Jak przetestować "czytelność" swojego pisania w programie Microsoft Word lub Outlook

Program Microsoft Word i Outlook od dawna oferuje możliwość przeglądania statystyk "czytelności" dla tego, co piszesz, dzięki czemu wiesz, jak proste i złożone jest pisanie. Może to pomóc w zapewnieniu czytelności tekstu dla docelowych odbiorców.

W starszych wersjach programu Word funkcja była po prostu kliknięta na pasku stanu. W wersjach zaczynających się od 2013 r. Należy najpierw włączyć tę funkcję, a następnie uzyskać do niej dostęp, uruchamiając sprawdzanie pisowni i gramatyki.

Sprawdzanie pisowni i gramatyki w programach Word i Outlook odbywa się w panelu sprawdzającym i oferuje dość solidny sposób sprawdzania dokumentów. Istnieje kilka lepszych dodatków do sprawdzania gramatyki dla pakietu Office, ale nawet jeśli masz je włączone, nadal musisz włączyć wbudowane sprawdzanie gramatyki, aby móc korzystać ze statystyk czytelności. To, czy warto, zależy od Ciebie. A jeśli nie masz nic przeciwko sprawdzeniu gramatyki, ale wolisz, aby nie rozpraszać Cię przez falujące podkreślenia podczas pracy, zawsze możesz wyłączyć sprawdzanie pisowni i gramatyki podczas pisania.

Jak włączyć statystyki czytelności

Aby uzyskać dostęp do statystyk czytelności w programie Word, musisz najpierw włączyć tę funkcję. W programie Word kliknij kartę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Sprawdzanie. Włącz pola wyboru "Sprawdź gramatykę z pisownią" i "Pokaż statystyki czytelności". Po zakończeniu kliknij OK.

Proces jest podobny w programie Outlook. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Poczta, a następnie kliknij przycisk "Sprawdzanie pisowni i autokorekty".

W oknie Opcje edytora wybierz kartę Sprawdzanie. Włącz pola wyboru "Sprawdź gramatykę z pisownią" i "Pokaż statystyki czytelności", a następnie kliknij przycisk OK.

Zauważ, że zarówno w programie Word, jak i Outlook możesz odznaczyć opcje sprawdzania błędów ortograficznych i gramatycznych podczas pisania, jeśli uważasz, że to rozprasza.

Jak wyświetlić statystyki czytelności

Po włączeniu statystyki czytania sprawdzanie wyniku czytelności dokumentu lub wyboru tekstu jest proste. Wszystko, co musisz zrobić, to uruchomić sprawdzanie pisowni i gramatyki. Możesz wybrać konkretny tekst do sprawdzenia lub upewnić się, że nic nie jest zaznaczone, aby sprawdzić cały dokument. Zainicjuj sprawdzanie pisowni i gramatyki, naciskając klawisz F7 lub klikając przycisk Sprawdzanie na pasku stanu w dolnej części okna.

Uruchom sprawdzanie pisowni i gramatyki, a kiedy skończysz, pojawi się okno Statystyki czytelności.

Okno pokazuje niektóre podstawowe statystyki, takie jak liczba słów i znaków, wraz z pewnymi średnimi, takimi jak zdania na akapit. W sekcji Czytelność zobaczysz dwa wyniki: Flesch Reading Ease i Flesch-Kincaid Grade Level. Obie oceny są oparte na formułach, które odpowiadają średniej długości zdania (ASL) i średniej sylab na słowo (ASW).

• Flesch Czytanie łatwości. Ten wynik ocenia czytelność tekstu w skali 100-punktowej, a wyższe wyniki są łatwiejsze do odczytania. Wyniki z przedziału od 0 do 60 są zwykle uważane za poziom ukończenia college'u lub college'u i dość trudne do odczytania. Wyniki od 60 do 80 uważane są za dość łatwe do przeczytania i napisane prostym językiem angielskim. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w tym zakresie. Wyższe wyniki niż 80 są uważane za łatwe do czytania dla dzieci.
• Flesch-Kincaid Poziom Poziomu. Wynik ten ocenia czytelność tekstu w oparciu o poziomy w szkołach w USA. Na przykład wynik 4,0 oznacza pismo, które może być zrozumiane przez czwartą równiarkę. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w przedziale 7,0-11,0.

A jeśli lubisz znać matematykę stojącą za rzeczami, formuła używana do określania wyniku Flesch Reading Ease to:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Formuła stosowana do określenia wyniku poziomu Flesch-Kincaid to:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

I to wszystko! Jest to prosta funkcja do włączania i używania, a jednocześnie może nie chcieć oprzeć wszystkiego, co piszesz na wynikach czytelności, ale nadal może być przydatnym narzędziem do upewniania się, że trafiasz do właściwej publiczności z Twoim tekstem.