W tym poście przyjrzymy się, jak lepiej zarządzać pocztą z programu Outlook, ponieważ poczta przychodząca jest automatycznie przenoszona do oddzielnych folderów. Jeśli codziennie otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, może to zaoszczędzić sporo czasu. Zamiast spędzać godzinę raz w tygodniu przesyłając e-maile ze skrzynki odbiorczej do skategoryzowanych folderów, zasady e-mailowe pomogą zautomatyzować organizację skrzynki odbiorczej. Jest to bardzo podobne do używania etykiet i filtrów w Gmailu.
Reguły wiadomości e-mail mogą wydawać się skomplikowane i mogą się zdarzyć, jeśli naprawdę chcesz wykonać skomplikowane sortowanie, ale jeśli chcesz po prostu automatycznie przenieść wiadomości robocze do folderu Praca, to jest to bułka z masłem.
Aby reguły były użyteczne, najpierw powinieneś utworzyć kilka folderów pod Skrzynką odbiorczą, aby skategoryzować pocztę e-mail, na przykład Projekty, Praca, Rodzina itp. Możesz utworzyć foldery, klikając prawym przyciskiem myszy W pudełku lub dowolny folder i wybór Nowy folder. Poniższa procedura działa w programach Outlook 2010, 2013 i 2016.
Teraz, aby rozpocząć, otwórz program Outlook, kliknij przycisk Plik tab, a zobaczysz Zarządzaj regułami i alertami przycisk w kierunku dołu.
Pojawi się główne okno Reguły i alerty i domyślnie możesz zobaczyć jedną regułę już utworzoną w zależności od twojej wersji Outlooka.
Stąd klikniesz Nowa zasada , aby rozpocząć korzystanie z pierwszej reguły e-mail programu Outlook. Pojawi się okno dialogowe Kreatora reguł i wyświetli kilka typowych szablonów reguł. Są to najpopularniejsze i prawdopodobnie wszystkie, których będziesz potrzebować. Najczęstszą regułą jest pierwsza wymieniona "Przenieś wiadomości od kogoś do folderu". Śmiało i wybierz go, a następnie kliknij Dalej.
Zauważysz, że dolna lista, która nazywa się "Krok 2:", pozostaje u dołu z podkreślonym tekstem. W rzeczywistości, wszyscy musisz zrobić, aby ustawić regułę, kliknij hiperłącza dla ludzie lub grupa publiczna i określony aby wybrać adres e-mail i adres e-mail. Następnie możesz kliknąć koniec i jesteś skończony. Jeśli jednak chcesz, aby reguła była bardziej skomplikowana, kliknięcie przycisku Dalej da ci znacznie więcej opcji:
Podczas sprawdzania różnych warunków w górnej liście, opis reguły na dole będzie również zawierać więcej hiperłączy. Można nawet tworzyć reguły, które szukają określonych słów w treści wiadomości e-mail, a następnie wykonywać działania na tych wiadomościach e-mail. Kolejnym zadaniem jest kliknięcie każdego hiperłącza i wybranie powiązanych wartości, takich jak adresy e-mail, foldery itd. W powyższym przykładzie będziesz chciał kliknąć ludzie lub grupa publiczna i wybierz adres e-mail.
Następnie kliknij słowo określony i przejdź do folderu, do którego chcesz przenieść wiadomość e-mail lub kliknij Nowy i pod nowym folderem zostanie utworzony nowy folder.
Teraz zobaczysz zaktualizowaną dolną część z rzeczywistymi wartościami dla reguły.
Po kliknięciu przycisku Dalej można ustawić więcej akcji dla reguły. Zwykle możesz zostawić to samo, jeśli jest to prosta reguła, ale jeśli chcesz wykonać inne czynności, takie jak odtwarzanie dźwięku, prześlij e-mail, utwórz jego kopię, wydrukuj wiadomość e-mail, uruchom inny program, uruchom skrypt itp. możesz to wszystko zrobić na tym ekranie.
Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej, a zostaniesz przeniesiony do okna Wyjątki, w którym możesz wybrać warunki, w których nie chcesz przetwarzać tej reguły. Jeśli nie masz kilku unikatowych przypadków, możesz zostawić puste, co jest domyślne.
Kliknij Dalej, a my w końcu dotarliśmy do końca kreatora reguł! Nazwij regułę taką jak "Przenieś e-mail znajomego", aby wiedzieć, co robi, gdy spojrzysz na nią później. Jeśli masz już e-maile w swojej skrzynce odbiorczej, które pasują do nowej reguły, zaznacz to pole "Uruchom tę regułę na wiadomościach już w Inbox". Możesz zostawić wszystko inne jako domyślne i kliknąć Zakończ.
Teraz możesz tworzyć reguły dla ludzi, biuletynów, wyciągów z kart bankowych / kredytowych i wszystkiego, co możesz wymyślić, aby zacząć efektywniej zarządzać pocztą Outlook!
