Program Outlook umożliwia tworzenie i dostosowywanie widoków folderów na wiele sposobów, takich jak dodawanie i usuwanie kolumn lub grupowanie i sortowanie wiadomości. Można również zastosować reguły, aby wiadomości wyświetlane w programie Outlook były wyświetlane na różne sposoby w oparciu o ich właściwości (takie jak nadawca, wiersz tematu lub znacznik czasu). To się nazywa formatowanie warunkowe. Rzućmy okiem na to, jak to działa.
Aktualizacja: Jeden z naszych czytelników zwrócił naszą uwagę na to, że formatowanie warunkowe jest dostępne tylko w wersji Outlook i Windowsnie wersja MacOS. Dzięki, Christy!
Aby rozpocząć konfigurowanie formatowania warunkowego, przejdź do Widok> Wyświetl ustawienia.
Dostęp do ustawień widoku zaawansowanego można również uzyskać, klikając prawym przyciskiem myszy nagłówek folderu i wybierając polecenie "Wyświetl ustawienia".
Okno Zaawansowane ustawienia widoku pozwala dostosować widok folderów. Kliknij przycisk "Formatowanie warunkowe".
Spowoduje to przejście do okna Formatowanie warunkowe, które będzie używane do konfigurowania różnych reguł formatowania wiadomości.
Elementy wyświetlane na liście "Reguły dla tego widoku" są domyślnymi regułami pochodzącymi z niezindywidualizowanego widoku folderów. Na przykład możesz zobaczyć, że "Nieprzeczytane wiadomości" są wyświetlane pogrubioną, niebieską czcionką Segoe UI o wielkości 11 punktów.
"Zasady" to warunki, które musi spełniać wiadomość, aby program Outlook zastosował formatowanie. Na przykład w regułach domyślnych reguła "Nieprzeczytane wiadomości" jest aktywowana, gdy wiadomość jest oznaczona jako nieprzeczytana. Gdy ta reguła jest aktywowana, Outlook używa pogrubionej, niebieskiej, 11-punktowej czcionki Segoe UI do jej wyświetlania.
Outlook stosuje reguły w kolejności od góry listy. Reguły wyżej na liście mają pierwszeństwo przed regułami niższymi. Jak to działa w praktyce? Załóżmy, że masz dwie reguły, jedną na górze listy, która zmienia czcionkę na zieloną, i jedną niżej na liście, która zmienia czcionkę na czerwony. Jeśli wiadomość spełnia warunki obu reguł, czcionka zostanie zmieniona na kolor zielony, ponieważ ta reguła znajduje się wyżej na liście - reguła, która ustawia czcionkę na czerwony, jest ignorowana.
Za pomocą reguł domyślnych można zmienić tylko czcionkę. Nie możesz usunąć domyślnych reguł, przenieść kolejności dookoła ani zmienić warunków reguły. Możesz wyłączyć domyślne reguły, odznaczając je na liście "Reguły dla tego widoku".
W oknie Formatowanie warunkowe kliknij przycisk "Dodaj". Nowa reguła o nazwie "Bez tytułu" zostanie dodana do listy. Nadaj swojej regule nazwę, a następnie kliknij przycisk "Warunek".
Okno Filtruj pozwala określić warunki lub warunki, które poczta musi spełnić, aby zostać sformatowane.
Po prostu użyjemy tutaj prostego przykładu i będziemy szukać wiadomości wysłanych przez "Rob Woodgate" i zawierających słowo "Outlook" w polu Temat.
Aby to zrobić, najpierw kliknij przycisk "Od", który otwiera książkę adresową, i wybierz kontakt.
Następnie dodajemy "Outlook" do pola "Wyszukaj słowa", upewniając się, że opcja "Tylko przedmiot Temat" jest wybrana z listy rozwijanej "W". Kliknij "OK", kiedy skończysz.
Wróć do formatowania warunkowego, kliknij przycisk "Czcionka".
Zamierzamy sprawić, aby komunikaty, które pasują do ustawionego filtra, były wyświetlane w kolorze fioletowym i pogrubionym. Ustaw swój, jak chcesz, kliknij przycisk "OK", ponownie kliknij "OK", aby zamknąć okno Formatowanie warunkowe, a następnie jeszcze raz, aby zamknąć okno Ustawienia zaawansowanego widoku.
Zasady są stosowane natychmiast. Poniżej widać, że wiadomości spełniające nasze warunki są teraz odważne i purpurowe.
To tylko prosty przykład - możesz dodać wiele warunków, nawet bardzo skomplikowanych. W tym oknie filtra możesz przejść do zakładki "Więcej wyborów", aby zobaczyć kilka dodatkowych warunków, które możesz wybrać.
Tutaj możesz wybrać dopasowanie wiadomości, czy:
Przełącz się na zakładkę "Zaawansowane" i możesz tworzyć złożone warunki.
Karta Zaawansowane pozwala wybrać dowolne pole z dowolnego miejsca w Outlooku i wybrać warunek, który chcesz dopasować. Może to być całkiem proste, takie jak dopasowanie nadawcy do dokładnego adresu, ale masz wiele opcji do wyboru. Powiedzmy, że chcesz, aby Twoja reguła odpowiadała otrzymanym e-mailom. Kliknij przycisk "Pole", wskaż "Pola daty / czasu", a następnie kliknij opcję "Otrzymano".
Kliknij menu "Warunek", aby wybrać swój stan.
Wybory są znacznie większe, niż można się spodziewać:
Inne pola, które możesz wybrać, oferują podobną liczbę opcji.
Wybierz swój warunek, dodaj wartość i kliknij przycisk "Dodaj do listy".
Możesz dodać dowolną liczbę warunków do listy, jak chcesz.Aby dowiedzieć się, ile jest pól, zajrzyj do menu "Wszystkie pola pocztowe".
Menu "Wszystkie pola kontaktowe" zawiera ponad cztery kolumny opcji - tak wielu nie można było dopasować do sensownego zrzutu ekranu. Nie będziemy więc przechodzić przez wszystkie pola i warunki, ale teraz już wiesz, gdzie one są i jak z nich korzystać.
W regule można ustawić wiele warunków, aby uzyskać konkretne wyniki. Chcesz, aby wiadomości w Outlooku były wyświetlane czerwoną czcionką 16pt, jeśli pochodzą od określonego kontaktu, otrzymanego w ciągu ostatnich siedmiu dni, zawierają konkretne słowo w temacie, i dołączyć załącznik? Żaden problem.
Jeśli utworzyłeś regułę i już jej nie potrzebujesz, możesz ją łatwo usunąć. W oknie Formatowanie warunkowe wybierz regułę, którą chcesz usunąć, i kliknij przycisk "Usuń". Pamiętaj tylko, że możesz tylko usuwać utworzone przez siebie reguły, a nie wbudowane domyślne reguły Outlooka.
Możesz dodać dowolną liczbę warunków i mieć tyle reguł, ile chcesz. Jak pokazaliśmy wcześniej, po skonfigurowaniu reguł formatowania warunkowego zgodnie z oczekiwaniami możesz skopiować widok do innego folderu lub do wszystkich folderów, jeśli chcesz.
