Dzisiejsza lekcja Geek School rozszerzy naszą dyskusję na temat etykiet w Gmailu, aby uwzględnić filtry, a następnie przejść do śledzenia ważnych wiadomości e-mail z gwiazdami.
NAWIGACJA SZKOLNAEtykiety są świetne, ale można je znacznie efektywniej wykorzystać, dodając filtry, więc wiadomości przychodzące spełniające określone kryteria automatycznie mają etykietę lub etykiety. Pomaga to znacznie w organizacji i może znacznie zmniejszyć chaos w skrzynce odbiorczej.
Aby utworzyć nowy filtr, określimy opcje wyszukiwania w polu "Szukaj" i utworzymy filtr z wyszukiwania. Aby to zrobić, kliknij strzałkę w dół w polu "Szukaj".
Wprowadź kryteria wyszukiwania w polu opcji wyszukiwania. Możesz wyszukiwać wiadomości od określonej osoby lub całej domeny (@ example.com), z pewnymi słowami w temacie, a także z innymi warunkami.
Aby utworzyć filtr na podstawie tego wyszukiwania, kliknij link "Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem".
Wyświetlane są opcje filtrowania. Zaznacz pola wyboru, które wskazują, co chcesz zrobić z wiadomościami pasującymi do kryteriów wyszukiwania.
Na przykład, zdecydowaliśmy, aby zawsze oznaczać wiadomości przychodzące z określonego adresu e-mail etykietą "HTG School" i zawsze oznaczać te wiadomości jako "ważne". Postanowiliśmy również zastosować filtr do wszystkich istniejących wiadomości e-mail od tej osoby.
UWAGA: Jeśli chcesz, aby Twoje etykiety zachowywały się jak foldery, możesz wybrać opcję "Pomiń skrzynkę odbiorczą (Archiwizuj)", aby automatycznie przenosić wiadomości e-mail do etykiet po ich otrzymaniu. Dzięki temu Twoje wiadomości e-mail są bardziej uporządkowane, ale możesz stracić ważną wiadomość, ponieważ nie pojawi się ona automatycznie w skrzynce odbiorczej.
Po określeniu kryteriów filtru kliknij "Utwórz filtr".
UWAGA: Jeśli wybierzesz przekazanie wiadomości jako działania w filtrze, wpłynie to tylko na nowe wiadomości. Wszelkie istniejące wiadomości, których dotyczy filtr, nie zostaną przekazane dalej.
Zostanie wyświetlony komunikat informujący o utworzeniu filtru. Zauważ, że na tym obrazku wszystkie wiadomości od tej osoby są oznaczone etykietą "HTG School".
Wiadomości zostały również oznaczone jako ważne automatycznie (ikony znaczników po lewej stronie nadawców są wypełniane kolorem żółtym).
Możesz również utworzyć filtr w "Ustawieniach".
Wejdź na ekran "Ustawienia" zgodnie z wcześniejszym opisem i kliknij link "Filtry" u góry.
Kliknij link "Utwórz nowy filtr".
Określ kryteria wyszukiwania i filtrowania w taki sam sposób, jak w poprzedniej metodzie, a następnie kliknij "Utwórz filtr" w oknie dialogowym opcji filtru.
Zamiast wrócić do skrzynki odbiorczej, powrócisz do ekranu "Filtry" i pojawi się nowy filtr. Możesz edytować, usuwać lub wybierać do eksportu (filtry eksportu zostaną omówione w dalszej części tej lekcji).
Kliknij etykietę "Odebrane", aby wrócić do skrzynki odbiorczej.
Możesz również utworzyć filtr na podstawie istniejącej wiadomości. Aby to zrobić, wybierz wiadomość na liście wiadomości lub w etykiecie.
Kliknij przycisk akcji "Więcej" i wybierz "Filtruj wiadomości jak te" z rozwijanego menu.
Zauważ, że pole "Od" w oknie dialogowym "Filtr" jest wypełniane automatycznie. Wprowadź dowolne inne kryteria filtrowania i kliknij "Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem".
Określ kryteria filtru, wybierając opcje filtrowania w następnym oknie dialogowym, jak opisano wcześniej.
UWAGA: Tej metody można użyć do skonfigurowania filtrów w celu automatycznego usuwania niechcianych wiadomości e-mail w miarę ich odbierania.
Możesz użyć jednego filtra do zarządzania wiadomościami z wielu różnych adresów e-mail. Na przykład możemy określić etykietowanie wiadomości od wielu osób etykietą "HTG School". Aby to zrobić, otwórz okno dialogowe opcji wyszukiwania, używając strzałki w dół w polu "Szukaj".
Dodaj każdy adres e-mail w polu "Od", oddzielając go słowem "LUB" i kliknij "Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem".
Aby zastosować tę samą etykietę do wiadomości z jednego z tych adresów e-mail, zaznacz pole wyboru "Zastosuj etykietę" i wybierz żądaną etykietę z rozwijanej listy. Zastosuj wszelkie inne działania dla tego filtra i kliknij "Utwórz filtr".
UWAGA: Pamiętaj, aby zaznaczyć pole wyboru "Zastosuj filtr do pasujących rozmów", jeśli chcesz zastosować ten filtr do wiadomości, które już otrzymałeś z tych dwóch adresów e-mail.
Teraz, gdy nauczyłeś się już konfigurować filtry, prawdopodobnie stworzyłeś bardzo przydatne filtry, które możesz chcieć wykorzystać na innych kontach Gmail. Możesz eksportować filtry z jednego konta i importować je do innego.
Aby wyeksportować filtr, najpierw wejdź do ekranu "Filtry" na ekranie "Ustawienia" (używając przycisku "Ustawienia" biegów). Następnie wybierz filtr, który chcesz wyeksportować z listy i kliknij "Eksportuj".
UWAGA: Możesz wybrać wiele filtrów do eksportu na raz.
W oknie dialogowym "Zapisz jako" przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać filtr. Filtr jest zapisywany jako plik XML z domyślną nazwą, którą możesz zmienić, jeśli chcesz, pamiętaj, aby pozostawić rozszerzenie jako .xml i kliknąć "Zapisz".
Teraz masz plik, który możesz skopiować, przenieść na inny komputer, udostępnić znajomym lub zaimportować na inne konto Gmail.
Aby zaimportować filtr do konta Gmail, przejdź do "Filtry" na ekranie "Ustawienia" i kliknij link "Importuj filtry".
W sekcji "Importuj filtry" kliknij "Wybierz plik".
UWAGA: Jeśli zmienisz zdanie na temat importowania filtra, kliknij link "Anuluj importowanie".
W oknie dialogowym "Otwórz" przejdź do miejsca, w którym zapisałeś wyeksportowany filtr. Wybierz plik i kliknij "Otwórz".
Nazwa pliku znajduje się obok przycisku "Wybierz plik". Kliknij "Otwórz plik", aby otworzyć plik i zaimportować znajdujące się w nim filtry.
Podczas otwierania pliku filtru wyświetlany jest komunikat pod polem "Wyszukiwanie". Może to chwilę potrwać, w zależności od tego, ile filtrów znajduje się w pliku.
Wszystkie filtry w wybranym pliku są wymienione w sekcji "Importuj filtry". Wybierz filtry, które chcesz zaimportować. Jeśli chcesz zastosować zaimportowane filtry do istniejących wiadomości e-mail (tak jak przy tworzeniu nowego filtra), zaznacz pole wyboru "Zastosuj nowe filtry do istniejącej poczty" i kliknij "Utwórz filtry".
Wyświetli się okno dialogowe pokazujące postęp procesu tworzenia filtra. Możesz anulować tworzenie filtrów, klikając "Zatrzymaj".
Po utworzeniu filtrów są one wyświetlane na liście na ekranie "Filtry".
System gwiazdek Gmaila umożliwia oznaczanie najważniejszych wiadomości e-mail, dzięki czemu można je później łatwo znaleźć. Domyślnie wiadomości oznaczone gwiazdką są oznaczone żółtą gwiazdką, ale możesz dodać inne kolory i typy gwiazd.
Gwiazdy są wyświetlane po lewej stronie nazwy nadawcy w Twojej skrzynce odbiorczej.
Aby dodać gwiazdkę do wiadomości w Odebranych, kliknij ikonę gwiazdki obok nazwy nadawcy, jak pokazano powyżej.
Możesz również dodać gwiazdkę do wiadomości, gdy jest otwarta. Aby to zrobić, kliknij ikonę gwiazdki w prawym górnym rogu wiadomości po prawej stronie daty. W rozmowach będzie to na prawo od pierwszej wiadomości u góry rozmowy.
Aby dodać gwiazdkę do tworzonej wiadomości, kliknij strzałkę "Więcej opcji" w prawym dolnym rogu okna "Tworzenie".
Przesuń mysz nad opcję "Etykieta", a następnie wybierz "Dodaj gwiazdkę" z podmenu.
W Twojej wiadomości "Wysłane e-maile" wysłana wiadomość jest oznaczona gwiazdką.
Gmail pozwala używać wielu kolorów i typów "gwiazdek", aby odróżniać wiadomości od siebie nawzajem.
Ta funkcja jest przydatna, jeśli chcesz zaznaczyć wiele wiadomości o różnym poziomie ważności. Na przykład możesz użyć fioletowej gwiazdki dla wiadomości, które chcesz przeczytać ponownie, oraz czerwonego wykrzyknika dla wiadomości, które należy uzupełnić.
Kliknij przycisk "Ustawienia" i wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego. Na karcie "Ogólne" przewiń w dół do sekcji "Gwiazdy". Przeciągnij ikony z sekcji "Nieużywane" do sekcji "W użyciu", aby dodać różne typy gwiazd. Jeśli używasz więcej niż jednego typu gwiazdki, kliknięcie ikony gwiazdki obok wiadomości e-mail powoduje przejście do wszystkich używanych gwiazd. Jeśli zaznaczysz wiadomość, gdy jest otwarta, zostanie zastosowany tylko pierwszy typ gwiazdki.
Aby zobaczyć wszystkie wiadomości oznaczone gwiazdką, kliknij etykietę "Oznaczone gwiazdką" po lewej stronie głównego okna Gmaila. Możesz również wyszukiwać wiadomości oznaczone gwiazdką, wpisując "is: starred" w polu "Szukaj".
Jeśli do oznaczenia wiadomości użyłeś kilku różnych typów gwiazdek, możesz wyszukać konkretny typ gwiazdy. Aby to zrobić, wyszukaj za pomocą "has:" z nazwą gwiazdy (np. "Has: red-bang").
Aby znaleźć nazwę konkretnej gwiazdy, przejdź do zakładki "Ogólne" na ekranie "Ustawienia" i umieść kursor myszy nad wybranym typem gwiazdy. Nazwa gwiazdki wyświetla się w wyskakującym okienku.
W pomocy Gmaila znajduje się również lista nazw gwiazd w temacie Pomoc dotycząca wyszukiwania zaawansowanego.
Jeśli uporządkujesz swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą konfigurowalnych kart wspomnianych wcześniej w tej lekcji, wiadomości z innych kart oznaczonych gwiazdą również znajdą się na karcie "Główne". Jeśli nie chcesz widzieć wiadomości oznaczonych gwiazdką z innych kart na karcie "Główne", możesz wyłączyć tę opcję.
Kliknij ikonę "+" po prawej stronie kart.
W oknie dialogowym "Wybierz zakładki do włączenia" odznacz pole wyboru "Uwzględnij oznaczone gwiazdką w menu głównym" i kliknij "Zapisz".
Jesteśmy już na końcu lekcji 4, ale już jesteś na najlepszej drodze do bycia profesjonalistą Gmaila! W ciągu zaledwie czterech krótkich dni wiesz już tyle, ile musisz wiedzieć, aby naprawdę zabłysnąć skrzynkę odbiorczą, a wiadomości będą teraz automatycznie trafiały do wyznaczonych etykiet bez wypełniania skrzynki odbiorczej.
W następnej lekcji porozmawiamy o podpisach i o tym, jak zachować bezpieczny profil i dane.
