"Biuro bez papieru", o którym nam powiedziano, nigdy nie wydaje się przyjeżdżać dla wielu osób. Rzeczywistość jest jednak taka, że biuro bez papieru jest dziś tutaj, jeśli chcesz z niego skorzystać.
Jeśli nadal jesteś osobą, która drukuje e-maile, strony internetowe i inne dokumenty, możesz teraz przestać. Są lepsze sposoby na śledzenie twoich informacji i szybszy dostęp do nich - w końcu nie możesz szukać słów na fizycznych papierach.
Sprawa przeciwko drukowaniu
Drukowanie jest kosztowne i niewygodne, wymagające często drogich pojemników z tuszem, papieru do drukarki i nowych drukarek, gdy nieuchronnie zawiedzie ta tania drukarka atramentowa. Cały ten papier staje się bałaganem, który musi być odpowiednio zorganizowany, lub nigdy nie będziesz w stanie znaleźć tego, czego szukasz. Nie możesz uzyskać do niego dostępu, gdy jesteś z dala od biura, nie możesz przeszukiwać go, a masz tylko jedną kopię, więc masz kłopoty, jeśli coś się z tym stanie.
Drukowanie było konieczne, gdy komputery były ciężkimi cegłami, które były przymocowane do biurka. Teraz chodzimy z komputerami w kieszeniach, tabletami, które mogą przybliżać rozmiar kartki papieru, i usługami w chmurze, które mogą tworzyć kopie zapasowe i synchronizować wszystkie dokumenty na wszystkich urządzeniach. Możesz wyszukiwać dokumenty zapisane przez zawarte w nich słowa, dzięki czemu nie musisz konfigurować skomplikowanego systemu archiwizacji.
Jak nie drukować
My, geekowie, mogliśmy przestać drukować dawno temu, ale jest wielu ludzi, którzy nadal regularnie drukują e-maile i strony internetowe. Postaramy się przedstawić kilka wskazówek, które pomogą odejść od drukarki i znaleźć nowy sposób zapisywania i porządkowania informacji, które mają sens.
- Utwórz cyfrową szafkę na pliki: Najpierw zdecyduj, gdzie będziesz zapisywać rzeczy zamiast je drukować. Pomaga mieć jedną spójną lokalizację, w której wszystko zapisujesz. Zalecamy jakąś usługę w chmurze, która synchronizuje się na wszystkich Twoich urządzeniach, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp na smartfonach i tabletach oraz na komputerze. Wiele osób korzysta z Evernote jako swojego archiwum dla wszystkich swoich notatek i dokumentów, ale możesz także wybrać opcję zapisania w usłudze przechowywania danych w chmurze, takiej jak Dropbox, Dysk Google lub Microsoft OneDrive. Jeśli naprawdę wolisz pamięć lokalną, możesz zapisać swoje pliki w jednym folderze na komputerze - ale pamiętaj, aby utworzyć kopię zapasową. Będzie to mniej wygodne, ponieważ będziesz musiał ręcznie skopiować pliki na inne urządzenia, jeśli chcesz je zobaczyć w innym miejscu.
- Drukuj do pliku PDF: Wszystko, co chcesz wydrukować - niezależnie od tego, czy jest to pokwitowanie, dokument, e-mail lub strona internetowa - można wydrukować do pliku PDF. Najpierw musisz zainstalować drukarkę PDF na swoim komputerze z systemem Windows. Następnie można normalnie przejść proces drukowania, wybierając wirtualną drukarkę PDF. Dostaniesz plik, który możesz zapisać w Evernote lub Dropbox.
- Drukowanie wiadomości e-mail: Wiadomości e-mail mogą być drukowane w formacie PDF w ten sam sposób. Możesz też spróbować umieścić je w roli głównej (jeśli korzystasz z Gmaila) lub dodać je do specjalnego folderu lub etykiety, gdzie możesz się do nich odnieść później. Możesz uzyskać dostęp do tych wiadomości e-mail później z dowolnego urządzenia za pomocą klienta poczty e-mail - bez potrzeby drukowania.
- Drukowanie stron internetowych: Jeśli drukujesz strony internetowe w celu późniejszego odniesienia, możesz wydrukować je w formacie PDF. Możesz także dodać je do zakładek, aby móc je później wyświetlić (zakładki mogą być synchronizowane na wszystkich urządzeniach). Jeśli chcesz później przeczytać stronę internetową, użyj usługi takiej jak Pocket lub Instapaper, aby utworzyć listę rzeczy, które chcesz przeczytać. Usługi takie jak te pobierają stronę internetową, przekształcają ją w czytelny artykuł tekstowy, a nawet przechowują ją w trybie offline na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu można czytać stronę internetową później, bez konieczności drukowania.
- Drukowanie map: Nie musisz drukować map, jeśli masz smartfon z GPS. Jeśli korzystasz z Map Google, możesz zalogować się w aplikacji Mapy Google i wyświetlić listę wyszukiwań wykonanych w witrynie Mapy Google na komputerze. Oczywiście możesz także wydrukować mapę do pliku PDF.
- Faksowanie dokumentów: Niektóre zwapnione stare firmy wciąż wymagają faksów. Możesz użyć usługi takiej jak HelloFax do wysyłania faksów przez Internet. HelloFax oferuje pięć bezpłatnych faksów miesięcznie - to powinno wystarczyć dla użytkowników domowych, którzy tylko czasami potrzebują faksu.
- Kiedy ktoś nalega na drukowane dokumenty: Niestety niektóre organizacje wciąż nalegają na drukowane dokumenty. Po prostu nie da się tego obejść. Jeśli nie będą pobierać plików PDF pocztą e-mail, konieczne może być wydrukowanie.
- Co robić ze swoimi starymi papierowymi dokumentami: Łatwiej jest rozpocząć pracę w trybie elektronicznym, zamiast decydować o metodycznej konwersji wszystkich starych dokumentów papierowych na wersje cyfrowe - może to być dużo pracy. Mimo to możesz skanować stare dokumenty do plików PDF za pomocą skanera.
Korzystanie z plików cyfrowych
Twoja cyfrowa przestrzeń robocza ma teraz wiele zalet, których nie ma papier:
- Utworzyć kopię zapasową: Kopie zapasowe twoich plików są przechowywane, jeśli masz je zapisane w usłudze, takiej jak Evernote, Dropbox, Dysk Google lub SkyDrive. Jeśli Twój dom się pali, nie stracisz ważnych dokumentów.
- Szukaj: Możesz łatwo przeszukiwać wszystkie dokumenty elektroniczne, aby znaleźć potrzebne dokumenty bez przesiewania w górach papieru. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, nawet Windows - wszystkie mają funkcje wyszukiwania pełnotekstowego.
- Dostęp wszędzie: Twoje papiery są dostępne w dowolnym miejscu z komputera, smartfona lub tabletu. Jeśli jesteś na zewnątrz i musisz coś sprawdzić, możesz to zrobić ze swojego smartfona, zamiast iść do domu i przeglądać swoje papiery.
- Bez bałaganu: Nie musisz martwić się przechowywaniem, organizowaniem, robieniem miejsca i deklutowaniem dokumentów.
- Brak kosztów drukowania: Jeśli nie musisz kupować drogiego atramentu, tanich drukarek i stosów papieru do drukarek, zaoszczędzisz pieniądze.
Oczywiście niektóre dokumenty mogą być zbyt wrażliwe, aby można je było przechowywać w Internecie. W takich sytuacjach zawsze możesz użyć szyfrowania - utwórz zaszyfrowany kontener i przechowuj go w usłudze, takiej jak Dropbox, Dysk Google lub SkyDrive. Ludzie będą potrzebować hasła, zanim będą mogli uzyskać dostęp do dokumentów.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr
