E-maile z wiadomościami e-mail wciąż pojawiają się. Najpierw Google wprowadził Priorytety, a teraz używa kart kategorii. Dropbox kupił skrzynkę pocztową, która zamienia twoją skrzynkę odbiorczą na więcej rzeczy do zrobienia. Microsoft Outlook.com ma funkcję przeglądania, która automatycznie czyści skrzynkę odbiorczą.
Wszystkie te są próbami zarządzania skrzynką e-mail dla Ciebie. Te sztuczki nigdy nie są tak inteligentne, jak ty sam, więc możesz sprawić, że twoja poczta e-mail będzie znacznie mądrzejsza, biorąc bardziej aktywną rolę.
Będziemy używać Gmaila tutaj, ale zasady powinny być podobne dla każdego klienta poczty e-mail.
Po pierwsze pozbędziemy się wszelkiej sztucznej skrzynki odbiorczej, której używa Gmail. Te skrzynki odbiorcze nigdy nie są idealnie dopasowane do kategorii i priorytetów. Zmuszają cię do przejrzenia całej poczty e-mail, aby upewnić się, że niczego nie przeoczysz i zachęci Cię do dalszego otrzymywania spamu bezużytecznych e-maili poprzez zamiatanie ich pod dywan.
Aby użyć bardziej klasycznej skrzynki odbiorczej w Gmailu, kliknij ikonę koła zębatego i wybierz Ustawienia. Kliknij kartę Skrzynka odbiorcza, kliknij pole Typ skrzynki odbiorczej i wybierz opcję Nieprzeczytane jako pierwsze. Wszystkie zakładki i opcje pierwszeństwa znikną.
Po wyłączeniu kategorii i priorytetów z zakładkami wszystkie wiadomości e-mail zostaną posortowane w jeden duży stos. Wszystkie te bezużyteczne e-maile i biuletyny z powiadomieniami społecznościowymi, których nie obchodzi, będą znajdować się w skrzynce odbiorczej wraz z rzeczywistymi ważnymi wiadomościami e-mail.
To dobrze - zamiast rzucać e-maile, których nie chcesz oglądać pod dywan, powinieneś ich całkowicie powstrzymać.
Rozważ typ wiadomości e-mail, których nie chcesz oglądać. Typowe typy bezużytecznych e-maili to powiadomienia z Facebooka i Google+, wiadomości promocyjne i biuletyny, na które nieumyślnie się zapisałeś. Za każdym razem, gdy pojawi się wiadomość e-mail, której nie chcesz widzieć, otwórz ją i skorzystaj z linku Anuluj subskrypcję - zazwyczaj znajdziesz je na samym dole wiadomości e-mail - aby anulować subskrypcję wiadomości e-mail i uniemożliwić jej dotarcie w przyszłości.
(Zauważ, że nie powinieneś używać linku Anuluj subskrypcję, jeśli wiadomość e-mail jest w rzeczywistości spamem, ponieważ spamer podejmie to jako znak, że ktoś czyta wiadomość e-mail i wysyła jeszcze więcej spamu. Kliknij przycisk Spam, jeśli jest to prawdziwy spam i kliknij Anuluj subskrypcję, jeśli jest to prawidłowa organizacja.)
Oczywiście, rezygnacja z subskrypcji to trochę więcej pracy z góry, ale sprawia, że twoja poczta e-mail jest znacznie łatwiejsza w zarządzaniu na dłuższą metę. Za każdym razem, gdy pojawi się wiadomość e-mail, której nie obchodzi, użyj linku Anuluj subskrypcję i natychmiast zablokuj dostęp do przyszłych wiadomości e-mail.
Zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych (w szczególności ustawą CAN-SPAM), firma nie może w swoich e-mailach podawać linku rezygnacji z subskrypcji, aby móc zrezygnować z przyszłych e-maili. Jednak niektóre firmy albo nie dostały notatek, albo nie obchodzą ich. Zamiast podejmować kroki prawne, aby wysyłać swoje listy e-mailowe, możesz po prostu utworzyć filtr, który przesyła wszystkie przyszłe wiadomości e-mail z nich do kosza, gdzie nie musisz ich widzieć.
W przypadku obsługi takiego e-maila w Gmailu otwórz go, kliknij link Więcej i wybierz opcję Filtruj wiadomości, takie jak te. Dostosuj filtr, aby blokować wiadomości e-mail - na przykład, jeśli nigdy nie przejmujesz się otrzymywaniem innych wiadomości e-mail od tego nadawcy, możesz filtrować według adresu e-mail. Użyj filtra, aby wysłać wszystkie takie e-maile do kosza.
Niektóre e-maile są ważne, ale możesz nie chcieć ich widzieć. Na przykład sklepy internetowe mogą wysyłać potwierdzenie za każdym razem, gdy coś z nich kupisz. Dobrze jest mieć takie pokwitowania na wszelki wypadek, ale jeśli często kupujesz produkty i nie chcesz oglądać takich e-maili, możesz uniemożliwić im dotarcie do skrzynki odbiorczej.
Odnosi się to do wielu różnych rodzajów wiadomości e-mail - na przykład, system PayPal przesyła Ci e-mail "Przenosimy pieniądze do Twojego banku" za każdym razem, gdy wypłacasz pieniądze. Możesz potrzebować tego e-maila do swoich rekordów, ale możesz nie chcieć go widzieć w swojej skrzynce odbiorczej.
Jeśli automatycznie zarchiwizujesz takie wiadomości e-mail, jak się pojawią, możesz umieścić ten proces na autopilocie. Po prostu otwórz taki e-mail, kliknij przycisk Więcej w Gmailu i wybierz opcję Filtruj wiadomości, takie jak te. Dostosuj swój filtr tak, aby obejmował wiadomości e-mail, które chcesz przechwycić - prawdopodobnie na podstawie tematu, jeśli zawsze jest taki sam. Poinformuj Gmaila, aby automatycznie archiwizował wiadomości e-mail i oznacz je jako przeczytane, aby nie przeszkadzały Ci.
Możesz też automatycznie dodawać etykiety do Gmaila, takie jak "Automatycznie zarchiwizowane" lub bardziej szczegółową etykietę. Pozwoli to szybko znaleźć wiadomości e-mail w przyszłości, jeśli faktycznie ich potrzebujesz.
Jeśli wykonałeś ten proces, powinieneś był ograniczyć ilość przychodzących wiadomości e-mail. Teraz pomożemy Ci uporządkować e-maile, na których Ci zależy.
Ta część jest opcjonalna, ale może pomóc, jeśli otrzymasz dużo wiadomości e-mail - szczególnie w różnych celach. Na przykład możesz połączyć kilka kont Gmail w jedną skrzynkę odbiorczą i uzyskać wszystkie swoje osobiste i służbowe wiadomości e-mail w tym samym miejscu.
Spróbuj utworzyć filtry, które automatycznie sortują przychodzące wiadomości e-mail na określone etykiety. Na przykład wiadomości e-mail od banku mogą automatycznie otrzymać etykietę "Bank". Możesz mieć osobiste e-maile z etykietą "Osobiste", a e-maile z pracy otrzymają etykietę "Praca". Wpływy za zakupione produkty mogą otrzymać etykietę "Pokwitowania". Nie musisz wykonywać tej części ręcznie - wystarczy skonfigurować Gmaila, aby automatycznie sortował wiadomości e-mail według kategorii.
Oznacz wszystkie te etykiety kolorami, a Twój klient poczty e-mail może automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail i pokazywać je w skrócie, skąd pochodzą.Aby zakodować etykietę kolorową w Gmailu, kliknij jego pole kolorów w lewym panelu i wybierz nowy kolor.
Dzięki takiemu systemowi etykiet możesz nawet mieć aplikację Gmail na Androida, a powiadamiacze e-mail na innych platformach powiadamiają Cię tylko wtedy, gdy nowe wiadomości dotrą do ważnych etykiet, zapobiegając przeciążeniu powiadomień.
Jeśli istnieją pewne e-maile, które chcesz podświetlić - na przykład e-maile od szefa lub współmałżonka - możesz skonfigurować filtr, aby automatycznie wyświetlał wiadomości od tego nadawcy po ich otrzymaniu. Możesz wybrać typ skrzynki odbiorczej "Najpierw oznaczoną gwiazdką" w ustawieniach skrzynki odbiorczej Gmaila, więc takie ważne e-maile automatycznie wzniosą się na początek skrzynki odbiorczej. Nastąpi to dokładnie w zależności od konfiguracji Gmaila - nie musisz walczyć z systemem priorytetów skrzynki odbiorczej i spróbować nauczyć Gmaila, co jest naprawdę ważne.
Nie jest to proces typu "załóż i zapomnij". Oczywiście po anulowaniu subskrypcji wiadomości e-mail lub skonfigurowaniu filtru Twój klient poczty e-mail będzie nadal podejmował działania dotyczące wszystkich przychodzących wiadomości e-mail - ale zawsze będą pojawiać się nowe typy wiadomości e-mail. Będziesz musiał podjąć działania, aby zrezygnować z subskrypcji i odpowiednio je odfiltrować, zapobiegając ponownemu niezorganizowaniu skrzynki odbiorczej.
Sztuczki e-mailowe próbują zautomatyzować ten proces - próbują automatycznie ukrywać e-maile, których nie chcesz oglądać, podkreślać, co jest ważne, i kategoryzować pocztę e-mail. Ale dzięki nieco większej pracy z góry możesz ustawić swoją skrzynkę odbiorczą tak, aby działała dokładnie tak, jak chcesz, eliminując potrzebę korzystania z tych wszystkich sztuczek.
