Jeśli pracujesz w zespołowym zespole pracowników lub po prostu zajmujesz się kilkoma zmianami swojej pracy, ważne jest, aby śledzić przyrostowe zmiany. W programie Microsoft Word możliwość porównania każdej różnicy w dwóch prawie identycznych dokumentach jest wbudowana w narzędzie Porównaj. Oto jak z niego korzystać.
Najpierw otwórz program Word i dowolny plik dokumentu. (Może to być jedna z porównywanych rzeczy, zupełnie inny dokument lub po prostu pusty projekt.) Kliknij zakładkę "Recenzja" u góry ekranu, aby otworzyć menu wstążki, a następnie kliknij przycisk "Porównaj" będzie w pobliżu prawej strony menu.
Kliknij "Porównaj" ponownie, jeśli otworzy się inne menu. Następnie w nowym oknie wybierz dwa dokumenty: dokument "oryginalny" (lub wcześniejszy) oraz dokument "poprawiony" (lub nowszy). Jeśli nie widzisz ich w menu rozwijanym, kliknij ikonę folderu po prawej stronie, aby przejść do dokumentu przy użyciu przeglądarki plików.
W "Etykiety zmienia się z" możesz ustawić notatkę, która pomoże Ci śledzić, która różnica należy do jakiego dokumentu. Tutaj zamierzam nadać mojej wytwórni "później", ponieważ jest to najnowsza wersja manuskryptu. Możesz tylko dodać tag do poprawionego dokumentu, ale możesz przełączać się między nimi za pomocą ikony podwójnej strzałki.
Kliknij przycisk "Więcej", aby zobaczyć zaawansowaną opcję. Większość z nich nie wymaga objaśnień, a wszystkie opcje są domyślnie włączone. Zwróć uwagę na opcję "Pokaż zmiany w", która pokazuje indywidualne zmiany po jednym znaku na raz (bardzo wolno) lub po jednym słowie na raz.
Kliknij "OK." Word otworzy skomplikowany wygląd paneli w jednym dokumencie. Od lewej do prawej masz szczegółową listę zmian, pełny widok "Poprawionego" dokumentu z czerwonymi znacznikami na lewym marginesie wskazującym zmiany, oraz podwójny panel przedstawiający oryginalne i poprawione dokumenty ułożone w stos. Przewijanie kółkiem myszy spowoduje przewijanie wszystkich trzech okien podstawowych jednocześnie, ale możesz użyć pasków przewijania po prawej stronie, aby przewijać poszczególne panele do każdego z nich.
Panel Revisions jest tutaj najbardziej przydatny. Pokazuje każdą zmianę, co zostało usunięte i co zostało dodane, od góry dokumentu do dołu. To fantastyczny sposób, by zobaczyć różnice w tekście i formatowaniu na pierwszy rzut oka. Kliknięcie dowolnego z wpisów w panelu Korekty powoduje natychmiastowe przewinięcie innych paneli do odpowiedniej pozycji. Schludny!
Po użyciu karty Korekty, aby znaleźć konkretną wersję, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy odpowiedni tekst w środkowym okienku. Kliknij "Zaakceptuj" lub "Odrzuć" (a następnie odpowiednią akcję), aby odpowiednio zachować lub przywrócić zmianę.
Możesz zapisać ten porównany dokument jako oddzielny plik, który nie wpłynie na żaden z dokumentów, które aktualnie przeglądasz. Po prostu kliknij Plik> Zapisz jako i zapisz go jak każdy inny dokument Word.
Zwróć uwagę, że funkcja Porównaj nie jest dostępna, jeśli dowolny dokument ma ochronę hasłem lub jego zmiany są chronione w programie Word. Możesz zmienić to ustawienie w poszczególnych dokumentach, klikając Review> Track Changes.
