Wyszukiwanie w Outlooku jest dość łatwe, ale po co zawracać sobie głowę powtarzaniem tych samych wyszukiwań, jeśli regularnie je wykonujesz? Foldery wyszukiwania niestandardowego umożliwiają zapisywanie niestandardowych wyszukiwań, dzięki czemu można do nich wrócić za pomocą jednego kliknięcia lub dwóch.
I choć kuszące jest po prostu myślenie o niestandardowych folderach wyszukiwania, takich jak zapisane wyszukiwanie, są one w rzeczywistości fajniejsze. Ponieważ są one automatycznie aktualizowane, w rzeczywistości działają bardziej jak foldery wirtualne - podobnie jak funkcja Etykiety w Gmailu, z wyjątkiem bardziej zaawansowanych. Chcesz mieć folder zawierający tylko nieprzeczytane wiadomości od określonej osoby i jeden lub więcej załączników? Nie ma problemu.
Przyjrzyjmy się, jak je skonfigurować.
Outlook ma już pewną liczbę predefiniowanych folderów wyszukiwania, z których możesz skorzystać. Nie można dalej dostosowywać żadnego z nich, ale warto na pierwszy rzut oka sprawdzić na wypadek, gdyby pokrywały one Twoje potrzeby.
Na początek znajdziesz foldery wyszukiwania u dołu listy folderów w pliku danych programu Outlook po lewej stronie okna. Każdy plik danych ma swój własny folder wyszukiwania, więc jeśli używasz programu Outlook do sprawdzania więcej niż jednego konta, możesz skonfigurować różne foldery wyszukiwania dla każdego z nich.
Nawet nie będziesz mógł wybrać folderu "Foldery wyszukiwania", dopóki nie utworzysz pierwszego folderu wyszukiwania. Aby utworzyć folder wyszukiwania, przejdź do zakładki "Folder" na Wstążce, a następnie kliknij przycisk "Nowy folder wyszukiwania".
Spowoduje to otwarcie okna Nowy folder wyszukiwania. Zobaczysz grupę predefiniowanych folderów wyszukiwania uporządkowanych w kategorie, takie jak Czytanie poczty, Poczta od osób i list oraz Organizowanie poczty. Większość folderów nie wymaga objaśnień, więc nie będziemy ich szczegółowo omawiać - wystarczy je przejrzeć.
Tutaj tworzymy nowy folder wyszukiwania, który pokazuje nieprzeczytaną pocztę. Jest to bardzo przydatny folder wyszukiwania, ponieważ zawiera całą nieprzeczytaną pocztę, bez względu na to, w którym folderze jest przechowywany. Wystarczy kliknąć folder wyszukiwania, który chcesz utworzyć, a następnie nacisnąć przycisk "OK".
Całkiem proste, prawda? Teraz rzućmy okiem na tworzenie własnych niestandardowych folderów wyszukiwania, które są o wiele potężniejsze.
Niestandardowe foldery wyszukiwania umożliwiają dodatkowe kryteria, które nie uwzględniają wstępnie zdefiniowanych folderów wyszukiwania - można przeszukiwać dowolne pole w dowolnym komunikacie programu Outlook. Co ważniejsze, można utworzyć niestandardowy folder wyszukiwania, który używa wielu kryteriów do wybierania wiadomości. Na przykład możesz wyświetlić tylko jedną wiadomość od niektórych osób i mieć określone słowa w temacie.
Aby utworzyć folder wyszukiwania, przejdź do zakładki "Folder" na Wstążce, a następnie kliknij przycisk "Nowy folder wyszukiwania".
W oknie Nowy folder wyszukiwania przewiń w dół na dół listy, wybierz opcję "Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania", a następnie kliknij przycisk "Wybierz", który się pojawi.
W oknie Niestandardowy folder wyszukiwania wpisz nazwę folderu.
Następnie ustaw kryteria wyszukiwania, więc naciśnij przycisk "Kryteria".
Okno Kryteria folderów wyszukiwania pozwala naprawdę dostosować wyszukiwanie i można wybrać dowolną liczbę dostępnych kryteriów.
Karta "Wiadomości" zawiera podstawowe kryteria pozwalające wyszukiwać określone słowa w temacie lub treści wiadomości, nadawcach i odbiorcach. Możesz również ograniczyć wyszukiwanie do wiadomości, w których jesteś jedyną osobą w wierszu "Do" lub w wierszu "Do" lub "DW" z innymi osobami.
Możesz nawet określić przedział czasu dla wiadomości na podstawie czasu, w którym zostały odebrane, wysłane, zmodyfikowane itd. Na przykład możesz wyświetlać tylko wiadomości otrzymane w ciągu ostatnich siedmiu dni.
Karta "Więcej wyborów" zapewnia jeszcze więcej kryteriów zawężania wyszukiwania. Możesz wyszukiwać według wiadomości w określonych kategoriach, tych, które są nieprzeczytane lub mają załączniki, według ważności wiadomości, tych oznaczonych flagą, a nawet według rzeczywistego rozmiaru wiadomości. Ta ostatnia może być pomocna przy znajdowaniu i usuwaniu dużych załączników.
Zakładka "Zaawansowane" pozwala dodawać kryteria na podstawie wszystkich pól, które może przechowywać obiekt Outlook. Jest ich mnóstwo, więc nie będziemy ich tutaj omawiać. Ale jeśli musisz przeszukać coś, czego nie znalazłeś w innych zakładkach, istnieje szansa, że znajdziesz je, klikając przycisk "Pole" i przeglądając menu.
Po zakończeniu ustawiania wszystkich kryteriów na tych trzech kartach kliknij przycisk "OK", aby powrócić do okna z niestandardowym folderem wyszukiwania. Jest jeszcze jedna rzecz, którą możesz skonfigurować tutaj, zanim skończysz.
Domyślnie utworzone wyszukiwanie niestandardowe będzie pobierane ze wszystkich folderów w pliku danych programu Outlook. Jeśli chcesz ograniczyć to do określonych folderów, kliknij przycisk "Przeglądaj".
W oknie Wybierz foldery zaznacz foldery, które chcesz uwzględnić w wyszukiwaniu, a następnie kliknij przycisk "OK".
A następnie z powrotem w głównym oknie Dostosuj, proszę ponownie kliknąć "OK".
Program Outlook tworzy niestandardowy folder wyszukiwania i dodaje go do widoku folderu.
Gdy już się z tego skorzystasz, funkcja niestandardowego folderu wyszukiwania jest dość potężna. Oto tylko kilka przykładów rzeczy, które można wykorzystać w folderach wyszukiwania:
I to tylko drapie powierzchnię. Jakie rodzaje folderów wyszukiwania tworzysz? Daj nam znać w komentarzach!
