Jeśli jesteś przyzwyczajony do używania starszych wersji programu Excel, warunkowe opcje formatowania w programach Excel 2007, 2010 i 2013 zadziwią Cię. Dlaczego więc chcesz zawracać sobie głowę używaniem formatowania warunkowego? Oto kilka powodów, dla których uwielbiam korzystać z tej funkcji programu Excel:
1. Aby twoje dane były bardziej atrakcyjne wizualnie.
2. Aby twoje arkusze kalkulacyjne były łatwiejsze do zrozumienia na pierwszy rzut oka.
3. Aby zidentyfikować pewne typy liczb, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów.
4. Aby pomóc w wyciągnięciu wniosków z danych.
5. Aby wizualnie wyświetlić użytkownikowi, co jest "dobre" lub "złe" za pomocą zieleni i czerwieni.
Teraz możesz używać formatowania warunkowego do formatowania każdej komórki w zakresie na podstawie własnych kryteriów (i istnieje wiele opcji formatowania do wyboru). Na przykład, jeśli masz arkusz zysków i chcesz zakodować kod, wszystkie zyski większe niż 200 $ jako zielone, a wszystkie zyski poniżej 200 $ jako żółte i wszystkie straty jako czerwone, możesz użyć formatowania warunkowego, aby szybko wykonać całą pracę za ciebie .
Formatowanie warunkowe umożliwia szybkie i łatwe formatowanie znacznych ilości danych - przy jednoczesnym zachowaniu możliwości rozróżniania różnych typów danych. Możesz utworzyć reguły dla opcji formatowania, które pozwolą ci automatycznie sformatować program Microsoft Excel. Naprawdę musisz tylko wykonać trzy proste kroki.
Krok 1: Wybierz komórki, które chcesz sformatować.
Krok 2: Kliknij Formatowanie warunkowe w menu Home, sekcja Style.
Krok 3: Wybierz zasady. Tam są Podświetl Zasady komórek i Top / Bottom Rules u góry, które pozwalają ci porównywać wartości. W tym przykładzie narzuciliśmy trzy zasady. Po pierwsze, każda wartość większa niż 200 $ była zielona.
Warto zauważyć, że do porównywania zbioru danych z innym zestawem danych można również wykorzystać tylko sekcję reguł wyróżnionych komórek. Cała reszta po prostu użyje jednego zestawu danych, który zaznaczyłeś i porówna wartości względem siebie. Na przykład, kiedy używam zasady Większego Niższego, mogę porównać wartości od A1 do A20 z konkretną liczbą lub mogę porównać A1 do A20 z B1 do B20.
Ta sama logika została zastosowana do drugiej i trzeciej reguły. Druga zasada polegała na tym, że wszystko pomiędzy 0 a 200 USD zostało sformatowane na żółto. Trzecią zasadą było to, że wszystko poniżej 0 USD zostało sformatowane na czerwono. Oto, jak wygląda część gotowego arkusza kalkulacyjnego.
Jeśli nie lubisz tych opcji formatowania, program Excel ma wiele różnych nowych opcji formatowania warunkowego, z których można korzystać. Na przykład możesz wstawiać ikony, takie jak kolorowe strzałki (Zestawy ikon), wykresy słupkowe jak w drugim przykładzie (Paski danych), lub nawet zakres automatycznie wybranych kolorów, jak w ostatnim przykładzie (Skale kolorów). Te trzy opcje porównują tylko wartości z tego samego zestawu danych. Jeśli wybierzesz od A1 do A20, porównasz te wartości tylko ze sobą.
Jeśli później zdecydujesz, że nie chcesz, aby twoje komórki były warunkowo sformatowane, wszystko, co musisz zrobić, to wyczyścić formatowanie. Aby to zrobić, wybierz przycisk Formatowanie warunkowe i wybierz Wyczyść zasady. Następnie wybierz, czy chcesz wyczyścić reguły tylko z wybranych komórek, czy z całego arkusza roboczego.
Ponadto, jeśli utworzyłeś kilka reguł, możesz zapomnieć, jakie zasady zastosowałeś do komórek. Ponieważ możesz zastosować wiele reguł do tego samego zestawu komórek, może to być bardzo mylące, szczególnie jeśli ktoś inny utworzył arkusz kalkulacyjny. Aby zobaczyć wszystkie reguły, kliknij przycisk Formatowanie warunkowe, a następnie kliknij Zarządzaj regułami.
Jeśli do tego samego zakresu komórek zastosowano więcej niż jedną regułę, reguły są oceniane w kolejności od wyższego pierwszeństwa do niższego pierwszeństwa. Domyślnie nowa dodana reguła ma wyższy priorytet. Możesz to zmienić, klikając regułę, a następnie używając przycisków strzałek w górę iw dół, aby zmienić kolejność. Możesz też kliknąć menu na samej górze i zobaczyć reguły tylko dla bieżącego wyboru lub dla każdego arkusza w skoroszycie.
Istnieje również pole wyboru o nazwie Stop If True, którego nie będę tu szczegółowo omawiał, ponieważ jest dość skomplikowany. Możesz jednak przeczytać ten post firmy Microsoft, który wyjaśnia to szczegółowo.
Prawie wszystko jest takie samo w programie Excel 2010, jeśli chodzi o formatowanie warunkowe, które było zawarte w programie Excel 2007. Istnieje jednak jedna nowa funkcja, która naprawdę zwiększa jego moc.
Wcześniej wspominałem, że Podświetl Zasady komórek sekcja umożliwia porównanie jednego zestawu danych z innym zestawem danych w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. W 2010 r. Można teraz odwoływać się do innego arkusza roboczego w tym samym skoroszycie. Jeśli spróbujesz to zrobić w programie Excel 2007, pozwoli ci wybrać dane z innego arkusza, ale da ci komunikat o błędzie, gdy spróbujesz kliknąć OK na końcu.
W programie Excel 2010 możesz teraz to zrobić, ale jest to nieco skomplikowane, dlatego opiszę to krok po kroku. Powiedzmy, że mam dwa arkusze robocze i na każdym arkuszu mam dane z B2 do B12 dla czegoś takiego jak zysk. Jeśli chcę zobaczyć, które wartości z B2 do B12 z arkusza 1 są większe niż wartości B2 do B12 z arkusza 2, najpierw wybrałbym wartości B2 do B12 na arkuszu 1, a następnie kliknięcie Świetny niż w obszarze Wyróżnij zasady komórek.
Teraz kliknij przycisk odwołania do komórki, który pokazałem powyżej. Pole zmieni się, a kursor zmieni się w biały krzyż. Teraz przejdź do arkusza 2 i wybierzTYLKO komórka B2. Robić NIE wybierz cały zakres od B2 do B12.
Zobaczysz, że pole ma teraz wartość = Arkusz2! $ B 2 USD. Będziemy musieli to zmienić = Arkusz2! $ B2. Zasadniczo, po prostu pozbyć się $ która pojawia się przed 2. To spowoduje, że kolumna będzie stała, ale pozwoli na automatyczną zmianę numeru wiersza. Z dowolnego powodu nie pozwoli ci tylko wybrać cały zakres.
Kliknij ponownie przycisk odwołania do komórki, a następnie kliknij OK. Teraz wartości na arkuszu 1, które są większe niż arkusz 2, zostaną sformatowane zgodnie z wybranymi opcjami formatowania.
Mam nadzieję, że wszystko ma sens! Patrząc na Excel 2013, nie ma żadnych nowych funkcji, jeśli chodzi o formatowanie warunkowe. Jako ostatnia wskazówka, jeśli uważasz, że domyślne reguły nie pasują do tego, co próbujesz osiągnąć, możesz kliknąćNowa zasada opcję i zacznij od zera. W tworzeniu nowej reguły można zastosować formułę do określenia komórek do sformatowania, co jest bardzo skuteczne.
Mimo że formatowanie warunkowe wydaje się stosunkowo łatwe i proste, może stać się dość skomplikowane w zależności od danych i potrzeb użytkownika. Jeśli masz jakieś pytania, napisz komentarz. Cieszyć się!
