Zawsze nam mówiono, że tworzenie kopii zapasowych naszych danych to dobry pomysł. Cóż, ta sama koncepcja może również obejmować pocztę elektroniczną. Możesz archiwizować wiadomości e-mail co jakiś czas, np. Co miesiąc, co kwartał, a nawet co rok.
Pokażemy Ci, jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook 2013 i uczynić go łatwo dostępnym w programie. Twój e-mail jest przechowywany w pliku .pst. Aby zarchiwizować wiadomość e-mail, przeniesiemy wiadomość e-mail do archiwum .pst.
UWAGA: Po zarchiwizowaniu wiadomości e-mail do innego pliku .pst wszystkie wiadomości e-mail wybrane do archiwizacji są przenoszone do pliku archiwum i nie są już dostępne w głównym pliku .pst.
Aby rozpocząć archiwizowanie wiadomości e-mail, kliknij kartę "Plik" na wstążce.
Na ekranie Informacje o koncie kliknij przycisk "Narzędzie do czyszczenia" obok "Oczyszczanie skrzynki pocztowej".
Z rozwijanego menu wybierz "Archiwizuj ...".
Wyświetlone zostanie okno dialogowe Archiwum. Wybierz "Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery" i wybierz folder do zarchiwizowania. Jeśli chcesz zarchiwizować całą pocztę e-mail, wybierz węzeł z adresem e-mail u góry.
Kliknij listę rozwijaną "Archiwizuj elementy starsze niż", aby wybrać najnowszą datę dla elementów, które mają zostać zarchiwizowane. Pojawi się kalendarz. Wybierz datę w bieżącym miesiącu, klikając datę lub przewiń do innego miesiąca, aby wybrać datę. Wszystkie elementy starsze niż wybrana data zostaną zarchiwizowane.
Jeśli chcesz zarchiwizować elementy, które nie są ustawione automatycznie do archiwizacji przy użyciu Autoarchiwizacji, zaznacz pole wyboru "Włącz elementy z" Autoarchiwiz. "Zaznaczone.
UWAGA: Autoarchiwizacja w programie Outlook 2013 działa tak samo, jak w programie Outlook 2010.
Kliknij przycisk "Przeglądaj", jeśli chcesz zmienić lokalizację, w której zostanie zapisany plik archiwum i nazwę pliku archiwum. Kliknij OK po dokonaniu wyboru.
Zarchiwizowany plik .pst zostaje zapisany w wybranej lokalizacji.
Zauważ, że wszystkie wiadomości e-mail wybrane do archiwizacji nie są już dostępne w głównym pliku .pst. Zarchiwizowany plik .pst powinien być automatycznie dostępny w Outlooku. Jeśli jednak nie, kliknij kartę "Plik".
W niebieskim panelu po lewej stronie ekranu "Informacje o koncie" kliknij "Otwórz i wyeksportuj".
Na ekranie "Otwórz" kliknij "Otwórz plik danych programu Outlook".
Otworzy się okno dialogowe "Otwórz plik danych programu Outlook". Przejdź do lokalizacji, w której zapisałeś zarchiwizowany plik .pst, zaznacz go i kliknij OK.
W lewym okienku głównego okna Poczty programu Outlook wyświetlana jest sekcja "Archiwa" i dostępne są zarchiwizowane wiadomości e-mail.
Archiwizowanie poczty e-mail może pomóc w uporządkowaniu wiadomości e-mail, co ułatwia znalezienie starszych wiadomości e-mail oraz sprawienie, że skrzynka odbiorcza i foldery nie są uporządkowane.
