Jak zapisać wiadomości e-mail (i inne elementy) jako pliki w programie Microsoft Outlook

Możesz zapisywać wiadomości e-mail, kontakty i spotkania Outlook jako pojedyncze pliki. Zapisanie tych elementów może ułatwić dostęp do nich szybciej i łatwiej później. Jest to wygodny sposób tworzenia kopii zapasowych lub udostępniania niektórych wiadomości lub po prostu ich łatwego dostępu.

Jak zapisać wiadomość e-mail jako plik

Najpierw przyjrzyjmy się, jak zapisywać wiadomości jako pliki w Outlooku. Może to być przydatne, jeśli chcesz wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail na komputerze (lub skopiować na inny komputer) lub jeśli chcesz później użyć tej wiadomości jako szablonu do przyszłych wiadomości.

Zacznij od otwarcia wiadomości, którą chcesz zapisać. W oknie wiadomości e-mail kliknij menu "Plik" na Wstążce.

Wybierz polecenie "Zapisz jako".

W menu "Zapisz jako" przejdź do lokalizacji, w której chcesz zapisać plik, a następnie wpisz nazwę pliku. Domyślnie program Outlook nadaje mu nazwę tematu wiadomości, ale można to zmienić na dowolne.

Możesz także zapisać wiadomość jako różne typy plików za pomocą menu rozwijanego "Zapisz jako typ". Domyślnie jest to format wiadomości programu Outlook. Jeśli to wybierzesz, możesz po prostu dwukrotnie kliknąć ten plik, aby ponownie otworzyć go w Outlooku. Ale jest jeszcze kilka innych opcji, z których możesz wybierać:

• Tylko tekst: Zapisując wiadomość jako plik tekstowy, zapisujesz tylko słowa, a nie formatowanie czy obrazy.
• Szablon Outlooka: Zapisanie wiadomości jako szablonu programu Outlook oznacza, że ​​można zastosować formatowanie do przyszłych wiadomości e-mail. Po otwarciu pliku program Outlook tworzy nową wiadomość z zawartością pliku, którą można następnie przesłać i wysłać w drodze.
• HTML: Zapisanie wiadomości jako dokumentu HTML oznacza, że ​​zapisujesz swoją wiadomość e-mail do wyświetlenia na stronie internetowej. Będziesz mógł otworzyć wiadomość w dowolnej przeglądarce internetowej.
• MHT: Plik MHT to plik archiwum strony internetowej. Podobnie jak plik HTML, jest przeznaczony do wyświetlania w przeglądarce internetowej. W przeciwieństwie do pliku MHT, plik HTML zapisuje cały tekst, kod, obrazy i inne media w jednym pliku.

Kiedy skończysz, kliknij przycisk "Zapisz".

Twoja wiadomość jest teraz zapisywana jako plik.

Jak zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF

Możesz również zapisać swoją pocztę jako plik PDF, korzystając z wbudowanej drukarki Microsoft Office. Zapisywanie jako plik PDF to świetny sposób na zapisanie kopii zapasowej wiadomości, którą będziesz mógł odczytać przy użyciu właściwego formatowania.

W oknie wiadomości kliknij menu "Plik" na Wstążce.

Kliknij polecenie "Drukuj".

Kliknij menu rozwijane "Drukarka", a następnie wybierz opcję "Microsoft Drukuj do PDF".

Zwróć uwagę, że jeśli na komputerze jest zainstalowana inna aplikacja do tworzenia plików PDF (lub jeśli używasz MacOS), opcje tutaj mogą być inne. Na przykład, jeśli masz zainstalowaną Adobe, prawdopodobnie zobaczysz opcję "Adobe PDF". To zadziała równie dobrze.

Następnie kliknij przycisk "Drukuj".

W otwartym oknie "Zapisz PDF jako" wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać plik PDF, wpisz nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk "Zapisz".

Zapisałeś swój e-mail jako plik PDF.

Zauważ, że skoro właśnie drukujesz do silnika renderującego PDF, ta sama sztuczka działa dokładnie tak samo, jak zapisywanie dowolnego elementu w Outlooku (kontakty, spotkania itp.) W formacie PDF.

Jak zapisać kontakt jako plik

Możesz również zapisywać kontakty jako pliki przy użyciu programu Outlook. Działa prawie tak samo, jak zapisywanie wiadomości i może być przydatny do tworzenia kopii zapasowych pojedynczych kontaktów lub przenoszenia ich na nowy komputer. Kontakty są również zapisywane jako pliki Vcard (CVF) - format używany przez wiele innych aplikacji współpracujących z kontaktami. Ułatwia to również przeniesienie kontaktu do innej aplikacji lub wysłanie informacji kontaktowej do kogoś innego, dzięki czemu można ją zaimportować do dowolnej aplikacji, z której korzystają.

W oknie Kontakt kliknij "Plik" na głównej wstążce.

Kliknij polecenie "Zapisz jako".

W oknie "Zapisz jako" przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać plik kontaktu, i zmień nazwę, jeśli chcesz.

Podobnie jak w przypadku wiadomości, możesz wybrać kilka różnych formatów plików z menu "Zapisz jako typ":

• Tylko tekst: Zapisując kontakt jako plik tekstowy, zapisujesz tylko słowa, a nie formatowanie czy obrazy.
• Bogaty format tekstu: Zapisanie kontaktu jako pliku tekstu w formacie RTF oznacza, że ​​w pliku można zapisywać różne rodzaje formatowania, takie jak pogrubienie i rysunki, wraz z obrazami. Ten format może być przydatny, jeśli masz zdjęcie z kartą kontaktową.
• Format wiadomości programu Outlook: Po zapisaniu kontaktu w formacie wiadomości programu Outlook można go otworzyć w programie Outlook (nawet na innym komputerze) i będzie działał jak każdy inny kontakt programu Outlook. Ale wtedy zachowa się tak samo, jeśli zapiszesz go w domyślnym formacie VCF, więc nie ma tu dużej przewagi.

Kiedy skończysz, kliknij przycisk "Zapisz".

Zapisałeś swój kontakt jako plik.

Jak zapisać spotkanie (lub cały kalendarz) jako plik

Podobnie jak w przypadku innych elementów programu Outlook, możesz także zapisywać swoje spotkania jako pliki. Chociaż tworzenie kopii zapisanych pojedynczych spotkań nie jest tak przydatne, Outlook obsługuje standard vCalendar, co oznacza, że ​​możesz zapisać spotkanie, wysłać je do kogoś innego, a następnie zaimportować je do innej obsługiwanej aplikacji.

Otwórz spotkanie, które chcesz zapisać. W oknie spotkania kliknij menu "Plik" na Wstążce.

Kliknij polecenie "Zapisz jako".

Przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać plik spotkania, a następnie nadaj mu nazwę.

Podobnie jak w przypadku wiadomości i kontaktów, możesz wybrać kilka różnych formatów plików z menu "Zapisz jako typ":

• Tylko tekst: Zapisując swoje spotkanie jako plik tekstowy, zapisujesz tylko słowa, a nie formatowanie czy obrazy.
• Szablon Outlooka: Zapisanie terminu jako szablonu programu Outlook oznacza, że ​​można zastosować formatowanie do przyszłych kalendarzy lub terminów kalendarza.
• Format wiadomości programu Outlook: Po zapisaniu terminu w formacie wiadomości programu Outlook można go ponownie otworzyć w programie Outlook, nawet na innym komputerze.
• HTML: Zapisanie wiadomości jako dokumentu HTML oznacza, że ​​zapisujesz termin, aby był wyświetlany na stronie internetowej.
• MHT: Plik MHT to plik archiwum strony internetowej. Podobnie jak plik HTML, jest przeznaczony do wyświetlania w przeglądarce internetowej. W przeciwieństwie do pliku MHT, plik HTML zapisuje cały tekst, kod, obrazy i inne media w jednym pliku.
• Format iCalendar:iCalendar to kolejny standard kalendarza umożliwiający przesyłanie informacji kalendarza do różnych aplikacji kalendarza.

Wybierz, czy chcesz zapisać pojedyncze spotkanie, czy cały kalendarz. Zapisanie całego kalendarza spowoduje zapisanie wszystkich danych w bieżącym kalendarzu Outlook.

Kiedy skończysz, kliknij przycisk "Zapisz".

Pomyślnie zapisałeś swoje spotkanie lub kalendarz.