Niedługo wyjdzie z biura i trzeba będzie ustawić Nie funkcjonuje, Z dala lub Wakacje wiadomość w Outlooku? Można by pomyśleć, że byłoby to bardzo łatwe, ale niestety tak nie jest! Istnieją dwa sposoby tworzenia automatycznej odpowiedzi i zależy to od tego, czy Outlook jest samodzielny czy korzysta z Microsoft Exchange.
Jeśli jesteś w środowisku korporacyjnym, a program Outlook jest połączony z MS Exchange, ustawienie odpowiedzi nieobecności jest w rzeczywistości bardzo łatwe. Najpierw przejrzyjmy tę metodę, a następnie omówimy, jak to zrobić, jeśli nie korzystasz z Exchange.
W pakiecie Office 2007 i wcześniejszych przejdź do Przybory i kliknij Asystent Out of Office. Zauważ, że powinno to być tam automatycznie w Outlook 2003 i Outlook 2007 podczas korzystania z Exchange. Jeśli nie widzisz tej opcji, nie korzystasz z Exchange.
W Office 2010 i Office 2013 musisz kliknąć przycisk Plik kartę, a następnie Informacje a zobaczysz przycisk o nazwie Automatyczne odpowiedzi (poza biurem).
W pakiecie Office 2007 i wcześniejszych kliknij przycisk Aktualnie jestem poza biurem przycisk radiowy i wpisz wiadomość w polu Automatyczna odpowiedź pudełko.
Pójdź naprzód i wpisz datę, w której będziesz poza domem, a także podaj wszelkie dane kontaktowe w razie nagłego wypadku itp. Jeśli klikniesz OK, wszyscy otrzymają tę wiadomość, dopóki nie powrócisz do tego okna i nie zmienisz go na Jestem obecnie w biurze.
Możesz także dodać reguły do wiadomości przychodzących, gdy jesteś poza biurem, klikając Dodaj regułę. Jest to przydatne, jeśli chcesz wykonywać określone działania na wiadomościach e-mail pochodzących od różnych osób. Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od klienta, możesz przesłać ją na swój telefon lub odpowiedzieć przy użyciu innego szablonu wiadomości e-mail niż ten, który został użyty dla pracowników wewnętrznych. Jeśli nie wiesz, jak korzystać z reguł, przeczytaj mój poprzedni post na temat tworzenia reguł programu Outlook.
W programach Outlook 2010 i 2013 jest nieco inaczej. Po kliknięciu Automatyczne odpowiedzi, pojawi się wyskakujące okno dialogowe, takie jak pokazane poniżej.
Wybierz Wysyłaj automatyczne odpowiedzi i następnie sprawdź Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym box, jeśli znasz dokładne daty, których będziesz nieobecny. Jeśli pozostawisz to pole niezaznaczone, po prostu pozostawi automatyczną odpowiedź do momentu ręcznego przyjścia i wybrania Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi.
W tej wersji jest też fajnie, że możesz mieć osobną konfigurację automatycznej odpowiedzi dla osób wewnątrz i osób spoza organizacji. Ponownie, podobnie jak w starszych wersjach pakietu Office, kliknij Reguły jeśli chcesz dodać wyjątki do automatycznej odpowiedzi.
To świetnie, jeśli masz program Outlook z Exchange, ale co jeśli nie masz do niego dostępu Asystent Out of Office lub Automatyczne odpowiedzi? Cóż, jest sposób, w jaki można EMULOWAĆ asystenta biura poza biurem, tworząc regułę automatycznej odpowiedzi wraz z szablonem poza biurem. Oto kroki poniżej.
Krok 1: Najpierw utwórz nową wiadomość w Outlooku, tak jakbyś napisał do kogoś e-mail. Nie wkładaj niczego do pudeł TO lub CC. Wpisz wiadomość e-mail z dala i wpisz również temat.
Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office lub Plik w nowszych wersjach pakietu Office i wybierz Zapisz jako. W polu listy Zapisz jako typ wybierz Szablon Outlooka. Wpisz nazwę, taką jak Out Of Office Odpowiedz w Nazwa pliku i kliknij Zapisać.
Krok 2: Teraz wszystko, co musimy zrobić, to stworzyć regułę i powiedzieć programowi Outlook, aby używał nowo utworzonego szablonu wiadomości e-mail. W przypadku pakietu Office 2007 kliknij przycisk Przybory menu i przejdź do Reguły i alerty.
W Office 2010 i 2013 kliknij przycisk Dom kartę, a następnie kliknij Reguły a następnie kliknij Zarządzaj regułami i alertami.
Kliknij Nowa zasada pod Reguły e-mail utworzyć nową regułę programu Outlook.
W ramach sekcji Zacznij od pustej reguły, śmiało i kliknij Sprawdź wiadomości, gdy dotrą na miejsce w starszych wersjach pakietu Office lub Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomoście w nowszych wersjach pakietu Office, a następnie kliknij Kolejny.
Następnie musisz wybrać warunki, jeśli chcesz, które chcesz sprawdzić. W przypadku odpowiedzi automatycznych poza biurem zwykle nie sprawdzam niczego, ponieważ chcę, aby dotyczyła każdego otrzymanego e-maila.
Kliknij Dalej, a następnie poniżej działania, zaznacz pole z napisem "Odpowiedz, używając określonego szablonu", A następnie w drugim polu tekstowym na dole kliknij łącze, które mówi konkretna temppóźno.
Teraz wybierz szablon, który wcześniej utworzyłeś z listy szablonów. Jeśli nie widzisz swojego szablonu, kliknij przycisk Zaglądać pole kombi i wybierz Użyj szablonów w systemie plików.
Kliknij otwarty a następnie kliknij koniec. Teraz, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana przy użyciu szablonu automatycznej odpowiedzi. Program Outlook zapamiętuje także, do kogo wysyła wiadomości, i przesyła je tylko raz na każdy adres e-mail.
Aby go wyłączyć, musisz powrócić do reguł i alertów i odznacz pole obok reguły. Musisz również upewnić się, że Outlook jest otwarty na twoim komputerze, zanim odejdziesz, aby wysłać automatyczne odpowiedzi! Jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz. Cieszyć się!
