Mimo że popularność e-maili może maleć, co daje więcej możliwości natychmiastowej komunikacji w Internecie, wciąż jest kluczowym elementem w repertuarze większości ludzi. Ale nieokiełznany e-mail może szybko wymknąć się spod kontroli, dlatego ważne jest stosowanie reguł i filtrów.
Reguły Apple Mail pozwalają ci określić priorytety, które są ważne, a jednocześnie eliminują to, co nie jest ważne. Dobry schemat reguł szybko zredukuje bałagan w e-mailach, umożliwiając szybszą reakcję na wiadomości priorytetowe.
Firma Apple Mail błyskawicznie dostosowuje zasady ustawiania, umożliwiając bezproblemowe zapisywanie, oznaczanie i powiadamianie o nowych wiadomościach, dzięki czemu nie będziesz ciągle szukał ważnej wiadomości od swojego szefa lub współpracownika.
Aby skonfigurować reguły, najpierw musisz otworzyć preferencje Apple Mail, co następuje po wybraniu menu Mail, a następnie "Preferences" lub kombinacji Command +, klawiatura.
W preferencjach klikamy na ostatnią kartę po prawej stronie, "Reguły", a następnie klikamy "Dodaj regułę".
W tym przykładzie skonfigurujemy regułę, aby skierować wiadomość e-mail od określonego nadawcy do określonej skrzynki pocztowej. Zanim to jednak zrobimy, musimy się upewnić, że skrzynka pocztowa jest już skonfigurowana. Jeśli tak nie jest, możemy kliknąć menu "Mailbox" i wybrać "New Mailbox ..." z menu. Teraz wybierz miejsce pobytu nowej skrzynki pocztowej i nadaj jej odpowiednią nazwę. (W moim przypadku nazywam to "Lowell", gdzie pójdą wszystkie wiadomości od mojego szefa.)
Wracając do naszych preferencji zasad, zbudujemy naszą nową regułę, która będzie bardzo prosta. Nadawca, o którym mowa, mój szef, ma dwa adresy e-mail, z których zwykle korzystają, więc uwzględnimy oba w naszej regule, aby upewnić się, że każda wiadomość pochodząca z dowolnego adresu jest kierowana do naszej nowej skrzynki pocztowej.
Aby dodać kolejny adres e-mail, musimy kliknąć znak "+", to doda dodatkowe pole dla innego adresu e-mail. Dzięki tej nowej zasadziekażdy mail, który przychodzi z albo będzie to adres e-mail przeniósł do określonej skrzynki pocztowej. Oznacza to, że pominie skrzynkę odbiorczą, więc musimy upewnić się, że często sprawdzamy tę skrzynkę pocztową, aby upewnić się, że niczego nie pominiemy.
Niestety, nie można używać Boolean z regułami Mail, więc każda część skonfigurowanej reguły będzie musiała mieć swój własny element. Byłoby łatwo użyć operatora "OR" w naszej regule podczas określania adresu e-mail, ale nie możemy - każdy musi mieć własną linię.
Jeśli chcemy mieć pewność, że wszystkie wiadomości od tego nadawcy pozostają w skrzynce odbiorczej, ale nadal są przesyłane do nowej skrzynki pocztowej, możemy zmienić regułę, aby zostały skopiowane zamiast przeniesione. To tylko prosty przykład, więc spróbujmy czegoś bardziej skomplikowanego. Załóżmy, że chcemy ustawić regułę, która będzie oznaczać określone wiadomości, przekierowywać je do specjalnej skrzynki pocztowej i przekazywać kopię na inny adres e-mail. Oto, jak to zrobimy:
Tak więc, z tą regułą, wiadomość zostanie skopiowana do naszego folderu Ważne skrzynka pocztowa, tło zostanie zacieniowane na czerwono i zostanie przekierowane na osobne konto e-mail. Moglibyśmy dalej dodawać kryteria do naszej reguły, ale prawdopodobnie wpadliście na pomysł.
To świetna zabawa, więc spróbujmy jeszcze raz i sprawmy, że będzie to trochę dłużej. Zgodnie z tą zasadą, dzieje się wiele różnych rzeczy.
Po pierwsze, jeśli temat lub Treść naszej wiadomości zawiera słowa "derby rolkowe", a wiadomość zostanie przeniesiona do specjalnego folderu. Po otrzymaniu tej wiadomości Mail powiadomi nas, odtwarzając dźwięk, wyśle powiadomienie i odrzuci ikonę w Docku. W końcu zmieni tło na różowe i oznaczy je zieloną flagą.
To brzmi jak dużo dla konkretnego typu wiadomości, ale jeśli naprawdę chcesz wiedzieć, kiedy coś dotrze, możesz z pewnością upewnić się, że Mail Cię ostrzega.
Zanim skończymy, spójrz jeszcze raz na nasze preferencje Reguł, ponieważ istnieje kilka bardzo cennych funkcji, z których możesz skorzystać.
Ilekroć reguła jest "Aktywna", w polu obok pojawi się znacznik wyboru. Jeśli chcesz wyłączyć regułę, co powoduje jej wyłączenie, po prostu usuń zaznaczenie. Nie spowoduje to usunięcia reguły, więc jeśli chcesz ją zatrzymać i po prostu zawiesić jej użycie na pewien czas, wyłącz ją. Funkcja "Edytuj" pozwala w razie potrzeby wrócić i zmienić dowolną regułę. Możesz też dwukrotnie kliknąć dowolną regułę, którą chcesz zmienić.
Przycisk "Powiel" może się czasem przydać, gdy chcesz powtórzyć regułę jeszcze raz, z niewielkimi zmianami, ale nie chcesz jej wielokrotnie tworzyć.
Na koniec, jeśli chcesz usunąć regułę, kliknij przycisk "Usuń" lub po prostu wybierz regułę i naciśnij przycisk "Usuń" na klawiaturze.
Jeśli masz kilka kont e-mail, to ustawienie reguł jest zdecydowanie świetnym sposobem na zebranie wszystkich twoich wiadomości w ładne, zadbane miejsca, aby nic nie zostało pominięte lub zagubione w tasowaniu. Nie musisz być ekspertem, aby z nich korzystać. Mail ułatwia skonfigurowanie nawet kilku prostych reguł, dzięki czemu można znaleźć ważne wiadomości za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Gdy już to zrozumiesz, prawdopodobnie będziesz tworzyć jeszcze bardziej złożone reguły, które wykraczają poza to, co pokazaliśmy ci dzisiaj.
