Powszechne jest udostępnianie kalendarza w Outlooku, a w wielu firmach wszystkie kalendarze Outlooka są domyślnie widoczne dla całego biura. Ale możesz przekazać komuś znacznie wyższy poziom widoczności i kontroli, delegując konto, aby móc tworzyć i odpowiadać na spotkania i wiadomości e-mail. Zobaczmy, jak to działa.
Aby przekazać komuś swoją skrzynkę pocztową, kliknij Plik> Ustawienia konta, a następnie kliknij polecenie "Deleguj dostęp".
Spowoduje to otwarcie okna Delegaci, które będzie puste przy pierwszym otwarciu. Kliknij przycisk "Dodaj", aby skonfigurować delegata.
Spowoduje to otwarcie globalnej listy adresów (listy wszystkich osób w firmie), dzięki czemu możesz wybrać delegata. (Nie możesz przekazać swojego konta osobie spoza domeny e-mailowej, co oznacza, że jeśli Twój adres e-mail to [email protected], możesz przekazać swoją skrzynkę pocztową tylko osobie, której adres e-mail kończy się na "@ mojafirma.com. ")
Wybierz osobę, której delegujesz, a następnie kliknij "OK", aby otworzyć uprawnienia pełnomocnika.
Domyślne uprawnienia dają uprawnienia redaktora delegata do listy kalendarza i zadania, ale nie pozwalają im na dostęp do skrzynki odbiorczej, kontaktów ani notatek. Możesz jednak zmienić domyślne uprawnienia dla każdej z tych kategorii. Dostępne są następujące opcje:
Jeśli chcesz, aby Twój delegat zarządzał Twoim kalendarzem (i zadaniami, które mogą być przypisane innym osobom), domyślne uprawnienia będą działać poprawnie. "Delegat otrzymuje kopie wysłanych mi wiadomości związanych ze spotkaniami" opcja jest włączona, więc delegat nie potrzebuje dostępu do twojej skrzynki odbiorczej. Żądania spotkania i odpowiedzi są wysyłane do nich automatycznie, gdy jest ono włączone.
Twój delegat nie będzie widział żadnych spotkań ani spotkań, które utworzyłeś i które zostały oznaczone jako prywatne; po prostu zobaczą, że jest prywatne spotkanie. Jeśli chcesz, aby widziały (i edytowały) prywatne spotkania, włącz opcję "Deleguj swoje prywatne produkty".
Na koniec dobrze jest włączyć opcję "Automatycznie wysyłaj wiadomość, aby delegować podsumowywanie tych uprawnień", aby delegat wiedział, że ma uprawnienia dostępu do skrzynki pocztowej.
Kliknij OK, aby powrócić do panelu Delegaci. Trzy opcje na dole, które były wyszarzone przed dodaniem delegata, są już dostępne.
Domyślne wezwania na spotkanie są wysyłane do twoich delegatów, a kopia jest wysyłana do ciebie w celu odniesienia - działa dla większości ludzi, ale jeśli chcesz, zmień jedną z pozostałych opcji.
Po kliknięciu "OK" dodawany jest Twój delegat. Mogą teraz dodać twoją skrzynkę pocztową do swojego profilu Outlooka i uzyskać dostęp do tego, do czego masz dostęp.
