Czasami chcesz uwzględnić dane w arkuszu kalkulacyjnym Excel w prezentacji programu Microsoft PowerPoint. Istnieje kilka sposobów, aby to zrobić, w zależności od tego, czy chcesz zachować połączenie ze źródłowym arkuszem Excel. Spójrzmy.
W rzeczywistości masz trzy możliwości włączenia arkusza kalkulacyjnego do prezentacji PowerPoint. Pierwszym jest po prostu skopiowanie tych danych z arkusza kalkulacyjnego, a następnie wklejenie go do dokumentu docelowego. To działa dobrze, ale tak naprawdę to tylko konwertuje dane do prostej tabeli w programie PowerPoint. Możesz użyć podstawowych narzędzi do formatowania tabeli w programie PowerPoint, ale po konwersji nie można używać żadnych funkcji programu Excel.
Chociaż czasami może się to przydać, pozostałe dwie opcje - łączenie i osadzanie - są znacznie potężniejsze i pokażemy Ci, jak to zrobić w tym artykule. Oba są bardzo podobne, ponieważ kończy się wstawianie rzeczywistego arkusza kalkulacyjnego Excela w docelowej prezentacji. Będzie wyglądać jak arkusz Excela i możesz użyć narzędzi Excela do manipulowania nim. Różnica dotyczy sposobu, w jaki te dwie opcje traktują połączenie z tym oryginalnym arkuszem kalkulacyjnym programu Excel:
Oczywiście oba sposoby mają swoje zalety. Zaletą łączenia dokumentu (poza utrzymywaniem połączenia) jest to, że utrzymuje on mniejszy rozmiar pliku prezentacji programu PowerPoint, ponieważ dane są w większości nadal przechowywane w arkuszu Excela i wyświetlane tylko w programie PowerPoint. Wadą jest to, że oryginalny plik arkusza kalkulacyjnego musi pozostać w tej samej lokalizacji. Jeśli nie, musisz połączyć to ponownie. A ponieważ opiera się na łączu do oryginalnego arkusza kalkulacyjnego, nie jest tak przydatny, jeśli musisz rozpowszechniać prezentację dla osób, które nie mają dostępu do tej lokalizacji.
Z drugiej strony osadzanie tych danych zwiększa rozmiar prezentacji, ponieważ wszystkie dane Excela są faktycznie osadzane w pliku PowerPoint. Istnieją jednak wyraźne zalety osadzania. Na przykład, jeśli rozpowszechniasz prezentację osobom, które mogą nie mieć dostępu do oryginalnego arkusza programu Excel lub jeśli prezentacja musi pokazywać arkusz programu Excel w określonym momencie (zamiast aktualizowania), osadzanie (i łamanie) połączenie z oryginalnym arkuszem) ma więcej sensu.
Mając to wszystko na uwadze, przyjrzyjmy się, jak połączyć i osadzić arkusz Excela w programie Microsoft PowerPoint.
Łączenie lub osadzanie arkusza programu Excel w prezentacji programu PowerPoint jest właściwie proste, a proces robienia tego jest prawie identyczny. Rozpocznij od otwarcia jednocześnie arkusza kalkulacyjnego programu Excel i prezentacji programu PowerPoint, które chcesz edytować w tym samym czasie.
W programie Excel wybierz komórki, które chcesz połączyć lub osadzić. Jeśli chcesz połączyć lub osadzić cały arkusz, kliknij pole w punkcie połączenia wierszy i kolumn w lewym górnym rogu, aby wybrać cały arkusz.
Skopiuj te komórki, naciskając klawisze CTRL + C w systemie Windows lub Command + C w systemie MacOS. Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną zaznaczoną komórkę, a następnie wybrać opcję "Kopiuj" z menu kontekstowego.
Teraz przejdź do prezentacji PowerPoint i kliknij, aby umieścić punkt wstawiania w miejscu, w którym ma się znaleźć materiał połączony lub osadzony. Na karcie Strona główna Wstążki kliknij strzałkę w dół pod przyciskiem "Wklej", a następnie wybierz polecenie "Wklej specjalnie" z menu rozwijanego.
Spowoduje to otwarcie okna Wklej specjalnie. I tutaj znajdziesz jedyną funkcjonalność inną w procesach łączenia lub osadzania pliku.
Jeśli chcesz osadzać w arkuszu kalkulacyjnym, wybierz opcję "Wklej" powyżej po lewej stronie. Jeśli chcesz połączyć w arkuszu kalkulacyjnym, wybierz opcję "Wklej link". Poważnie, to wszystko. Ten proces jest poza tym identyczny.
Niezależnie od wybranej opcji, należy wybrać "Obiekt arkusza Microsoft Excel" w polu po prawej stronie, a następnie kliknąć przycisk "OK".
Zobaczysz arkusz Excela (lub wybrane komórki) w prezentacji PowerPoint.
Jeśli ty połączony dane programu Excel nie można edytować bezpośrednio w programie PowerPoint, ale można kliknąć dwukrotnie w dowolnym miejscu, aby otworzyć oryginalny plik arkusza kalkulacyjnego. Wszelkie aktualizacje dokonane w tym oryginalnym arkuszu kalkulacyjnym są następnie odzwierciedlane w prezentacji programu PowerPoint.
Jeśli ty osadzone dane programu Excel można edytować bezpośrednio w programie PowerPoint. Kliknij dwukrotnie w dowolnym miejscu arkusza kalkulacyjnego, aby pozostać w tym samym oknie programu PowerPoint, ale wstążka PowerPoint zostanie zastąpiona wstążką programu Excel i uzyskasz dostęp do wszystkich funkcji programu Excel. To jest fajne.
A jeśli chcesz przerwać edytowanie arkusza kalkulacyjnego i wrócić do formantów programu PowerPoint, po prostu kliknij w dowolnym miejscu poza arkuszem kalkulacyjnym.
