Podczas tej lekcji skupiamy się na załącznikach i sposobach, w jakie możesz rozwinąć swoje wiadomości e-mail za pomocą spersonalizowanego podpisu.
NAWIGACJA SZKOLNAZamykamy te informacje dzięki informacjom, jak najlepiej chronić dane na Twoim koncie, a także tworzymy lokalnie kopie zapasowe danych, aby zawsze je mieć, nawet jeśli usuniesz swoje konto.
Dodawanie załącznika do wiadomości e-mail w Gmailu jest łatwe. Co najlepsze, dzięki Gmailowi możesz uniknąć zakłopotania wysyłania e-maila, jeśli zapomnisz załączyć plik.
UWAGA: Wiadomości Gmaila mogą mieć rozmiar do 25 megabajtów (MB). Jeśli chcesz wysłać załączniki w wiadomości, które powodują, że są większe niż 25 MB, możesz zamiast tego wstawiać pliki z Dysku Google. Nie ma ograniczenia liczby załączników dozwolonych na wiadomość, o ile nie przekroczysz limitu rozmiaru 25 MB.
Jednym ze sposobów jest kliknięcie "Załącz pliki" u dołu okna "Tworzenie".
Wybierz pliki, które chcesz dołączyć do wiadomości w oknie dialogowym "Otwórz". Możesz dołączyć wiele plików jednocześnie, wybierając wiele plików w taki sam sposób, jak w Eksploratorze Windows. Kliknij "Otwórz", aby załączyć wybrane pliki.
Postęp załączania plików wyświetla się na dole wiadomości.
A co, jeśli zapomnisz załączyć swoje pliki? Gmail nie pozwoli Ci zapomnieć. Gmail rozpoznaje po napisaniu pewnych wyrażeń w treści wiadomości, a przed wysłaniem wiadomości wyświetli się komunikat przypominający.
Kliknij "Anuluj" i załącz pliki przed wysłaniem wiadomości.
Każde z poniższych zdań spowoduje wyświetlenie przypomnienia o załączniku.
Możesz także przeciągać i upuszczać pliki na wiadomość, którą chcesz skomponować, aby je dołączyć. Po prostu przeciągnij plik z okna Eksploratora do wiadomości, którą tworzysz.
Podpis e-mail umożliwia automatyczne umieszczenie kilku linii informacji kontaktowych (lub innych informacji) na dole każdej wychodzącej wiadomości e-mail, co pozwala łatwo reklamować swoją firmę lub siebie.
Gmail umożliwia skonfigurowanie podpisu w wiadomościach, które komponujesz.
Aby skonfigurować podpis, który będzie automatycznie dołączany do wiadomości e-mail tworzonych w Gmailu, kliknij przycisk zmiany ustawień i wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego. Pozostań na karcie "Ogólne", przewiń w dół do sekcji "Podpis" i wybierz opcję "Bez podpisu", aby włączyć tę funkcję.
Wpisz tekst, którego chcesz użyć jako podpisu. Jeśli masz logo, możesz wstawić je jako obraz z tekstem lub samodzielnie. Możesz również dodać hiperłącza do tekstu w podpisie, zaznaczając tekst linku i klikając przycisk "Link" na pasku narzędzi.
UWAGA: Jeśli chcesz dodać zdjęcie do podpisu, musisz użyć obrazu, który jest dostępny publicznie w Internecie. Na przykład, aby użyć logo firmy, możesz znaleźć ją na swojej stronie firmy i skopiować tam URL. Potrzebujesz adresu URL, aby umieścić obraz w swoim podpisie. Jeśli obraz, którego chcesz użyć, nie jest już dostępny w internecie, możesz użyć witryn takich jak Blogger i Witryny Google, aby utworzyć prostą witrynę internetową i przesłać do niej swój obraz. Możesz też skorzystać z usługi hostingu obrazów.
W polu "Link do" określ, czy link ma być "Adres internetowy", czy "Adres e-mail". Wprowadź adres URL lub adres e-mail w polu "Do jakiego adresu URL powinien ten link?". Jeśli chcesz przetestować link, aby upewnić się, że działa, kliknij "Przetestuj ten link." Kiedy jesteś zadowolony, kliknij "OK".
Link jest wstawiony. Kiedy kursor znajduje się na dowolnym połączonym tekście, wyświetlane są dodatkowe opcje. Możesz "Idź do [link]," Zmień "link lub" Usuń "link. Aby ukryć te opcje, kliknij "X" po prawej stronie pola lub kliknij dowolny niepowiązany tekst w podpisie.
Gmail automatycznie wstawia dwa kreski (-) nad twoim podpisem, oddzielając go od treści wiadomości e-mail, jak pokazano poniżej.
Możesz zrezygnować z kresek. Aby to zrobić, zaznacz opcję "Wstaw ten podpis przed cytowanym tekstem w odpowiedziach i usuń zaznaczone pole" - ", które poprzedza to". Zauważ, że ta opcja wstawi twój podpis przed cytowanym tekstem w odpowiedziach.
Kliknij "Zapisz zmiany".
Możesz edytować lub usunąć podpis ręcznie po umieszczeniu go w nowej wiadomości.
Aplikacja mobilna Gmail umożliwia skonfigurowanie podpisu do użytku w aplikacji niezależnej od podpisu skonfigurowanego w Gmailu w przeglądarce.
Pokażemy Ci, jak skonfigurować podpis na telefonie z Androidem. Aby dodać podpis w aplikacji Gmail na telefonie z Androidem, kliknij przycisk menu telefonu i wybierz "Ustawienia" z menu podręcznego.
Na ekranie "Ustawienia" kliknij adres e-mail konta, dla którego chcesz skonfigurować podpis.
Dotknij opcji "Podpis" na ekranie "Ustawienia".
Wpisz swój podpis w oknie dialogowym "Podpis" i dotknij "OK".
UWAGA: Możesz nacisnąć "Enter" w podpisie, aby umieścić tekst podpisu na wielu liniach, ale nie możesz dodawać hiperłączy do tekstu podpisu w aplikacji Gmail.
Podpis wyświetla się pod opcją "Podpis" na ekranie "Ustawienia".
Naciśnij dwukrotnie przycisk "Wstecz" w telefonie, aby powrócić do skrzynki odbiorczej. Dotknij przycisku "Utwórz".
Podpis zdefiniowany jest automatycznie dodawany do nowej wiadomości e-mail.
Możesz dodać tylko jeden podpis w Gmailu. Istnieje jednak sposób obejścia tego ograniczenia w przeglądarce. Jeśli potrzebujesz wielu podpisów w Gmailu, możesz utworzyć dodatkowe, korzystając z funkcji "Przetwarzane odpowiedzi" w Laboratorium Gmaila.
Omówimy tę funkcję w Lekcji 10, gdy mówimy o zaawansowanych funkcjach w Laboratorium Gmaila.
Chcemy nieco zmienić biegi, aby skupić się na bezpieczeństwie konta i tworzeniu kopii zapasowych danych. Ponieważ będziesz przechowywać tak dużo swojego życia (kontakty, kalendarze, zadania itp.) Na swoim koncie Gmail, musisz wiedzieć, jak zachować bezpieczeństwo i, jeśli to konieczne, jak wykonać kopię zapasową danych w przypadku na przykład kiedykolwiek zdecydujesz, że chcesz usunąć swoje konto.
Możesz zmienić hasło, opcje odzyskiwania konta i powiadomienia w sekcji "Zabezpieczenia" w sekcji "Konta".
Aby uzyskać dostęp do ekranu "Konta", kliknij przycisk "Ustawienia" i wybierz "Ustawienia" z listy rozwijanej. Kliknij "Konta" u góry ekranu "Ustawienia".
W sekcji "Zmień ustawienia konta" możesz zmienić hasło, zmienić opcje odzyskiwania hasła i uzyskać dostęp do innych "Ustawień konta Google".
Warto zmienić hasła co jakiś czas, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do kont internetowych, w tym Gmaila. Jeśli podejrzewasz, że ktoś mógł uzyskać dostęp do Twojego konta Gmail, powinieneś natychmiast zmienić hasło.
Aby zmienić hasło, przejdź do głównego ekranu "Konta", jak opisano powyżej. W sekcji "Zmień ustawienia konta" kliknij link "Zmień hasło".
Na ekranie "Zmień hasło" wprowadź "Bieżące hasło", a następnie wprowadź "Nowe hasło" ponownie w polu "Potwierdź nowe hasło" i kliknij "Zmień hasło", aby zaakceptować zmianę.
Jeśli nie pamiętasz hasła do Gmaila, możesz je odzyskać lub przywrócić na kilka sposobów.
Przejdź do sekcji "Konta" na ekranie "Ustawienia", tak jak to omówiono wcześniej. Kliknij link "Zmień opcje odzyskiwania hasła" w "Zmień ustawienia konta".
Użyj ekranu "Opcje odzyskiwania konta", aby dodatkowo zabezpieczyć swoje konto Google i zapewnić sposoby dostępu do konta, jeśli zapomnisz hasła.
Możesz podać numer "telefonu komórkowego", aby chronić swoje konto, "pomocniczy adres e-mail", który pozwala Google kontaktować się z Tobą w sprawie zmian na koncie oraz "Alternatywny adres e-mail", który zapewnia inny pomocniczy adres e-mail, a także inna metoda logowania się na konto Google.
Możesz również przypisać "Twoje pytanie bezpieczeństwa" do swojego konta, aby dodatkowo ustalić, czy to rzeczywiście jest twoje konto, kontaktując się z Google na jego temat.
Wprowadź dowolne zmiany w opcjach odzyskiwania konta i kliknij "Zapisz" po zakończeniu.
Sekcja "Zabezpieczenia" na ekranie "Konta" pozwala również na weryfikację dwuetapową konta, aby zapewnić dodatkową warstwę zabezpieczeń za pomocą telefonu komórkowego.
W skrócie, gdy zdecydujesz się dodać weryfikację dwuetapową do swojego konta Google, po wpisaniu hasła Google wypisze kod numeryczny na Twój telefon komórkowy. Następnie zweryfikujesz swoją tożsamość, wprowadzając kod na następnym ekranie, tj. W drugim kroku.
Zobacz nasz artykuł o zabezpieczaniu konta Google za pomocą weryfikacji dwuetapowej, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat konfigurowania tej funkcji.
Do tej pory domyślnie Gmail zawsze prosi Cię o wyświetlenie obrazów w wiadomościach e-mail. Niektórzy nadawcy mogą próbować użyć obrazów do dostarczania wirusów lub złośliwego oprogramowania na komputer lub urządzenie mobilne, narażając na szwank jego bezpieczeństwo.
Od grudnia 2013 r. Google zmienia sposób, w jaki Gmail obsługuje obrazy w wiadomościach e-mail. W przeglądarce Gmail automatycznie wyświetli zdjęcia w wiadomościach. Ta zmiana zostanie wprowadzona na Gmaila na Androida i iOS "na początku 2014 r."
Jednak wiadomości w Gmailu będą nadal bezpieczne. Zwykle obrazy są podawane bezpośrednio z oryginalnych zewnętrznych serwerów hosta. Jednak teraz Gmail będzie wyświetlał wszystkie obrazy za pośrednictwem bezpiecznych serwerów proxy Google. To chroni cię w następujący sposób:
Gmail będzie nadal skanował każdą wiadomość pod kątem podejrzanych treści, a jeśli Gmail uzna nadawcę lub wiadomość za podejrzaną lub potencjalnie szkodliwą, obrazy nie zostaną wyświetlone, a użytkownik zostanie zapytany, czy chcesz obejrzeć obrazy.
Dlatego Google nadal będzie odpowiedzialny za bezpieczeństwo obrazów otrzymywanych za pośrednictwem Gmaila. Według Google "Twój e-mail będzie teraz bezpieczniejszy, szybszy i piękniejszy niż kiedykolwiek".
Jeśli nie chcesz, aby obrazy były wyświetlane automatycznie, nadal możesz wybrać wyświetlanie obrazów dla każdej wiadomości.
Zobacz nasz artykuł o How-To Geek, aby dowiedzieć się więcej o tej funkcji oraz o tym, jak zmienić ustawienia, aby móc wyświetlać obrazy dla każdej wiadomości osobno.
Zawsze uczono Cię, że warto tworzyć kopie zapasowe danych, takich jak dokumenty, notatki itp., Podobnie jak wiadomości e-mail, dane kalendarza i kontakty.
W Gmailu możesz teraz eksportować kopię danych z różnych usług Google, takich jak Kalendarz i Kontakty, a wkrótce będziesz mieć możliwość wyeksportowania kopii wiadomości Gmail.
Każda usługa Google jest archiwizowana w innym formacie. Informacje na temat każdego z formatów dostępnych dla różnych usług można znaleźć na stronie pomocy Google.
Aby zarchiwizować dane Google, kliknij przycisk "Ustawienia" i wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego, a następnie kliknij kartę "Konta" na ekranie "Ustawienia".
W sekcji "Zmień ustawienia konta" na ekranie "Konta" kliknij link "Ustawienia konta Google".
Na ekranie "Konta" kliknij "Pobierz swoje dane" pod "Konto".
Na ekranie "Pobierz kopię danych" kliknij "Utwórz archiwum".
Następny ekran pozwala wybrać produkty Google, dla których chcesz pobrać swoje dane. Postępuj zgodnie ze wskazówkami na ekranach, aby utworzyć archiwum.
Możesz również kliknąć link "Moje archiwa" w prawym górnym rogu, aby uzyskać dostęp do archiwów i pobrać je na komputer.
Możesz również użyć narzędzia o otwartym kodzie źródłowym o nazwie GMVault, aby pobrać kopię zapasową swojego konta Gmail. Jest to narzędzie wiersza poleceń, które może być używane w systemach Windows, Linux i Mac OS X.
Jeśli nie chcesz korzystać z narzędzia wiersza poleceń, możesz skorzystać z bezpłatnego programu pocztowego Thunderbird, aby pobrać i utworzyć kopię zapasową wiadomości e-mail z konta Gmail.
Jeśli używasz Ubuntu, opisaliśmy, jak używać programu Getmail do tworzenia kopii zapasowych konta Gmail.
Możesz nawet tworzyć kopie zapasowe swoich wiadomości w Gmailu, automatycznie przesyłając je na inny adres e-mail. Pomoc Google opisuje, jak to zrobić. Zauważ, że ta metoda będzie tylko wykonywać kopie zapasowe otrzymywanych wiadomości e-mail, a nie wysyłanych wiadomości e-mail.
Dodawanie załączników do wiadomości w Gmailu jest bardzo proste, a co najlepsze - jeśli zapomnisz o typie, system przypomni. To dobra wiadomość, zwłaszcza jeśli dodałeś profesjonalnie wyglądający podpis i nie chcesz zawstydzić się, zapominając o dołączeniu pliku.
Co ważniejsze, masz teraz lepsze zrozumienie dostępnych opcji zabezpieczeń i sposobu, w jaki możesz najlepiej chronić swoje konto, zachowując jednocześnie integralność cennych danych.
W następnej lekcji omówimy zaproszenia i osoby, które udzieliły odpowiedzi na wakacje, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego wydarzenia. Możesz szybko powiadomić innych, gdy nie ma Cię w biurze i kiedy wrócisz.
