Program Microsoft Word do korespondencji seryjnej jest doskonałym narzędziem zwiększającym produktywność. Umiejętność tworzenia spersonalizowanych linii tematycznych i załączników, których podstawowa funkcja programu Word nie jest obsługiwana, może być ratunkiem, gdy trzeba masowo pisać wiadomości e-mail.
W dzisiejszym artykule dowiesz się, jak korzystać z Kreatora korespondencji seryjnej Word 2010, pisać spersonalizowane tematy e-maili i konfigurować różne załączniki dla każdego odbiorcy wiadomości e-mail.
Zdjęcie: M! R
Program Word's Mail Merge chroni nas przed nużącym zadaniem ręcznego wprowadzania adresu e-mail każdego adresata, umożliwiając nam importowanie adresów e-mail z kontaktów programu Outlook, źródeł danych Excel lub Access lub plików danych programu Word.
Kontakt programu Outlook jest najlepszą opcją spośród tych trzech, a jeśli go nie używasz, teraz będzie dobry moment na zaktualizowanie książki adresowej programu Outlook, a my pokażemy, jak to zrobić. Możesz pominąć następną sekcję i rozpocząć pisanie korespondencji seryjnej, jeśli wiesz już, jak skonfigurować kontakt Outlook, w przeciwnym razie dwie kolejne sekcje dadzą ci kilka podstawowych informacji o tym, jak skonfigurować kontakt Outlook, importując swoją internetową listę kontaktów.
Konfigurowanie kontaktu w programie Outlook rozpoczyna się od utworzenia profilu poczty przechowującego adres e-mail konta, hasło, informacje o serwerze i łącza do innych danych, takich jak wiadomości e-mail i adresy.
Możesz utworzyć profile, każdy dostosowany do konkretnego konta e-mail.
Właściwa nazwa profilu umożliwia zidentyfikowanie konta e-mail powiązanego z profilem poczty.
Istnieje możliwość skonfigurowania profilu poczty przy użyciu adresu e-mail otrzymanego od usługodawcy internetowego lub własnego konta e-mail, wybierając trzecią opcję.
Wybierz "Internetowa poczta e-mail", aby użyć dostawcy poczty e-mail, który daje usługę POP - na przykład Gmail.
Każdy internetowy dostawca poczty e-mail ma inną konfigurację POP, zapoznaj się z jego instrukcją obsługi, aby poznać ich konfigurację POP.
Gratulacje! Jeśli widzisz ten ekran, pomyślnie skonfigurowałeś swój profil pocztowy. Teraz jesteśmy gotowi, aby skonfigurować folder kontaktowy programu Outlook.
Możesz ręcznie wprowadzić swoją listę dystrybucyjną do programu Outlook lub zaimportować inne internetowe książki adresowe - takie jak książka adresowa Gmail, Yahoo lub Hotmail. Większość internetowych dostawców poczty e-mail pozwala nam eksportować naszą książkę adresową do źródła danych zgodnego z Outlookiem. Na przykład Gmail daje nam możliwość eksportu naszych kontaktów do pliku CSV zgodnego z Outlookiem.
Funkcja importu do programu Outlook obsługuje różne typy plików: csv, vcard, RSS, iCalendar i wiele innych, dzięki czemu jest doskonałym narzędziem do tworzenia listy dystrybucyjnej korespondencji seryjnej.
Plik CSV należy do kategorii "Inny program lub plik" w programie Outlook.
Pliki ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, pliki PST, to tylko niektóre z plików programu obsługiwanych przez program Outlook - dla nas wybieramy typ pliku oddzielanego przecinkami (Windows).
Teraz znajdź plik CSV, który właśnie wyeksportowaliśmy z książki adresowej Gmaila.
Spośród wszystkich tych folderów folder kontaktów jest najlepszą opcją dla naszego celu korespondencji seryjnej.
Program Outlook potrzebuje kilku minut na zaimportowanie kontaktu w zależności od liczby importowanych adresów e-mail.
Powinniśmy mieć możliwość korzystania z tego folderu kontaktów, gdy program Outlook zakończy import wszystkich kontaktów, do korespondencji seryjnej.
Zacznij od pustego dokumentu i otwórz wstążkę "Poczta", aby rozpocząć korespondencję seryjną.
Kreator jest najlepszym sposobem dla początkujących na rozpoczęcie pierwszego ćwiczenia korespondencji seryjnej.
Kreator poprosi nas o wybranie typu dokumentu dla naszej korespondencji seryjnej. Wiadomości e-mail to odpowiedni typ dokumentu dla dzisiejszego ćwiczenia korespondencji seryjnej.
Możemy rozpocząć pisanie naszej wiadomości e-mail z pustego dokumentu, szablonu lub istniejącego dokumentu.
Wybierz nasz folder kontaktowy programu Outlook jako naszą listę dystrybucji korespondencji seryjnej w kroku 3.
Mamy opcję użycia dowolnego profilu poczty, który skonfigurowaliśmy w naszym systemie.
Liczba kontaktów powinna być większa niż zero, jeśli program Outlook pomyślnie zaimportował Twój adres Gmail.
Wybierz osoby, które chcesz uwzględnić w dystrybucji e-maili, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.
Rozpocznij pisanie wiadomości e-mail i wstawiaj pola scalania, w których chcesz umieścić spersonalizowane wiadomości - takie jak tytuł lub nazwisko w odpowiednim miejscu w dokumencie.
Każde pole scalania będzie zamknięte wewnątrz podwójnego chevronu; zostaną one zastąpione informacjami o karcie kontaktowej po ukończeniu kreatora korespondencji seryjnej.
Wyświetl podgląd wiadomości e-mail, aby zobaczyć, jak program Word przetwarza pola scalania, klikając łącze "Dalej: wyświetl podgląd wiadomości e-mail".
Jeśli jesteś zadowolony z podglądu, kliknij link "Dalej: ukończ scalanie", a program Word wyśle połączoną wiadomość e-mail do wszystkich odbiorców za pomocą wspólnego wiersza tematu.
Kreator dzieli proces korespondencji seryjnej na następujące etapy: wybór odpowiedniego typu dokumentu i szablonu, utworzenie listy dystrybucyjnej, ocenę podglądu korespondencji seryjnej i wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich odbiorców.
W tym momencie możesz zauważyć dwie typowe czynności pisania e-maili, których kreator nie obsługuje, pisanie spersonalizowanych tematów i konfigurowanie różnych załączników. Musimy użyć makra, aby zrobić je w korespondencji seryjnej, najlepiej przed ukończeniem pracy kreatora.
Po otwarciu listu naciśnij "Alt + F11" i dwukrotnie kliknij "Ten dokument" w oknie roboczym programu Word, aby otworzyć edytor makr.
Wklej ten kod makr, napisany przez eksperta makrofalera hutchinsfairy, do pustego panelu i zapisz go.
Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD Jako Boolean
Private Sub Document_Open ()
Ustaw wdapp = Aplikacja
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Napis końcowy
Prywatny dokument dodatkowy_Close ()
Ustaw wdapp = Nic
Napis końcowy
Prywatna Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc jako dokument, Anuluj jako Boolean)
Dim i As IntegerZ ActiveDocument.MailMerge
Jeśli FIRST_RECORD = True Then
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Fałsz
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Koniec, jeślii = .DataSource.DataFields.Count
Do while While i> 0
.MailSubject = Zamień (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
PętlaKończyć z
Napis końcowy
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (Dokumentacja ByVal jako dokument, ByVal StartRecord jako dlugo, ByVal EndRecord tak dlugo, Anuluj jako Boolowskie)
FIRST_RECORD = True
Napis końcowy
Prywatna Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (Dokumentacja ByVal jako dokument, ByVal DocResult jako dokument)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Napis końcowy
Wróć do dokumentu i kliknij link "Dalej: zakończ scalanie", aby wysłać wiadomość e-mail.
Kliknij link "Poczta elektroniczna ...", aby wysłać wiadomość.
Umieść odpowiednie pola scalania, otoczone szewronem, w temat wiersza.
Makro przeanalizuje pole scalania i zastąpi je nazwiskiem odbiorcy, gdy program Word wyśle wiadomość e-mail do dokumentu.
Do tej pory nauczyliśmy się korzystać z kreatora korespondencji seryjnej i personalizowania pól tematów - a do ukończenia dzisiejszego samouczka udostępnimy dodatek innej firmy, który umożliwi nam dołączanie różnych plików dla każdego e-maila .
Pobierz dodatek, rozpakuj go, a zobaczysz, że dodatek jest dostępny jako szablony dokumentów Word. Użyj "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jeśli używasz słowa 2007 lub 2010 i "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jeśli używasz programu Word 2003.
Skopiuj odpowiedni szablon dokumentu do folderu "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", gdzie "% appdata%" jest folderem startowym Microsoft - w naszym przypadku jest to "C: \ Users \ spotul \ AppData \ Roaming".
Zrestartuj program Word po skopiowaniu pliku do folderu startowego Microsoft, a zobaczysz dwa nowe dodatki: Utwórz plik danych i Połącz z pocztą e-mail w menu wstążki "Mailing".
Przygotuj plik danych z tabelą dwukolumnową - adres e-mail odbiorcy w lewej kolumnie i pełną ścieżką do pliku załącznika w prawej kolumnie, a następnie zapisz go w tym samym folderze co dokument scalania wiadomości e-mail jako "MergeAttachmentsData". Musimy podkreślić, że plik należy zapisać jako "MergeAttachmentsData", w przeciwnym razie dodatek nie może znaleźć pliku, który wyszuka załączniki.
Wróć do dokumentu korespondencji seryjnej i podziel dokumenty na pojedyncze pliki.
Powinno pojawić się nowe okno dokumentu tekstowego i kliknąć przycisk dodawania "Połącz z pocztą e-mail". Po prostu kliknij przycisk "Ok" w żółtym oknie dialogowym, ponieważ już przygotowaliśmy plik danych.
Podaj odpowiedni temat wiadomości e-mail, kliknij OK, a program Outlook wyśle wiadomość e-mail z załącznikiem określonym w pliku danych.
Słowo, wraz z wieloma przydatnymi funkcjami, jest naprawdę świetnym narzędziem zwiększającym produktywność. Z niecierpliwością czekamy na kolejne artykuły Worda dla naszych czytelników. W międzyczasie sprawdź inne artykuły na naszej stronie.
Mamy nadzieję, że nauczyłeś się korzystać z korespondencji seryjnej programu Word w dzisiejszym artykule. Zapraszam do omówienia innych wskazówek dotyczących korespondencji seryjnej z innymi czytelnikami w sekcji komentarzy.
