To zawsze straszna tragedia, gdy ktoś traci coś ważnego nad tym, nad czym pracowali, ponieważ nie zapisali właściwie swojego dokumentu. Zdarza się to częściej niż myślisz użytkownikom Excela i Worda!
Na szczęście firma Microsoft dodała wiele funkcji w ostatnich kilku wersjach, które pomagają zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii, przerw w zasilaniu, przypadkowych usunięć itp. Jedna z funkcji nazywa się Autoodzyskiwanie i druga, mniej znana funkcja, nazywa się AutoBackup.
W tym artykule omówię, jak skonfigurować obie opcje, aby Twoje dane były jak najbardziej bezpieczne. Chciałbym również wspomnieć, że najnowsze wersje pakietu Office umożliwiają zapisywanie dokumentów bezpośrednio w usłudze OneDrive, co jest dobrą opcją do rozważenia, ponieważ nadal będzie można uzyskać dostęp do pracy nawet w przypadku awarii dysku twardego.
Funkcja automatycznego odzyskiwania jest domyślnie włączona i zasadniczo automatycznie zapisuje dokument w tymczasowej lokalizacji po określonym czasie. Aby wyświetlić ustawienia Autoodzyskiwania, kliknij Plik i wtedy Opcje.
Kliknij Zapisać w menu po lewej stronie, a zobaczysz opcję Autoodzyskiwania w obszarze Zapisz skoroszyty.
Domyślnie informacje Autoodzyskiwanie są zapisywane co 10 minut. Oprócz interwału, Excel musi być bezczynny przez 30 sekund, zanim dane zostaną zapisane. Ponadto automatycznie zapisywane informacje są zapisywane w pliku Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania wymienione tutaj. Jak to działa? Zasadniczo załóżmy, że masz arkusz podobny do poniższego i masz go zapisany.
Teraz załóżmy, że dodaję następujące dane do arkusza kalkulacyjnego Excel i czekam około 10 minut bez zapisywania mojego dokumentu. Ponieważ interwał Autoodzyskiwania jest ustawiony na 10 minut, musisz odczekać co najmniej tyle czasu, aby dane zostały zapisane.
W moim przypadku zasymulowałem awarię programu Excel, otwierając menedżera zadań i zabijając proces programu Excel. Następnie ponownie otworzyłem program Excel i od razu zobaczyłem opcję o nazwie Pokaż odzyskane pliki.
Jeśli to klikniesz, wyświetli listę plików Excel, które można odzyskać. W moim przypadku miał oryginalny plik, który miał dane tylko w A1 i A2, a także miał plik Autoodzyskiwany, który zawierał dane, które nie zostały zapisane na dysku.
Kliknięcie dowolnej pozycji na liście spowoduje otwarcie kolejnego wystąpienia programu Excel zawierającego dane w tym pliku. Ogólnie rzecz biorąc, jest to naprawdę przydatna funkcja w tamtych czasach, kiedy nie zapisałeś wszystkich swoich prac, ale program Excel kończy się niespodziewanie.
Główną wadą tej funkcji jest to, że dane Autoodzyskiwania są przechowywane na tym samym dysku twardym co plik, więc jeśli coś stanie się na dysku twardym, wszystko zniknie. Możesz zmienić lokalizację w powyższych ustawieniach na osobnym dysku twardym lub nawet w lokalizacji sieciowej, co bardzo polecam.
Zauważ, że informacje Autoodzyskiwania są również automatycznie usuwane przez program Excel w następujących okolicznościach:
Zasadniczo, po każdym zapisaniu pliku pozbędziemy się danych Autoodzyskiwania. Ponadto, jeśli ręcznie zamkniesz program Excel i zdecydujesz się nie zapisywać danych, usunie on dane Autoodzyskiwania. Miej to na uwadze podczas korzystania z tej funkcji. Jeśli jesteś ciężkim użytkownikiem programu Excel, sugeruję ustawienie interwału Autoodzyskiwania na około 2 lub 3 minuty zamiast 10.
Kolejną funkcją, o której nie wie wiele osób, jest AutoBackup. Aby z niego skorzystać, musisz najpierw iść i zapisać plik, aby dostać się do Zapisać Okno dialogowe. Jeśli masz już zapisany dokument Excel, przejdź do Plik i wtedy Zapisz jako i wybierz lokalizację. Kiedy to zrobisz, wywoła to Zapisz jako dialog.
W oknie dialogowym kliknij ikonę Przybory przycisk po lewej stronie Zapisać przycisk. Zobaczysz kilka opcji, z których jedną jest Opcje ogólne. Po kliknięciu na to pojawi się małe okno z kilkoma opcjami.
Śmiało i sprawdź Zawsze twórz kopię zapasową pudełko. Kliknij przycisk OK, a teraz po zapisaniu pliku zostanie utworzony również plik kopii zapasowej programu Excel z rozszerzeniem .XLK. Pamiętaj, że za pierwszym razem pliki będą dokładnie takie same. Jeśli dokonasz edycji oryginalnego pliku, a następnie zapiszesz go ponownie, plik kopii zapasowej pozostanie niezmieniony (oryginalne dane). Jednak po trzecim zapisaniu plik kopii zapasowej zostanie zaktualizowany o informacje do drugiego zapisu.
Zasadniczo plik kopii zapasowej jest zawsze jedną wersją za bieżącą wersją. Jeśli więc wprowadziłeś kilka zmian, zapisałeś plik, a następnie chciałeś wrócić do wersji, która nie zawiera tych zmian, możesz po prostu otworzyć plik kopii zapasowej.
Plik jest zapisany w tej samej lokalizacji, co oryginalny plik i nie wydaje się, aby można to było zmienić. Ta funkcja nie zwiększa bezpieczeństwa dokumentu, ale w pewnych okolicznościach jest dobra.
Włączenie tych funkcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w programie Excel może, mam nadzieję, zaoszczędzić na utracie ważnych danych. Zawsze jest dobrym rozwiązaniem wykorzystanie pamięci w chmurze (takiej jak OneDrive) jako dodatkowej sieci bezpieczeństwa w przypadku awarii komputera. Jeśli masz jakieś pytania, możesz je skomentować. Cieszyć się!
