Zwykle nie można "cofnąć" e-maila wysłanego przez pomyłkę. Niektórzy klienci poczty e-mail mają funkcje cofania, takie jak funkcja "Przypomnij" w programie Microsoft Outlook, ale nie będą działać przez większość czasu.
Wysyłając e-maile, nie klikaj przycisku Wyślij, dopóki nie masz absolutnej pewności, że chcesz wysłać wiadomość e-mail. Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość, której nie wysłałeś, czy tylko żenująca literówka, zwykle nie możesz jej odzyskać.
Wiadomość e-mail nie jest jak komentarz do strony internetowej, którą możesz usunąć lub edytować później, ponieważ jest przechowywana w jednym miejscu, które umożliwia edycję - na tej stronie. Podczas wysyłania wiadomości e-mail klient poczty e-mail wysyła kopię wiadomości e-mail do wszystkich osób, z którymi wysyłasz wiadomość e-mail. Ich serwer poczty e-mail otrzymuje go i pokazuje go w swoim kliencie poczty e-mail.
Nie ma możliwości powrotu i cofnięcia e-maila, który został już wysłany. Kopia znajduje się na czyimś serwerze pocztowym, całkowicie poza twoją kontrolą.
Program Microsoft Outlook zawiera funkcję "Przypomnienie", która umożliwia w niektórych przypadkach wywoływanie wiadomości e-mail. Inni klienci poczty e-mail - w tym Gmail z funkcją "Cofnij wysłanie" - pozwalają również na "cofnięcie" e-maila, który już wysłałeś, ale ta funkcja jest po prostu sztuczna.
Program Microsoft Outlook pozwala tylko na przywoływanie lub wycofywanie wiadomości w ograniczonych okolicznościach. Musisz używać systemu pocztowego Microsoft Exchange i musisz znajdować się na tym samym serwerze Exchange, co adresat. Ta funkcja może działać, gdy wysyłasz wiadomości e-mail do współpracowników, ale nie możesz ich używać, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do osoby z domowym kontem e-mail lub wysyłając wiadomości e-mail na adresy spoza organizacji.
Funkcja przywoływania programu Outlook działa, wysyłając wiadomość do skrzynki odbiorczej drugiej osoby. Wiadomość prosi klienta poczty e-mail o usunięcie e-maila, który właśnie wysłałeś. Domyślnie program Outlook usunie wiadomość e-mail, jeśli jeszcze jej nie przeczytała. Jednak użytkownik może wyłączyć tę funkcję, aby program Outlook zignorował te żądania. Funkcja Przypomnijmy jest po prostu przyjemnym pytaniem, czy ich klient poczty e-mail wyświadczyłby Ci przysługę z usunięcia wiadomości e-mail, którą już wysłałeś.
Jeśli dana osoba przeczytała już twoją wiadomość, twoja wiadomość nie zostanie usunięta, ale odbiorca zostanie poinformowany, że chcesz usunąć wiadomość. Jeśli wyślesz szczególnie kłopotliwy e-mail, zarówno e-mail, jak i prośba o jego usunięcie mogą być widoczne w skrzynce odbiorczej osoby. Jeśli oryginalny e-mail zawiera zabawną literówkę lub błąd, prośba o jej usunięcie może sprawić, że sytuacja będzie jeszcze bardziej zabawna.
Funkcja ta może być przydatna do usuwania wiadomości z literówek lub innych błędów i wysyłania wraz z zaktualizowaną kopią, redukując bałagan w skrzynkach pocztowych współpracowników, ale nie można na nim polegać, aby wycofać wiadomości e-mail, które nigdy nie zostały wysłane.
Niektórzy klienci poczty mogą dać ci możliwość "cofnięcia" po wysłaniu e-maila - być może właśnie zauważyłeś literówkę lub inną żenującą pomyłkę, lub możesz wysłać wiadomość e-mail w jednej chwili z pasją, a teraz żałujesz języka ty wybierz.
Nie działa to przez wycofanie wysłanej wiadomości e-mail, ale przez dodanie opóźnienia, zanim klient poczty e-mail faktycznie wyśle wiadomość.
Na przykład, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, możesz otworzyć ustawienia Gmaila, kliknąć Laboratorium i włączyć funkcję laboratorium "Cofnij wysyłanie". To da ci kilka sekund po wysłaniu e-maila, dzięki czemu możesz kliknąć Cofnij, aby zatrzymać wysyłanie e-maila. Gmail czeka tylko kilka dodatkowych sekund po kliknięciu przycisku Wyślij, dając trochę czasu na zmianę zdania.
Inni klienci poczty e-mail mogą mieć funkcje, które mogą działać w podobny sposób. Na przykład możesz odznaczyć opcję "Wyślij natychmiast po podłączeniu" w sekcji Zaawansowane na ekranie Opcje programu Outlook. Może to dać ci kilka minut na "cofnięcie" wiadomości przez anulowanie operacji wysyłania wychodzącego przed następną operacją wysyłania / odbierania, kiedy wiadomość zostanie wysłana.
Outlook i Gmail mogą mieć funkcje, które starają się zapewnić ci dodatkowy spokój, ale nie dajcie się zwieść. Nie działają perfekcyjnie - nawet w przypadku Gmaila, jeśli jesteś spóźniony, e-mail zniknie i nie będziesz mógł go odzyskać. Wysyłając wiadomość e-mail, zatrzymaj się przed kliknięciem przycisku Wyślij i upewnij się, że jesteś gotów na wysłanie tej wiadomości e-mail.
