Outlook 2013 umożliwia przypisywanie kategorii do rzeczy i dostosowywanie tych kategorii. Rzecz o kategoriach polega na tym, że są one uniwersalne w programie Outlook i można przypisać każdą kategorię do kombinacji klawiszy. Dzięki temu możesz kategoryzować wiadomości e-mail, wydarzenia w kalendarzu i notatki za pomocą kilku szybkich naciśnięć klawiszy.
W ciągu ostatnich kilku miesięcy rozmawialiśmy dużo o programie Outlook 2013 i jego różnych częściach. Omówiliśmy opanowanie najważniejszych funkcji, takich jak tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail, a także tworzenie i zarządzanie kontaktami, a nawet importowanie kontaktów z Gmaila. Omówiliśmy także inne rzeczy w Outlooku, na przykład w jaki sposób tworzyć listy zadań, aby zapewnić Ci dobre wyniki. Oczywiście jest też cały ważny kalendarz, który jest niezbędny dla każdego, kto chce skutecznie zarządzać harmonogramem.
Oznacza to, że możesz z nim zrobić wiele, aby lepiej zarządzać pracą, a nawet życiem osobistym. Zanim jednak zamknęliśmy nasze spojrzenie na Outlook 2013, uważaliśmy, że powinniśmy krótko omówić dwa pozostałe aspekty, które warto podkreślić: kategorie i wyszukiwanie.
Aby dostosować kategorie, kliknij przycisk "Kategoryzuj", a następnie wybierz "Wszystkie kategorie ..." z menu rozwijanego. Za pomocą tego okna dialogowego możesz tworzyć nowe kategorie, usuwać stare, zmieniać nazwy, zmieniać kolory i przypisywać klawisze skrótów.
Zauważ na poniższym zrzucie ekranu, w jaki sposób przypisaliśmy "CTRL + F2" do niebieskiej kategorii.
Teraz możesz na przykład zastosować kategorie do dowolnych potrzeb. Weźmy pod uwagę nasz głupi przykład, mamy zadanie "żyć la vida loca" i zaznaczyliśmy to kategoriami Osobiste (fioletowe) i Pilne (czerwone).
Zapamiętaj tę bardzo pomocną wskazówkę: po przypisaniu klawiszy skrótów do kategorii i przypisaniu kategorii do pamięci, mogą one szybko uporządkować organizację poczty, spotkań i innych elementów programu Outlook.
Na przykład nagłówek wiadomości e-mail z wiadomości w naszej skrzynce odbiorczej oznaczono kategorią Praca. Odtąd, jeśli potrzebujemy szukać tej konkretnej wiadomości, możemy użyć kategorii do odfiltrowania niepowiązanych wiadomości.
Pamiętaj też, że szybko możesz szybko oznaczać zadania, wiadomości e-mail i inne elementy Outlooka, korzystając z domyślnej kategorii, takiej jak na poniższym zrzucie ekranu. Oto kilka zadań PILNIE po prostu klikając małe okienko w kolumnie KATEGORIE.
Oczywiste jest, że kategorie mogą być bardzo pomocne i są w dużej mierze nieużywaną funkcją programu Outlook. Naucz się efektywnie ich używać, a będziesz w stanie zorganizować wszystkie swoje rzeczy w powiązanych obszarach kategorii.
Omówmy to krótko, mówiąc o wyszukiwaniu elementów w Outlooku. Mamy na myśli to głównie w odniesieniu do poczty, ale wyszukiwanie rozszerza się w całej aplikacji. Po kliknięciu panelu wyszukiwania, na przykład w skrzynce odbiorczej (lub w dowolnym innym folderze poczty), Wstążka zmieni się, aby zapewnić mnóstwo narzędzi wyszukiwania.
Dlaczego wszystkie te rzeczy są tutaj? Po prostu, im więcej sposobów wyszukiwania wiadomości, tym większe są szanse na jej znalezienie. Zobacz tutaj na poniższym zrzucie ekranu, klikamy przycisk "Temat", a my możemy wypełnić odpowiednią przestrzeń tym, co chcemy, aby obiekt zawierał. W tym przypadku chcemy znaleźć tematy dotyczące "Pracy".
Zauważ, że wyskakujące wyniki są w rzeczywistości Zadaniami, co pokazuje, w jaki sposób Outlook zwraca wyniki wyszukiwania ze wszystkiego, co przechowuje.
Jeśli zmaksymalizujesz swoje umiejętności wyszukiwania w programie Outlook, możesz szybko zająć się bałaganem, poświęcając trochę czasu i wypróbowując opcje wstążki wyszukiwania. Należy pamiętać, że jeśli wyniki są zbyt szerokie i zróżnicowane, zawsze można zawęzić zakres za pomocą odpowiednio zatytułowanych narzędzi zakresu.
Wreszcie, jeśli odczuwasz potrzebę władzy i ostatecznej kontroli nad wyszukiwaniem, spróbuj użyć znalezionego formularza wyszukiwania, klikając przycisk "Narzędzia wyszukiwania" w sekcji Opcje.
Korzystanie z formularza wyszukiwania zaawansowanego jest najlepszym i nie najlepszym sposobem na wyszukanie programu Outlook, ale niezależnie od tego, jakiej metody użyjesz, na pewno znajdziesz sposób na znalezienie swoich rzeczy w mgnieniu oka.
Program Outlook współpracuje z funkcją wyszukiwania systemu Windows, którą napisaliśmy podczas krótkiej serii. Te opcje wpływają na sposób wyszukiwania przedmiotów zarówno w systemie Windows, jak i w programie Outlook.
Uwaga: po kliknięciu "Opcje indeksowania ..." otworzy się panel sterowania Opcje indeksowania, w którym można dostosować sposób indeksowania programu Outlook przez indeksowanie wyszukiwania systemu Windows. Pozostałe opcje dotyczą głównie wyników wyszukiwania, takich jak sposób wyświetlania i skąd są wyświetlane wyniki.
Kategorie i wyszukiwanie to dwie nieuzdatnione funkcje, które możesz dodać do swojego repertuaru Outlooka, co sprawi, że nieźle wypełnisz swoje doświadczenie w pakiecie Office. Jeśli korzystasz z programu Outlook w znacznym stopniu, a otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, tworzysz wiele terminów kalendarza lub generujesz długie listy zadań, wtedy możliwość ich nie tylko organizowania jest ważna, ale także możliwość wyszukiwania czegokolwiek, szczególnie jeśli wiesz, to, czego szukasz, jest nieocenione.
