Niektóre wolno działające firmy i agencje rządowe mogą nie przyjmować dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail, co zmusza do ich przesłania faksem. Jeśli jesteś zmuszony wysłać faks, możesz to zrobić z komputera za darmo.
Wcześniej omawialiśmy sposoby elektronicznego podpisywania dokumentów bez ich drukowania i skanowania. Dzięki temu procesowi można cyfrowo podpisać dokument i wysłać go faksem do firmy - wszystko na komputerze i bez drukowania.
To nie jest takie proste, jak być powinno. Faksy są podłączone do zwykłych starych linii telefonicznych. W przypadku korzystania ze standardowego urządzenia faksowego ten faks umieszcza połączenie telefoniczne pod wybranym numerem. Faks pod numerem docelowym odpowiada, a dokument jest przesyłany przez połączenie telefoniczne.
Ten proces został wymyślony przed Internetem i wydaje się śmiesznie archaiczny w tym momencie. Aby wykonać faks, osoba może wpisać dokument, wydrukować go i zeskanować do faksu, który przesyła go przez linię telefoniczną. Osoba odbierająca faks może następnie zeskanować faks i zamienić go ponownie w plik cyfrowy. Zatoczyli pełne koło - dokument został wysłany z jednego komputera na inny komputer z dużą ilością pracy i utraconą jakością obrazu.
Najlepiej byłoby przesłać dokument pocztą elektroniczną lub bezpieczniejszą metodą online. Wiele firm uważa faks za bezpieczną metodę przesyłania dokumentów, ale tak naprawdę nie jest - gdyby ktoś szpiegował na linii telefonicznej, mógłby łatwo przechwycić wszystkie faksowane dokumenty.
Nie ma możliwości połączenia się z faksem bezpośrednio przez Internet, ponieważ faks jest podłączony tylko do linii telefonicznych. Aby wykonać faks online, potrzebujemy jakiegoś rodzaju bramy, która akceptuje dokumenty przez Internet i przesyła dokument do faksu. W tym miejscu przychodzą poniższe usługi. Daj im dokument i wykonają irytującą pracę związaną z wybieraniem faksu i wysyłaniem dokumentu przez linię telefoniczną.
Oczywiście możesz pominąć poniższe usługi. System Microsoft Windows zawiera nawet aplikację do faksowania i skanowania, która umożliwia wysyłanie faksów. Połów jest taki, że potrzebujesz komputera podłączonego do linii telefonicznej - tak, to znaczy, że potrzebujesz modemu telefonicznego. Będziesz także potrzebować stacjonarnego połączenia telefonicznego i będziesz musiał powiedzieć ludziom, aby nie dzwonili z telefonu, kiedy wysyłasz faksy, tak jak w dawnych internetowych połączeniach telefonicznych. Oczywiście, jeśli dużo faksujesz, możesz zapłacić za dedykowaną linię faksu - może to być nawet konieczne, jeśli odbierasz dużo faksów.
To oczywiście nie jest idealne. Oczywiście, jeśli chcesz wysłać kilka faksów, kup faks lub modem i podłącz go do telefonu stacjonarnego. Ale prawdopodobnie nie musisz wysyłać i odbierać faksów tak często - możesz mieć nadzieję, że będziesz musiał wysłać faks, gdy tylko wpadniesz na organizację, która utknęła w przeszłości.
Podstawowy proces jest prosty. Najpierw zeskanuj dokument, który chcesz przefaksować, tak jakbyś wysłał ten dokument przez e-mail. jeśli nie masz skanera leżącego w pobliżu, możesz spróbować go zeskanować smartfonem. Jeśli dokument jest już plikiem na twoim komputerze, gratulacje - nie musisz niczego skanować.
Z dokumentem teraz w formie cyfrowej, możesz wysłać go do usługi, która wykona irytujący faks dla ciebie.
Jest tak wiele internetowych serwisów faksowych, że trudno jest podjąć świadomą decyzję, który wybrać. Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest to, jaki jesteś użytkownikiem, jak często będziesz faksować i jakie funkcje potrzebujesz.
Użytkownik zaawansowany: faks RingCentral
Jeśli zamierzasz wysyłać poufne faksy cały czas lub pracujesz dla firmy i próbujesz wybrać usługę, RingCentral Fax, który jest częściowo własnością Cisco i AT & T, jest prawdopodobnie najlepszym wyborem dla twoich potrzeb, zwłaszcza, że mają wiele świetnych funkcji bezpieczeństwa i obsługują wielu użytkowników z oddzielnymi liniami faksowymi.
Posiada wszystkie funkcje, jakie możesz sobie wyobrazić, w tym integrację z Outlookiem, Dyskiem Google, Dropbox, Boxem, a nawet możesz uzyskać bezpłatny numer. Posiada również wiele funkcji bezpieczeństwa, które byłyby przydatne dla firm lub osób, które przekazują bezpieczne informacje.
Oczywiście, jeśli chcesz tylko wysłać kilka faksów, możesz zapisać się na jeden z ich tanich planów, które zaczynają się poniżej 13 USD miesięcznie ... a następnie po prostu anuluj po upływie miesiąca lub dwóch.
Okazjonalny użytkownik
Jeśli chcesz wysłać faks okolicznościowy, zalecamy MyFax, który umożliwia wysłanie do 10 darmowych stron bez konieczności płacenia. To nie brzmi zbyt wiele, ale to więcej stron miesięcznie, niż większość ludzi musi faksować rocznie. Jeśli musisz wysyłać więcej stron co miesiąc, możesz przejść na standardowy plan.
Aby wysłać darmowy faks, musisz potwierdzić swój adres e-mail.
Jeśli potrzebujesz otrzymywać faksy, musisz zarejestrować się w usłudze płatnej. Usługa będzie musiała ustanowić dedykowany numer telefonu dla Twojej linii faksu, a to będzie kosztować. RingCentral, MyFax i wiele innych usług zrobi to, jeśli zapłacisz.
Na szczęście powinieneś przynajmniej mieć możliwość skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego - RingCentral oferuje na przykład 30 dni darmowego odbierania faksów.
Jest wiele usług faksowych, a jeśli potrzebujesz tylko wysłać faksy okazjonalne, możesz to zrobić za darmo, ale jeśli chcesz otrzymać faks, musisz zarejestrować konto próbne . Zawsze możesz anulować, jeśli chcesz.
Image Credit: Matt Jiggins na Flickr, David Voegtle na Flickr
