Z ilością wiadomości e-mail, które otrzymujesz w danym dniu, trudno jest zachować je wszystkie bez względu na to, jak organizujesz swoją skrzynkę odbiorczą. Dzisiaj pokazujemy, jak korzystać z funkcji Notatki, aby lepiej się zorganizować.
Jedną z funkcji Outlooka, o której nie mówi się zbyt wiele i być może nie jest wykorzystywana, są Notatki. Używanie notatek w Outlooku może pomóc Ci zapamiętać ważne pomysły i uporządkować pracę. W tym przykładzie korzystamy z programu Notes w programie Outlook 2010, ale funkcja ta jest dostępna w pakiecie Office 2002 i nowszym.
Używanie Notes w Outlook 2010
Aby uzyskać dostęp do funkcji Notatki w Outlook 2010, kliknij przycisk Notatki w okienku nawigacji.
Możesz także kliknąć przycisk ze strzałką, aby wyświetlić więcej lub mniej przedmiotów. W ten sposób możesz mieć Notatki jako większy przycisk dla łatwiejszego dostępu, jeśli często go używasz.
Funkcja Notatki otwiera się i tworzy nowe kliknięcie z nutą Nowa uwaga ze Wstążki.
Po utworzeniu notatki po prostu się z niej zamknie i automatycznie zapisze na liście.
Na karcie Strona główna w bieżącym widoku możesz zmienić opcje wyświetlania swoich notatek. Tutaj mamy to ustawione Lista notatek dzięki czemu możemy łatwo zobaczyć zawartość notatki i inne szczegółowe informacje.
Jeśli wyświetlasz je jako ikony, umieść kursor myszy nad notatką i zobacz podgląd jej zawartości.
Możesz również sortować swoje notatki alfabetycznie w widoku ikon. Kliknij prawym przyciskiem myszy pusty obszar w oknie i wybierz Sortuj z menu kontekstowego.
Na ekranie Sortuj wybierz Sortuj elementy według tematu i jeśli chcesz, aby było to Rosnąco lub Malejąco i kliknij OK.
Proszę bardzo! Twoje notatki są następnie sortowane alfabetycznie. Możesz również sortować je według koloru, kontaktu, ikony ... itd.
Jeśli masz kilka notatek otwartych w Windows 7, możesz łatwo uzyskać do nich dostęp z paska zadań wraz ze wszystkim, co możesz otworzyć w Outlooku.
Dodaj nowy przycisk notatki do paska narzędzi szybkiego dostępu
Jeśli zauważysz, że często korzystasz z funkcji Notatki, możesz dodać ją do paska narzędzi Szybki dostęp. Aby go dodać, kliknij menu i wybierz Więcej poleceń.
Opcje Outlooka zostaną otwarte ... z menu poleceń i wybierz Wszystkie polecenia.
Następnie przewiń w dół i zaznacz opcję Nowa uwaga i kliknij przycisk Dodaj.
Powinieneś go zobaczyć w sekcji Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu, kliknij OK, aby zamknąć Opcje programu Outlook.
Teraz zobaczysz ikonę Nowa uwaga na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Kliknij go, a będziesz mógł utworzyć nową notatkę podczas przeglądania skrzynki odbiorczej bez wchodzenia do sekcji Notatki.
Notatki e-mail
Kolejną ciekawą funkcją programu Notes w programie Outlook jest wysyłanie wiadomości e-mail. Kliknij notatkę, którą chcesz wysłać prawym przyciskiem myszy, i wybierz opcję Prześlij dalej.
Teraz wyślij go tak, jak każdą inną wiadomość e-mail.
Możesz także połączyć notatki z kontaktami. Otwórz notatkę i kliknij ikonę w lewym górnym rogu i wybierz Kontakty.
Teraz wpisz nazwę kontaktu, do którego chcesz dodać notatkę, lub kliknij przycisk Kontakty, aby przejrzeć listę kontaktów.
Przenieś lub skopiuj notatki do kalendarza lub innych folderów
Czasami warto przenieść lub skopiować notatki do innej lokalizacji w Outlooku. Tutaj przyjrzymy się kopiowaniu notatki do Kalendarza. Wybierz rozwijane menu Przenieś z Wstążki, a następnie wybierz, aby przenieść lub skopiować je w inne miejsce.
Wybierz, gdzie chcesz przenieść lub skopiować ... w tym przypadku kalendarz, a następnie kliknij przycisk OK.
Kalendarz otworzy się, a Ty będziesz mógł przeglądać i planować, jak chcesz
Dostosuj swoje notatki
Jeśli nie jesteś zadowolony z wyglądu typowego żółtego wyglądu twoich notatek, można je dostosować. Kliknij kartę Plik, aby uzyskać dostęp do widoku Backstage i kliknij Opcje.
Kliknij na Notatki i Czasopismo, aw opcji Notatki możesz dostosować kolor, czcionkę i Rozmiar.
Oto przykład notatki po dostosowaniu koloru, rozmiaru i czcionki.
Wniosek
Jeśli mieszkasz w Outlooku w ciągu dnia roboczego i chcesz szybko i łatwo zanotować swoje myśli, skorzystaj z funkcji Notatki. Ten przewodnik powinien zdecydowanie ułatwić rozpoczęcie korzystania z Notatek w programie Outlook. Co z Tobą? Czy korzystasz z funkcji Notatki? Czy uważasz je za pomocne narzędzie do lepszej organizacji pracy? Pozostaw komentarz i daj nam znać.
