.
Aby ustawić odpowiedź na wakacje w Yahoo Mail, otwórz przeglądarkę i zaloguj się na swoje konto Yahoo Mail. Następnie kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna przeglądarki i kliknij "Ustawienia" w menu. W oknie dialogowym Ustawienia kliknij "Wakacje" na liście opcji po lewej stronie i zaznacz pole "Włącz automatyczną odpowiedź podczas tych dat (włącznie)". Wybierz daty Od i Do i wpisz odpowiedź automatyczną, którą chcesz wysłać. Jeśli chcesz, aby inna odpowiedź była wysyłana do jednej lub kilku określonych domen, zaznacz "Różne odpowiedzi na e-maile z określonej domeny", wprowadź domeny, a następnie wpisz wiadomość, która ma być wysłana do e-maili z tych domen.
Yahoo pozwala również na różne odpowiedzi e-mail na podstawie tego, kto to zrobi. Po prostu zaznacz pole wyboru "Różne odpowiedzi na wiadomości e-mail z określonej domeny" i dodaj domeny e-mail, dla których chcesz uzyskać inną odpowiedź.
Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz" u dołu okna dialogowego Ustawienia. Twoja odpowiedź na wakacje zostanie automatycznie wysłana w określonych terminach.
Usługa Poczta systemu Windows 10 umożliwia konfigurowanie odpowiedzi urlopowych na konta e-mail firmy Microsoft, w tym konta outlook.com, live, com, hotmail.com i Office 365. Aby ustawić odpowiedź na wakacje w Poczcie systemu Windows 10, otwórz aplikację i kliknij ikonę koła zębatego w lewym dolnym rogu okna. Następnie kliknij "Automatyczne odpowiedzi" w okienku Ustawienia, które wyświetla się po prawej stronie i wybierz konto, na które chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi z menu "Wybierz konto". Kliknij przycisk "Wyślij automatyczne odpowiedzi", aby zmienił kolor na ciemnoszary i odczytał wartość Włącz. Wpisz wiadomość, którą chcesz wysłać jako automatyczną odpowiedź w polu poniżej przycisku suwaka. Jeśli chcesz, aby odpowiedź była wysyłana tylko do osób z Twojej listy kontaktów, zaznacz pole "Wysyłaj odpowiedzi tylko do moich kontaktów". Możesz ustawić automatyczne odpowiedzi dla wszystkich obsługiwanych kont w Mail, ale musisz to zrobić osobno dla każdego.
Aby ustawić automatyczną odpowiedź na Outlook.com, wejdź na http://www.outlook.com w ulubionej przeglądarce i zaloguj się na konto e-mail Microsoft, z którego chcesz wysłać automatyczną odpowiedź. Następnie kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu strony Outlook.com i wybierz "Automatyczne odpowiedzi" z menu. Kliknij "Wyślij automatyczne odpowiedzi" na panelu, które wyświetla się po prawej stronie okna.Ustaw godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia i wprowadź wiadomość, którą chcesz automatycznie wysłać. Wybierz dowolne inne opcje, np. Czy chcesz, aby automatyczne odpowiedzi były wysyłane tylko do osób z Twojej listy kontaktów lub wszystkich, którzy do Ciebie wysyłają e-maile.
Kiedy skończysz konfigurowanie automatycznej odpowiedzi, kliknij "OK" u góry panelu. Twoja niestandardowa wiadomość zostanie teraz automatycznie zgaszona w ustawionym okresie czasu w odpowiedzi na otrzymane wiadomości e-mail spełniające określone wymagania.
UWAGA: Możesz używać tylko Outlook.com z kontami e-mail Microsoft-live.com, outlook.com, hotmail.com i msn.com.
Jeśli masz połączenie z serwerem Microsoft Exchange (zazwyczaj w swojej pracy), będziesz mógł skorzystać z Asystenta Out of Office, czyli tak samo jak osoba odpowiadająca za urlop. Aby to ustawić, kliknij zakładkę "Plik", aby wejść do widoku backstage, i kliknij przycisk "Automatyczne odpowiedzi".
Stąd ustawianie odpowiedzi na wakacje jest dość łatwe. Wystarczy kliknąć opcję "Wyślij automatyczne odpowiedzi" i zaznaczyć pole "Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym", jeśli chcesz ograniczyć automatyczne odpowiedzi do określonego przedziału czasowego. Wybierz daty i godziny "Czas rozpoczęcia" i "Czas zakończenia". Następnie możesz wpisać wiadomość, którą chcesz wysłać "Inside My Organization" lub "Outside My Organization" lub obie.
Jeśli nie jesteś połączony z serwerem Exchange w swojej pracy, ale być może używasz Outlooka w domu, możesz ustawić odpowiedź na wakacje przez cały czas. Działa to jednak tylko wtedy, gdy Twój komputer działa i działa, gdy jesteś nieobecny, więc najlepiej sprawdzić i sprawdzić, czy Twoje konto e-mail obsługuje agenty odpowiadające na czas wakacji w usłudze poczty internetowej. Jeśli nie, Outlook zrobi to w mgnieniu oka.
Aby skonfigurować obiekt odpowiadający na wakacje w programie Outlook dla systemu Windows, musisz najpierw skonfigurować szablon wiadomości e-mail z komunikatem, który chcesz wysłać. Aby utworzyć szablon wiadomości e-mail, po prostu utwórz nową wiadomość e-mail, wprowadź wiadomość, którą chcesz zapisać (bez zawartości Do, DW, UDW lub Temat), a następnie zapisz wiadomość jako szablon programu Outlook. Po utworzeniu szablonu wiadomości e-mail utwórz regułę, która automatycznie wyśle szablon wiadomości e-mail do otrzymanych wiadomości e-mail w określonym zakresie dat.
Teraz, gdy ktoś prześle Ci wiadomość e-mail, wybrany szablon zostanie automatycznie wysłany do Ciebie w określonym przedziale czasu.
Firma Apple Mail nie ma wbudowanej funkcji odpowiedzi na nieobecności, ale można skonfigurować jedną lub więcej reguł, aby automatycznie wysyłać niestandardowe odpowiedzi do przychodzących wiadomości e-mail dla dowolnego konta IMAP lub POP3 dodanego do aplikacji. Aby ustawić odpowiedź "nieobecności" na konto e-mail w Apple Mail, ustaw regułę na ekranie Reguły w oknie dialogowym Preferencje (przejdź do Poczta> Preferencje, a następnie kliknij przycisk "Reguły"), określając warunki, które muszą zostać spełnione (konto, na które chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi) i akcja, która ma zostać wykonana (odpowiedź na wiadomość z określonym tekstem wiadomości). Możesz także dodać inne warunki, takie jak sprawdzenie, czy nadawca znajduje się w kontaktach lub czy nie, i czy pole To ma określony adres e-mail.
Reguła odpowiedzi na nieobecność, którą utworzysz, może zostać aktywowana lub nieaktywna na ekranie Reguł, zaznaczając lub odznaczając pole obok reguły. Ponieważ nie możesz ustawić zakresu dat dla reguły, musisz włączyć regułę ręcznie, kiedy chcesz, aby była uruchamiana, a następnie wyłączyć ją, gdy nie chcesz już jej uruchamiać. Dlatego odznacz pole wyboru reguły w oknie dialogowym Preferencje po powrocie z urlopu lub podróży służbowej.
Dopóki reguła jest aktywna, każda otrzymana wiadomość e-mail, która spełnia wybrane warunki, jest odpowiedziana za pomocą skonfigurowanej niestandardowej wiadomości. Każdy nadawca otrzyma automatyczną odpowiedź za każdym razem, gdy wyśle wiadomość e-mail.
UWAGA: Aby reguła została uruchomiona, musisz pozostawić Apple Mail otwarte na komputerze Mac. Jeśli zamkniesz aplikację Apple Mail, automatyczne odpowiedzi nie będą wysyłane, ale będą dostępne po ponownym otwarciu Apple Mail i odebraniu wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej dla konta wybranego w regule. Lepiej jest ustawić w ustawieniach poczty e-mail usługi poczty wychodzącej, jeśli jest dostępna, aby nie było potrzeby opuszczania komputera.
