Przeszukiwanie poczty e-mail Outlook może okazać się trudnym zadaniem, jeśli jesteś kimś takim jak ja, z wieloma plikami PST i dziesiątkami tysięcy e-maili obejmujących dekady. Większość środowisk korporacyjnych korzysta z Outlooka do obsługi poczty e-mail, a wiele osób kończy korzystanie z osobistych i osobistych wiadomości e-mail przechowywanych w Outlooku.
W starszych wersjach Outlooka potrzebne były dodatkowe dodatki, takie jak Xobni, do szybkiego wyszukiwania wiadomości e-mail. Na szczęście, od czasu Office 2010, Microsoft stworzył użyteczną funkcję wyszukiwania, która działa i pozwala szybko znaleźć wiadomości e-mail przy użyciu szerokiej gamy filtrów. Możesz wyszukiwać tekst, adresy, załączniki, nadawców itp. Możesz filtrować według daty, rozmiaru, tematu, ważności i innych.
W tym artykule pokażę, jak upewnić się, że wszystkie e-maile są indeksowane przez system Windows, a następnie, jak wykonać różne typy wyszukiwań w zależności od tego, czego szukasz.
Zauważ, że ten artykuł zakłada, że pracujesz w Office 2010, 2013 lub 2016, ponieważ te wersje są najlepsze do wyszukiwania.
Przed wykonaniem błyskawicznych wyszukiwań w programie Outlook należy się upewnić, że wszystkie wiadomości e-mail zostały zindeksowane. Aby to sprawdzić, kliknij pole wyszukiwania widoczne u góry skrzynki pocztowej poczty e-mail.
Po kliknięciu pola wyszukiwania zobaczysz Narzędzia wyszukiwania karta pojawi się na wstążce. Po prawej stronie kliknij Narzędzia wyszukiwania a następnie kliknij Opcje wyszukiwania.
Pod Źródła, Kliknij na Opcje indeksowania przycisk.
Spowoduje to przejście do systemu Windows Opcje indeksowania ekran, na którym możesz wybrać i wybrać różne lokalizacje, które chcesz zindeksować. Jeśli nie widzisz Microsoft Outlook na liście musisz kliknąć na Modyfikować przycisk.
Śmiało, sprawdź Microsoft Outlook a następnie kliknij OK.
System Windows natychmiast rozpocznie indeksowanie wiadomości e-mail, a użytkownik będzie mógł sprawdzić, kiedy to zrobi, klikając przycisk Status indeksu w obszarze Narzędzia wyszukiwania, jak pokazano powyżej.
Zobaczysz komunikat informujący o tym, ile pozycji ma pozostać do zindeksowania, a po jego zakończeniu będzie napisane, że program Outlook zakończył indeksowanie wszystkich Twoich produktów. Teraz nauczmy się wyszukiwać w Outlooku.
Aby rozpocząć wyszukiwanie w Outlooku, kliknij W pudełku lub kliknij określony folder. Jeśli klikniesz na Inbox, zauważysz, że pole będzie Wyszukaj aktualną skrzynkę pocztową katalogowany. Możesz kliknąć małe menu po prawej stronie i wybrać inne opcje, takie jak Obecny folder, Podfoldery, i Wszystkie elementy programu Outlook.
Kiedy klikniesz na Skrzynkę odbiorczą, Aktualna skrzynka pocztowa jest automatycznie wybierany. Spowoduje to przeszukanie całej poczty w całej skrzynce pocztowej, w tym wszystko w obszarze Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte, Skrzynka nadawcza itd. Po kliknięciu określonego folderu pole wyszukiwania będzie domyślnie Obecny folder, który będzie wyszukiwał tylko wiadomości e-mail w tym folderze, nie uwzględniając podfolderów.
Jeśli masz folder z podfolderami, pamiętaj, aby wybrać Podfoldery z listy rozwijanej, aby wyszukać tylko podfoldery.
Teraz, gdy to rozumiemy, nauczmy się przeprowadzać różne typy wyszukiwań w Outlooku. Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą wstążki wyszukiwania lub używając składni zapytania. Jak możesz być w stanie powiedzieć, ta ostatnia opcja jest bardziej techniczna, ale pozwala na tworzenie skomplikowanych wyszukiwań.
Zacznijmy od łatwiejszej metody, która będzie działać dobrze dla większości ludzi. Kliknij pole wyszukiwania po wybraniu skrzynki odbiorczej lub folderu, a następnie kliknij Narzędzia wyszukiwania na wstążce. Rzućmy okiem na wszystkie różne opcje.
Po lewej stronie jest Zakres, który jest taki sam jak w rozwijanym oknie, o którym wspomniałem powyżej. Następne jest Wyniki, która nie będzie aktywna, dopóki nie przeprowadzisz wyszukiwania. Domyślnie program Outlook wyświetla tylko najnowsze elementy pasujące do wyszukiwania i może nie wyświetlać wszystkich wyników. Możesz kliknąć Dołącz starsze wyniki aby wyświetlić wszystkie wyniki lub przewiń w dół do wyników wyszukiwania i wybierz Pokaż więcej.
Oczyścić to miejsce, w którym możemy naprawdę dokładać i znaleźć dokładnie to, czego szukamy. Po pierwsze, w jaki sposób staramy się wyszukiwać dokładny tekst w Outlooku? Powiedzmy, że chcesz znaleźć wszystkie e-maile ze swoim SSN lub z określonym słowem. W takich przypadkach wystarczy użyć podwójnych cudzysłowów.
Powyżej szukałem słowa sherlock umieszczając go w podwójnych cudzysłowach. Jeśli słowo znajduje się w wierszu tematu, zostanie podświetlone na żółto. Po kliknięciu dowolnego z e-maili zobaczysz także wyróżnione słowo, co jest wygodne.
To jeden z najczęstszych typów wyszukiwań. Innym częstym wyszukiwaniem jest nadawca. To jest naprawdę łatwe do zrobienia w Outlook. Po prostu kliknij Z przycisk na wstążce i zacznij wpisywać imię i nazwisko osoby lub adres e-mail.
Jeśli chcesz dodać więcej kryteriów wyszukiwania, takich jak wyświetlanie wiadomości e-mail od konkretnego nadawcy z załącznikami, wystarczy kliknąć ikonę Ma załączniki przycisk.
Możesz nadal dodawać kolejne filtry, aby zmniejszyć zestaw wyników e-maili. Większość innych opcji jest dość oczywistych, takich jak Nieprzeczytane, Oznaczone, Ważne itd. Jeśli chcesz wyszukiwać według daty, możesz kliknąć W tym tygodniu, a otrzymasz kilka opcji, takich jak Ten tydzień, Ten miesiąc, To Rok, itp., Ale to wszystko.
Jeśli chcesz wyszukiwać według daty lub zrobić coś takiego, jak znaleźć najstarsze wiadomości e-mail w programie Outlook, musisz użyć opcji Szukanie zaawansowane lub składni zapytania. Zacznijmy od szukania zaawansowanego. Aby się do niego dostać, musisz ponownie kliknąć Narzędzia wyszukiwania i wybrać Zaawansowane wyszukiwanie.
Zauważ, że to wyszukiwanie przeszukuje tylko bieżący folder, który wybrałeś domyślnie. Jeśli chcesz przeszukać wszystko, musisz kliknąć na Paść się w prawym górnym rogu.
Jeśli chcesz przeszukać wszystko, wybierz Skrzynka odbiorcza, a następnie sprawdź Wyszukaj podfoldery pudełko na dole.
Teraz na głównym ekranie wyszukiwania zobaczysz Czas na samym dole, ale daje ci tylko te same opcje, co rozwijane na wstążce. Aby wykonać bardziej zaawansowane wyszukiwanie, musisz kliknąć ikonę zaawansowane patka.
Tutaj musisz zbudować własne kryteria wyszukiwania. Kliknij Pole,następnie przejdź do Pola daty / czasu i wybierz Odebrane. Teraz kliknij Stan i przewijaj w dół, aż zobaczysz inne opcje, takie jak w dniu lub po, w dniu lub wcześniej, i pomiędzy.
Jeśli wybierzesz pomiędzy, możesz wpisać daty takie jak 01.01.2005 i 31.12.2005 a następnie kliknij Dodaj do listy. Oto, jak wyglądają moje wyszukiwania.
Zauważ, że możesz nadal dodawać więcej kryteriów do listy, aby zawęzić wyniki. W powyższym przykładzie otrzymam wszystkie e-maile z tego zakresu dat, które prawdopodobnie będą za dużo.
Jeśli chcesz znaleźć najstarszy e-mail w Outlooku, wybierz w dniu lub wcześniej warunek, a następnie po prostu wpisz dowolną datę, która wydaje Ci się dość stara.
Dostosuj datę w zależności od liczby otrzymywanych e-maili. Powinno być dość łatwo znaleźć najstarszy e-mail w całym pliku programu Outlook przy użyciu tego wyszukiwania.
Inną popularną wyszukiwarką jest wyszukiwanie największej wiadomości e-mail w pliku PST. Aby to zrobić, kliknij przycisk Więcej wyborów zakładki Zaawansowane wyszukiwanie i zobaczysz opcję rozmiaru u dołu. Wybierać Lepszy niż a następnie wpisz wartość w kilobajtach. Jeśli chcesz znaleźć e-maile o wielkości większej niż 5 MB, możesz wpisać 5000.
To tylko niektóre z wyszukiwań, które można wykonać za pomocą funkcji Szukanie zaawansowane. Ponadto możesz wpisać to wszystko w polu wyszukiwania, używając składni wyszukiwania i uzyskać takie same wyniki. Na przykład mogę po prostu wpisać messageize:> 5MB i uzyskać takie same wyniki.
Nie będę przechodził przez wszystkie różne opcje wyszukiwania w tym poście, ponieważ Microsoft ma stronę, która zawiera listę wszystkich różnych opcji składni wyszukiwania. Mamy nadzieję, że korzystając z powyższych narzędzi, będziesz w stanie znaleźć e-mail, którego szukasz. Cieszyć się!
