Microsoft Office zapisuje ukryte metadane w dokumentach pakietu Office, w tym czas pracy nad nimi, nazwisko wszystkich osób, które pracowały nad dokumentem, kiedy dokument został utworzony, a nawet poprzednie wersje dokumentu.
Zanim opublikujesz dokumenty Office publicznie lub wyślesz je komuś, prawdopodobnie będziesz chciał sprawdzić, jakie ukryte informacje zawiera dokument i usunąć poufne dane. Te metadane mogą naruszać twoją prywatność lub być potencjalnie kłopotliwe.
W pakiecie Office 2013 lub Office 2010 kliknij menu Plik, kliknij polecenie Informacje, a narzędzie Sprawdzaj dokument będzie znajdować się z przodu i z tyłu, informując użytkownika o potencjalnie poufnych informacjach zawartych w dokumencie. Ta informacja jest bardziej oczywista niż w starszych wersjach pakietu Office, ale nadal łatwo ją przeoczyć, jeśli nie wiesz, że pakiet Office dodaje te poufne dane do dokumentów.
W pakiecie Office 2007 kliknij przycisk Office na wstążce, wskaż polecenie Przygotuj, a następnie kliknij opcję Sprawdź dokument.
Aby wyświetlić ukryte metadane w dokumencie, kliknij przycisk Sprawdź problemy, kliknij opcję Sprawdź dokument i wybierz typy metadanych, dla których chcesz sprawdzić dokument. Możesz po prostu pozostawić wszystkie wybrane opcje, aby sprawdzić dokument pod kątem wszystkich typów metadanych.
Kliknij przycisk Sprawdź, a pakiet Office zbada dokument pod kątem metadanych. Kliknij przycisk Usuń wszystko obok typu metadanych, aby go usunąć.
Pamiętaj, że nie będziesz w stanie odzyskać większości tych metadanych po ich usunięciu. Z tego powodu firma Microsoft zaleca utworzenie nowej kopii dokumentu (użyj funkcji Zapisz jako) przed usunięciem metadanych i opublikowaniem dokumentu. Następnie będziesz mieć kopię dokumentu z metadanymi. Oczywiście, jeśli nie chcesz tych metadanych w ogóle, możesz po prostu je usunąć bez obawy o zachowanie kopii.
Pakiet Office zapisuje właściwości dokumentu, w tym szczegóły takie jak autor, temat, tytuł, data utworzenia dokumentu, data ostatniej modyfikacji oraz czas pracy nad dokumentem. Te właściwości będą również zawierać nazwę dowolnego szablonu użytego podczas tworzenia dokumentu, nagłówki wiadomości e-mail i inne powiązane informacje. Może to być potencjalnie kłopotliwe - na przykład możesz wysłać raport TPS do swojego szefa i powiedzieć, że cały dzień pracowałeś nad nim sam. Ale metadane mogą ujawnić, że pracujesz tylko nad raportem TPS przez kilka minut, współpracowałeś z innymi ludźmi i podczas tworzenia go używałeś szablonu "Bezużyteczny szablon raportu TPS". Co gorsza, mają tu Państwo inne implikacje prywatności - możesz opublikować dokument w Internecie bez twojego imienia i nazwiska, ale jego nazwa będzie domyślnie wyświetlana we właściwościach dokumentu.
Nagłówki, stopki, znak wodny i tekst sformatowany jako ukryty tekst mogą również zostać uwzględnione, ale nie będą wyświetlane, jeśli pobierzesz pobieżną wersję dokumentu. Narzędzie informuje, czy dokument zawiera te informacje.
Jeśli współpracowałeś z innymi osobami podczas pisania dokumentu, będzie on zawierał jeszcze więcej danych. Metadane będą wyświetlać nazwiska wszystkich osób, które pracowały nad dokumentem, a także wszelkie komentarze, znaki poprawek, adnotacje atramentowe i poprzednie wersje dokumentu. Jeśli publikujesz dokument, nad którym pracowałeś, prawdopodobnie będziesz chciał usunąć wszystkie te dane, a nie je udostępniać.
Niestety, musisz użyć narzędzia Inspektora Dokumentów, aby usunąć poufne dane z każdego pojedynczego dokumentu, zanim opublikujesz go lub udostępnisz komuś. Nie ma wbudowanego sposobu, aby usunąć te informacje z wielu dokumentów naraz, ani nie istnieje ustawienie obejmujące cały Office, aby uniemożliwić Office stosowanie tych danych do dokumentów.
Jednak program Office może automatycznie usuwać metadane przy każdym zapisywaniu pliku. Musisz zastosować to ustawienie do każdego używanego dokumentu - jest to ustawienie specyficzne dla dokumentu, a nie ustawienie systemowe.
Aby zapobiec zapisywaniu metadanych pakietu Office wraz z dokumentami, kliknij menu Plik, kliknij polecenie Opcje i wybierz kategorię Centrum zaufania. Kliknij przycisk Ustawienia centrum zaufania i wybierz Opcje prywatności. Włącz opcję "Usuń informacje osobiste z właściwości pliku przy zapisywaniu". Jeśli jest wyszarzony, kliknij przycisk Inspektora dokumentów poniżej, uruchom Inspektora Dokumentów i usuń wszystkie dane osobowe dokumentu. Powinieneś wtedy móc kliknąć pole wyboru.
Pamiętaj, że musisz zmienić tę opcję dla każdego dokumentu osobno.
Informacje te mogą być przydatne, a niektóre z nich są nawet kluczowe dla współpracy lub dla korporacji, aby śledzić, kto pracował nad dokumentem. Ale kiedy nadejdzie czas opublikowania dokumentu, prawdopodobnie będziesz chciał usunąć te metadane.
