Ogranicz czas spędzony na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości e-mail

Zdjęcie H jest dla domu

E-mail może ułatwić komunikację, ale może również skrócić czas. Dowiedz się, jak przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail i pisać wychodzące wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas.

Według sondażu z 2005 r. Wywiady z pracownikami ujawniły, że czas zmarnowany na pocztę elektroniczną spowodował, że przedsiębiorstwo zatrudniające 10 000 pracowników straciło szacunkowo 152 miliony dolarów wynagrodzenia rocznie.

E-mail ma wyraźnie swoje wady. Niejasne e-maile odwracają uwagę pracowników od ważnych zadań związanych z pracą, kanałów komunikacji w chmurze i często tworzą dodatkową pracę. Unikaj pułapek e-mail, postępując zgodnie z poniższymi sugestiami.

Jak przychodzący e-mail może marnować Twój czas

Zdjęcie: Dvortygirl

Istnieje wiele rodzajów wiadomości e-mail, które mogą zmarnować twój czas. Te, które:

• Może zostać wycięty z wielu komunikatów i skondensowany w kompleksowy
• Nie odnoszą się bezpośrednio do Ciebie
• Czy odnoszą się do ciebie, ale nie w bezpośredni sposób, co pozostawia cię niepewnym, jak i czy powinieneś zareagować (i je czas)
• Nie nakłaniaj do podjęcia pewnych działań (co jest bezproduktywne)
• Odwróć uwagę i / lub zachęć do marnowania czasu w sieci
• Nie nadają się do wiadomości e-mail i mają więcej sensu dzięki dynamicznemu kanałowi komunikacji, takim jak spotkanie biznesowe lub jakiś format bardziej odpowiedni dla treści (jak samodzielny dokument zawierający bogate informacje)

Jak efektywnie przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail

Aby skutecznie czytać i przetwarzać wiadomości e-mail, musisz skupić się na dwóch rzeczach - ustaleniu przesłania wiadomości e-mail (lub jej braku) i podjęciu decyzji, jakie działania podjąć w odpowiedzi.

Krok 1: Oblicz wiadomość (lub jej brak)

Ilekroć czytasz nową wiadomość e-mail, poświęć jak najmniej czasu, aby dowiedzieć się:

• Czy mówca zwraca się bezpośrednio lub pośrednio do Ciebie
• Czy mówca powiedział ci, czego od ciebie oczekuje
• Czy to zrobione w przejrzysty sposób
• Czy ogólna wiadomość jest dla ciebie istotna
• Czy ogólny komunikat wydaje się odpowiedni, biorąc pod uwagę kontekst twojego związku z nadawcą (lub brak, jeśli na przykład próbuje nawiązać relację biznesową)

Pomoże to ustalić, jaka jest treść wiadomości e-mail i jak chcesz odpowiedzieć. To znaczy, jeśli masz zamiar odpowiedzieć w pierwszej kolejności.

Szczególnie ważne jest, aby pamiętać, że mówca robi jedną lub więcej rzeczy, które mogą zwabić Cię do marnowania cennego czasu, takich jak:

• Nie wiadomo, co próbują powiedzieć
• Używanie języka w mylący lub eufemistyczny sposób, aby uniknąć mówienia konkretnymi terminami (np. "Myślę, że musimy mieć serce do serca w pewnym momencie" w porównaniu do "Czy możesz zadzwonić do mnie w tym tygodniu, abyśmy mogli porozmawiać przez telefon o czymś ważnym? ")
• Rambling lub wychodzenie z tematu
• W tym informacje, które nie należą do Twojej firmy, są nieodpowiednie, obraźliwe lub niespójne
• DW lub napisz do Ciebie wiadomości, które nie są dla Ciebie istotne
• Powtarzanie tej samej wiadomości przez różne e-maile lub powtarzanie tego, co już zostało omówione w poprzednich komunikatach innych niż e-mail
• Pisząc o czymś, co już omówiliście i rozwiązaliście - w sposób zapominalski lub niedbały

W takich sytuacjach należy szczególnie uważnie reagować w sposób efektywny, który minimalizuje czas poświęcany na komunikację. Ponieważ łatwo jest pozwolić, aby powyższe niejednoznaczne scenariusze e-mailowe wyczerpały Twój czas.

Krok 2: Zdecyduj, jakie działania podjąć

Po tym, jak wiesz, o czym jest wiadomość, znajdź najbardziej wydajny sposób na odpowiedź. Oto kilka typowych odpowiedzi:

• Przeniesienie rozmowy na lepszy środek komunikacji, taki jak połączenia telefoniczne i konferencyjne
• Odpowiadanie na powtarzające się pytania zadawane przez wiele osób - nie za pośrednictwem poczty e-mail - ale za pośrednictwem bogatszego w informacje medium, które można udostępnić, na przykład dokumentu Google
• Brak reakcji na wiadomości, które nie wyjaśniają, czego od Ciebie oczekuje mówca (nawet jeśli wydaje się to trochę niegrzeczne)
• Zajęcie się niejasnymi wiadomościami za pomocą bezpośrednich i krótkich konkretnych pytań, takich jak: "Kiedy chciałbyś, aby raport został wypełniony?" Lub "W jaki sposób chciałbyś, abym przyczynił się do tego projektu?"
• Odbieranie telefonu i dzwonienie do osoby w każdej chwili zaczyna się pojawiać dramat lub komunikacja - wyciąganie jej za pośrednictwem poczty e-mail będzie trwało dłużej i może nasilić konflikt

Krok 3: Wracaj do zadania

Co najważniejsze, po udzieleniu odpowiedzi na wiadomość e-mail (która może polegać na tym, że nie odpowiada i zamiast tego usunięcie wiadomości), musisz wrócić do zadania. Przejdź do następnej wiadomości e-mail oczekującej w skrzynce odbiorczej lub przełączaj sprzęt i wracaj do pracy, zamiast odpowiadać na prośby innych osób.

Jak wysyłanie wiadomości e-mail może marnować Twój czas

Zdjęcie Adikos

Ponadto istnieje wiele rodzajów wiadomości e-mail wysyłasz to może zmarnować twój czas. Te, które:

• Są niepotrzebnie przeciągane na kilka komunikatów, z których każda zajmuje czas i myśli, aby dostosować, zamiast jednego kompleksowego
• Nie odnoszą się bezpośrednio do odbiorcy, co jest stratą wysiłku z twojej strony
• Nie są wystarczająco jasne i wyciągają długie rozmowy e-mailowe i / lub nieporozumienia lub w ogóle nie mają żadnych działań produkcyjnych (co oznacza, że ​​będziesz musiał poświęcić czas na zainicjowanie konwersacji później)
• Nie kieruj odbiorcy, aby wykonał jakieś działanie, które jest bezproduktywne
• Odwróć uwagę i zachęć odbiorcę do marnowania czasu w sieci - co oznacza, że ​​zachęca Cię to samo
• Nie nadają się do formatu wiadomości e-mail, ale są lepiej komunikowane poprzez rozmowę w czasie rzeczywistym lub za pośrednictwem podręcznika lub bogatego w informacje dokumentu, takiego jak podręcznik, artykuł na blogu, strona z często zadawanymi pytaniami, raport firmy lub prezentacja PowerPoint.

Jak skutecznie wysłać e-mail

Aby pisać e-maile, które nie tracą czasu na dłuższą metę (nie wspominając o czasie odbiorcy), musisz skupić się na pięciu rzeczach: przekazywaniu wyraźnego komunikatu, prośbie o podjęcie działań przez odbiorcę, przy użyciu dobrej struktury, edycji zanim uderzysz w wysyłkę i skutecznie podążysz za nią.

Krok 1: Wyczyść swoją wiadomość

Zanim napiszesz e-maila, musisz uzyskać krystalicznie czysty komunikat. Ustalać:

• Co chcesz komunikować
• Dlaczego chcesz to przekazać
• Jaką czynność ma podjąć odbiorca
• Jak najlepiej przekonać ich do podjęcia takich działań

Oto kilka typowych powodów wysyłania wiadomości e-mail:

• Aby przypomnieć komuś o ostatecznym terminie
• Aby przekazać komuś pisemne instrukcje dotyczące zadania
• Zadać szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć odpowiednio poprzez pisanie
• Aby odpowiedzieć na szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć odpowiednio poprzez pisanie
• Aby przekazać informacje dotyczące czasu
• Aby zaoferować dostępne terminy planowania spotkania
• Aby śledzić po spotkaniu i wyrazić uznanie

We wszystkich tych przykładach, z wyjątkiem ostatniego, chcesz, aby Twój odbiorca podjął jakieś działanie (nawet jeśli jest to właśnie odpowiedź).

Czasami akcja nie wydaje się być akcją. Może chcesz:

• Przekaż wskazówkę swojemu współpracownikowi
• Poinformuj znajomych, że bezpiecznie wylądowałeś w miejscu docelowym podróży
• Podaj krótką informację o tym, jak sobie radzisz w nowym miejscu i o tym, jak możesz dotrzeć w ciągu kilku następnych tygodni

W każdej z tych sytuacji nie mówisz swojemu odbiorcy o podjęciu określonej akcji. Jednakże sugeruje się, że nie należy podejmować żadnych działań, pod warunkiem, że wyślesz e-mailem odpowiednie zamknięcie, lub przynajmniej podpisując swoje imię i nazwisko. Rozumieją, że komunikacja może łatwo zakończyć się pocztą e-mail; że nie muszą odpowiadać.

Krok 2: Poproś odbiorcę o podjęcie odpowiednich działań

Aby pisać efektywne e-maile, które oszczędzają Twój czas, musisz sprawić, by były skuteczne. Musisz upewnić się, że odbiorca jasno określi, jakie działania należy podjąć.

Jeśli nie dążysz do tego, ale próbujesz opisać historię swojego życia lub wytłumaczysz, dlaczego szukasz nowego modelu telefonu iPhone, zamiast kupować najnowszy model, możesz zapomnieć o oszczędzaniu czasu, ponieważ pisanie długopisu zajmuje dużo myśli i czasu.

Skoncentruj się na następujących kwestiach podczas wykonywania czynności e-mailowych:

• Ustalanie terminów
• Opracowywanie planów awaryjnych
• Oferowanie potencjalnych opcji następnego działania (np. Czasu, w którym możesz wziąć udział w spotkaniu osobistym, miejscach, w których możesz się spotkać)
• Dostarczenie opinii, gdy o nią poproszono
• Złożenie wniosku, który jest odpowiedni do pisania i jest w rzeczywistości wygodniejsze niż przy użyciu innego sposobu komunikacji
• Dostarczenie zestawu wskazówek dotyczących zadania, które odbiorca zgodził się wykonać

Bądź proaktywny i asertywny, gdy określasz czynności, które można podjąć. Unikaj zadawania pytań otwartych, chyba że nie ma innej opcji. Ponieważ pytania otwarte są przeciwieństwem treści podlegających zaskarżeniu.

Oto kilka przykładów:

• Zamiast prosić odbiorcę o podanie harmonogramu (i marnowanie wiadomości e-mail w procesie) - zacznij od wysłania im dostępnych terminów spotkań.
• Zamiast pytać odbiorcę, co sądzą o określonej decyzji biznesowej, nakreśl potencjalną decyzję i poproś o informację zwrotną dotyczącą konstrukcji; w ten sposób nie będą musieli wymyślać czegoś na własną rękę, a zamiast tego będą mieli z czym pracować

E-maile można aktywować, przekazując czytelnikowi czytelne instrukcje i zachowując treść, która może być zaskarżalna, a nie otwarta.

Co najważniejsze, musisz upewnić się, że wszelkie działania, których oczekujesz od swojego czytelnika, są jasno komunikowane. Nie zakładaj, że wiedzą, że chcesz założyć spotkanie w tym tygodniu, tylko że oferujesz dostępne godziny. Nie zakładaj, że wiedzą, jakie zadanie zadanie ma Twój zestaw instrukcji. Wyraźnie i uprzejmie poinformuj ich, co chcesz zrobić.

Krok 3: Utwórz dobrą strukturę

Jeden z nich ma jasno zdefiniowany przekaz i sprawił, że można go zastosować, nadszedł czas, aby zorganizować go w taki sposób, aby przekazać tę jasność i swoje praktyczne wnioski.

Akapity: Ogólną zasadą do naśladowania jest trzymanie akapitów w pięciu zdaniach. Nie tylko trudno jest skupić się na długich akapitach podczas czytania w Internecie, ale przylegające akapity dają odbiorcy szansę na utratę koncentracji i być może przegapienie najważniejszych punktów. To prowadzi do niechlujnych lub nadmiarowych odpowiedzi, które przesłania kanał komunikacyjny.

Zdania: Użyj aktywnego głosu podczas pisania zdań. Zachowaj zdania krótkie i na temat. Unikaj podchodzenia do stycznych lub niepotrzebnie wyjaśniając swoje rozumowanie lub uczucia dotyczące rzeczy. Zamiast tego trzymaj się faktów i działań, które chcesz podjąć od odbiorcy.

Słowa: Staraj się nie używać wielkich słów lub slangu, chyba że wiesz, że twoi odbiorcy je zrozumieją. Unikaj żartów i odwołań kulturowych, które mogą być źle zrozumiane, ponieważ wszystko, co można łatwo zinterpretować, jest potencjalną barierą skutecznej komunikacji.

Unikaj dodatkowych słów i kwalifikujących się zwrotów. "Biorąc pod uwagę obecną sytuację, w której to się obecnie dzieje, myślę, że rozsądnie byłoby ..." jest stwierdzeniem kwalifikującym, które nie tylko marnuje słowa i czas, ale odwraca uwagę od prawdziwej wiadomości. Zamiast tego po prostu podaj swoje zalecenie, nie musząc go kwalifikować.

Inny przykład: "Zastanawiałem się, czy mógłbym cię zapytać ..." Wytnij tę frazę i po prostu zadaj pytanie. Zwiększy to także twoją pewność siebie, ponieważ nie będziesz podświadomie szukać pozwolenia na proaktywną komunikację.

Interpunkcja: Zachowaj prostą interpunkcja.Kwalifikujące się słowa i wyrażenia są skuteczne tylko wtedy, gdy są wykorzystywane do ustanowienia uprzejmości po zainicjowaniu komunikacji z kimś, z kim chciałbyś mieć biznes lub osobisty związek. W takich przypadkach niekoniecznie chcesz być gotowy, ale użyj zwrotów grzecznościowych, aby okazać szacunek dla swojego czasu.

Zminimalizuj użycie przecinków - to naturalnie pomaga ci zachować krótkie zdania. Unikaj leniwych wypowiedzi inspirowanych tekstem, z nadużywaniem kropek i kropek oraz kolejnych przecinków. Zamiast tego należy interpunkować zdania odpowiednim językiem angielskim i wykorzystywać skurcze, gdy ma to sens, ponieważ usprawniają one czytanie.

Dodatkowo, rozważ listy interpunkcyjne z punktorami i używając linii kresek, aby rozbić główne sekcje (które mogą zawierać jeden lub więcej akapitów).

Punkty i przekroje zwiększają czytelność stron internetowych, a także pomagają lepiej uporządkować przekaz.

Krok 4: Edytuj przed wysłaniem

Zanim wyślesz e-mail, odczekaj 1-2 minuty, aby przeczytać go na głos. Pomoże to złapać błędy lub zauważy niewygodne części, których normalnie nie powiedziałbyś osobiście. Usuń te dodatkowe słowa i uprość interpunkcję. Wypunktuj listy i zredukuj swoje akapity.

Kiedy możesz odpowiedzieć na następujące pytania, klikając "tak", możesz rozpocząć "Wyślij":

• Czy komunikat jest jasny?
• Czy oczekiwania są wykonalne i jasno określone?
• Czy mój odbiorca będzie mógł pomyślnie odebrać moją wiadomość? Sukces oznacza, że ​​wiedzą, jakiej reakcji oczekuje się od nich.
• Jeśli role zostałyby odwrócone, czy mógłbym otrzymać tę wiadomość?

Krok 5: Śledź efektywnie

Ponadto aktywnie obserwuj swoje wiadomości e-mail. Jeśli ktoś nie odpowiada na bezpośrednią prośbę, nie marnuj czasu na zastanawianie się, co się stało. Zamiast tego wyślij uprzejmy, ale bezpośredni e-mail, aby się z nimi skontaktować. Zastosuj zasady wymienione powyżej. I nie marnuj zbyt wiele czasu na uzyskanie odpowiedzi; jeśli odbiorca nie komunikuje się z tobą, wiedz, kiedy się przenieść lub podejść do nich osobiście.

Użyj e-maila, aby zaoszczędzić czas

E-mail może zaoszczędzić wiele czasu, jeśli wiesz, jak skutecznie go używać. Dotyczy to zarówno wysyłania, jak i odbierania wiadomości.

E-mail najlepiej nadaje się do dostarczania przydatnych wiadomości, które są odpowiednio komunikowane poprzez pisanie. Jeśli korzystasz z zalet poczty e-mail i unikasz wielu czasochłonnych pułapek, to jest to potężne narzędzie.