Faksy wciąż pracują w biurach na całym świecie. Agencje rządowe, prawnicy, lekarze i inne powolne organizacje często nadal wymagają faksów - w najlepszym przypadku jest to zło konieczne.
Faks jest często postrzegany jako bardziej bezpieczny niż e-mail, chociaż tak naprawdę nie jest. Faksy komunikują się przez linie telefoniczne bez żadnego szyfrowania, a faksy są często przechowywane w zatłoczonych miejscach, gdzie dokumenty mogą być łatwo złapane przez kogokolwiek.
Istnieje wiele alternatyw dla faksowania. Jeśli nie jesteś ograniczony przez prawo lub dlatego, że osoba na drugim końcu wymaga użycia faksu, wypróbuj jedną z następujących opcji:
Być może będziesz musiał podpisać dokumenty i przesłać je komuś, a po wydrukowaniu możesz mieć ochotę je przefaksować. W końcu alternatywą byłoby wydrukowanie dokumentu, podpisanie go, zeskanowanie z powrotem do komputera i przesłanie go pocztą elektroniczną. Zamiast marnować swój czas, możesz użyć oprogramowania, aby zastosować prawdziwy podpis do dokumentu na komputerze. Wystarczy przechwycić podpis raz i będzie on przechowywany jako obraz, który można zastosować do dokumentów. Możesz łatwo podpisywać przyszłe dokumenty bez ich drukowania.
Jeśli masz tablet z rysikiem, możesz nawet użyć rysika do podpisania dokumentu bezpośrednio na ekranie.
Usługi faksu internetowego umożliwiają wysyłanie faksem dokumentów bez potrzeby używania faksu ani nawet linii telefonicznej. Korzystasz z interfejsu internetowego, aby przesłać dokument i wprowadzić numer telefonu odbiorcy. Sama usługa zajmuje się wszystkimi kwestiami związanymi z ostatnią milą, wysyłając faks do zdalnego faksu za pośrednictwem własnych linii telefonicznych.
Jeśli musisz tylko wysyłać faksy rzadko, te usługi pozwolą ci wysłać kilka stron tu i tam, nie wydając ani grosza. Jeśli musisz częściej wysyłać dokumenty faksem, być może będziesz musiał coś zapłacić, ale i tak będziesz musiał zapłacić za faks i telefon.
Usługi te obejmują technicznie faksem, ale przynajmniej nie mają ochoty używać niezgrabnego starego faksu i nie wymagają posiadania telefonu stacjonarnego.
Odbieranie faksu może być bólem głowy, jeśli masz biuro w domu. Twój faks musi być cały czas włączony i słuchać faksu. Potrzebujesz specjalnej linii do odbierania faksów, aby nie przegapić żadnych faksów podczas korzystania z telefonu. Możesz poprosić ludzi o przesłanie faksem dokumentu w określonym czasie, gdy jesteś pewien, że twój telefon stacjonarny nie jest związany.
Zamiast zajmować się tymi wszystkimi bzdurami, poproś ludzi o zeskanowanie dokumentów i wysłanie im e-maila. Możesz także użyć innych narzędzi, jeśli nie chcesz polegać na poczcie e-mail - na przykład możesz użyć JotForm razem z Dropbox, aby utworzyć stronę internetową, na której ludzie mogą przesyłać pliki PDF, i pojawią się w folderze w Twoim Dropbox.
Możesz także spróbować skorzystać z usługi, która zapewnia dedykowany numer faksu i umożliwia odbiór faksów. Zazwyczaj są to koszty - w końcu usługa faksu musi zapłacić za dedykowany numer telefonu stacjonarnego i monitorować go za Ciebie. eFax oferuje 10 bezpłatnych stron przychodzących miesięcznie, chociaż nie dają one żadnych bezpłatnych stron wychodzących. HelloFax pozwala wysłać pięć darmowych stron, ale to wszystko. Każda bezpłatna usługa faksowania online ma takie haczyki - dostępna jest bezpłatna oferta, z której można skorzystać, a jednocześnie musisz zapłacić za najważniejsze funkcje. Faksowanie polega na łączeniu się z faksami i numerami stacjonarnymi, co nie jest darmowe. Jest również często używany do celów biznesowych, a firmy są skłonne wydawać pieniądze na tego typu rzeczy.
Jeśli nie chcesz zajmować się usługami online lub pocztą ślimakową i nie masz absolutnie żadnego wyboru, jak wysłać dokument okazjonalny jako faks, nadal istnieje alternatywa dla zakupu własnego faksu i korzystania z telefonu stacjonarnego. Prawdopodobnie możesz odwiedzić lokalny sklep oferujący kopiowanie, dzięki któremu zapłacisz kilka centów za wysłanie faksu. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli często wysyłasz faksy, ale jeśli musisz wysłać faks raz na rok, może to być dobra opcja.
Oczywiście nadal wiąże się to z korzystaniem z faksu. Niektóre organizacje żądają tylko faksów i możesz nie czuć się komfortowo, przesyłając bardzo poufne dokumenty do internetowej usługi faksu. Niewiele możesz zrobić, jeśli masz do czynienia z organizacją, która wymaga faksów.
Faksowanie nadal będzie z nami jeszcze przez jakiś czas, choćby ze względu na przepisy, które zachęcają placówki służby zdrowia i organizacje prawne do dalszego korzystania ze starszego systemu faksu zamiast nowoczesnych alternatyw.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, opowieści o wędrującym youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr
