Jeśli korzystasz z programu Excel bardzo często, prawdopodobnie natkniesz się na sytuację, w której masz nazwę w pojedynczej komórce i musisz oddzielić nazwę na różne komórki. Jest to bardzo częsty problem w programie Excel i prawdopodobnie można wykonać wyszukiwanie w Google i pobrać 100 różnych makr napisanych przez różne osoby, aby zrobić to za Ciebie.
Jednak w tym poście pokażę ci, jak skonfigurować formułę, abyś mógł zrobić to sam i właściwie zrozumieć, co się dzieje. Jeśli korzystasz z Excela, dobrym pomysłem jest nauczenie się niektórych bardziej zaawansowanych funkcji, dzięki czemu możesz robić ciekawsze rzeczy dzięki swoim danym.
Jeśli nie lubisz formuł i chcesz szybszego rozwiązania, przewiń w dół do Tekst do kolumn Sekcja, która uczy, jak korzystać z funkcji programu Excel, aby zrobić to samo. Ponadto lepiej użyć funkcji tekstu do kolumn, jeśli w komórce znajdują się więcej niż dwa elementy, które należy oddzielić. Na przykład, jeśli jedna kolumna ma 6 pól połączonych ze sobą, wówczas użycie poniższych formuł stanie się naprawdę kłopotliwe i skomplikowane.
Aby rozpocząć, zobaczmy, jak nazwy są zwykle przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Najczęściej spotykane są dwa sposoby, które widziałem Imię nazwisko za pomocą tylko spacji i nazwisko, Imię z przecinkiem oddzielającym dwa. Ilekroć widziałem środkowy inicjał, zwykle Imię midinitial nazwisko jak poniżej:
Używając prostych formuł i łącząc kilka ze sobą, możesz łatwo oddzielić imię, nazwisko i środkowy inicjał w oddzielnych komórkach w Excelu. Zacznijmy od wyodrębnienia pierwszej części nazwy. W moim przypadku użyjemy dwóch funkcji: lewej i wyszukiwania. Logicznie, oto co musimy zrobić:
Przeszukaj tekst w komórce w poszukiwaniu spacji lub przecinka, znajdź pozycję, a następnie usuń wszystkie litery po lewej stronie tej pozycji.
Oto prosta formuła, która poprawnie wykonuje zadanie: = LEWO (NN, SEARCH ("", NN) - 1), gdzie NN to komórka, która ma w niej zapisaną nazwę. Wartość -1 służy do usunięcia dodatkowego spacji lub przecinka na końcu łańcucha.
Jak widać, zaczynamy od lewej funkcji, która przyjmuje dwa argumenty: ciąg znaków i liczbę znaków, które chcemy pobrać od początku łańcucha. W pierwszym przypadku szukamy miejsca, używając podwójnych cudzysłowów i wstawiając spację. W drugim przypadku szukamy przecinka zamiast spacji. Jaki jest więc wynik trzech opisanych przeze mnie scenariuszy?
Otrzymaliśmy imię z wiersza 3, nazwisko z wiersza 5 i imię z wiersza 7. Świetnie! W zależności od tego, jak przechowywane są twoje dane, teraz wyodrębniasz imię lub nazwisko. Teraz kolejna część. Oto, co musimy teraz zrobić logicznie:
- Wyszukaj tekst w komórce, aby znaleźć spację lub przecinek, znajdź pozycję, a następnie odejmij pozycję od całkowitej długości napisu. Oto jak wyglądałaby formuła:
= PRAWO (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))
Teraz używamy właściwej funkcji. Przyjmuje to również dwa argumenty: ciąg znaków i liczbę znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od końca napisu idącego w lewo. Tak więc chcemy długości łańcucha minus położenie spacji lub przecinka. To da nam wszystko na prawo od pierwszej przestrzeni lub przecinka.
Świetnie, teraz mamy drugą część nazwy! W pierwszych dwóch przypadkach prawie skończyłeś, ale jeśli w nazwie znajduje się środkowy inicjał, możesz zobaczyć, że wynik nadal zawiera nazwisko ze środkowym inicjałem. Jak więc zdobyć nazwisko i pozbyć się środkowego inicjału? Łatwy! Po prostu uruchom ponownie tę samą formułę, której użyliśmy do uzyskania drugiej części nazwy.
Więc robimy kolejne prawo i tym razem stosujemy wzór na połączonej środkowej początkowej i ostatniej komórce nazwiska. Znajdzie miejsce po środkowym początkowym, a następnie przyjmie długość minus pozycja liczby spacji od końca napisu.
Więc masz to! Teraz podzieliłeś imię i nazwisko na osobne kolumny, używając kilku prostych formuł w Excelu! Oczywiście, nie każdy będzie miał sformatowany tekst w ten sposób, ale możesz go łatwo edytować zgodnie ze swoimi potrzebami.
Istnieje również inny prosty sposób na oddzielenie złożonego tekstu w oddzielne kolumny w programie Excel. Jest to polecany dzwonek Tekst do kolumn i działa bardzo dobrze. Jest także o wiele bardziej wydajne, jeśli masz kolumnę zawierającą więcej niż dwie części danych.
Na przykład poniżej mam dane, w których jeden wiersz zawiera 4 części danych, a drugi wiersz zawiera 5 danych. Chciałbym podzielić to na odpowiednio 4 kolumny i 5 kolumn. Jak widać, próba użycia powyższych formuł byłaby niepraktyczna.
W programie Excel najpierw wybierz kolumnę, którą chcesz rozdzielić. Następnie kliknij i kliknij Dane kartę, a następnie kliknij Tekst do kolumn.
Spowoduje to wyświetlenie kreatora Text to Columns. W kroku 1 można wybrać, czy pole ma być rozdzielone, czy stała. W naszym przypadku wybierzemy Rozgraniczone.
Na następnym ekranie wybierasz ogranicznik. Możesz wybrać kartę, średnik, przecinek, spację lub wpisać niestandardową.
Na koniec wybierasz format danych dla kolumny. Normalnie Generał będzie działać dobrze dla większości typów danych. Jeśli masz coś konkretnego, jak daty, wybierz ten format.
Kliknij koniec i obserwuj, jak twoje dane są magicznie podzielone na kolumny. Jak widać, jeden rząd zamienił się w pięć kolumn, a drugi w cztery kolumny. Funkcja Tekst na kolumny jest bardzo potężna i może znacznie ułatwić życie.
Jeśli masz problemy z oddzieleniem nazw w formacie, który mam powyżej, dodaj komentarz do swoich danych, a postaram się pomóc. Cieszyć się!
