Przewodnik po szybkich krokach w Microsoft Outlook

Program Outlook zawiera funkcję Szybkich kroków, która pozwala za pomocą jednego kliknięcia zastosować wiele akcji do wiadomości. Program Outlook zawiera kilka domyślnych Szybkich kroków, ale możesz także tworzyć własne (i usuwać domyślne, jeśli ich nie potrzebujesz). Jeśli regularnie wykonujesz ten sam zestaw działań, utworzenie Szybkiego kroku i przypisanie go skrótu może zaoszczędzić ci dużo czasu. Oto, jak działają.

Domyślny QuickSteps

Możesz znaleźć Szybkie kroki na karcie "Strona główna" Outlooka. Po pierwszym uruchomieniu zobaczysz tam domyślne Szybkie kroki. Możesz kliknąć dowolne z nich, aby zastosować zawarte akcje do wybranej wiadomości.

Domyślne szybkie kroki to:

1. Przenieś do?: Otwiera okno, w którym możesz wybrać folder, do którego chcesz przenieść wiadomość.
2. Do managera: Tworzy przesłaną kopię aktualnie wybranej wiadomości z adresem swojego menedżera.
3. E-mail zespołu: Tworzy pustą wiadomość adresowaną do członków Twojego zespołu. (Jeśli Twój e-mail jest zarządzany przez twojego pracodawcę, to w zależności od tego, w jaki sposób twoi administratorzy Exchange skonfigurowali twoją skrzynkę pocztową, Outlook może już wiedzieć, kto jest twoim kierownikiem i członkami zespołu. Jeśli nie, musisz je wypełnić, gdy użyjesz ich po raz pierwszy. szybkie kroki.)
4. Gotowe: Zaznacza wiadomość jako przeczytaną i kompletną, a następnie wysyła ją do określonego folderu. Gdy użyjesz go po raz pierwszy, określisz folder, ale od tej pory Outlook zapamięta Twój wybór i wyśle ​​go do tego folderu za każdym razem, gdy użyjesz Szybkiego kroku.
5. Odtwórz ponownie i usuń: Otwiera odpowiedź na aktualnie wybraną wiadomość, a następnie usuwa aktualnie wybraną wiadomość po wysłaniu odpowiedzi.

Program Outlook wyświetla tylko dostępne szybkie kroki. Jeśli na przykład nie masz wybranego komunikatu, pojawi się tylko "Szybki krok", ponieważ inne ustawienia domyślne działają na istniejącej wiadomości.

Jak utworzyć szybki krok

Aby dodać nowy Szybki krok, kliknij opcję "Utwórz nowy" w polu Szybkie kroki.

Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym możesz nazwać swój szybki krok i wybrać działania, które chcesz wykonać.

Po kliknięciu menu rozwijanego "Wybierz akcję" pojawi się lista możliwych działań, z których każda może dać dodatkowe opcje do wyboru.

Dodamy dwie akcje: jedną, aby przenieść wiadomość do folderu i jedną, aby oznaczyć ją jako przeczytaną.

Wybierz akcję "Przenieś do folderu" i wybierz folder, do którego chcesz przenosić wiadomości.

Następnie kliknij "Dodaj akcję", aby dodać drugą akcję.

Z rozwijanego menu wybierz "Oznacz jako przeczytane".

Opcjonalnie możesz wybrać jeden z wbudowanych klawiszy skrótu i ​​dodać tekst, który będzie wyświetlany po najechaniu kursorem myszy na Szybki Krok ze wskaźnikiem (krótki opis przypominający o krokach, które podejmuje Szybki Krok jest pomocny).

Kliknij "Zakończ", a twój nowy Szybki krok pojawi się w polu Szybkie kroki w Outlooku. Jeśli najedziesz kursorem na Szybki krok, zobaczysz wybrany klawisz skrótu i ​​dowolny wprowadzony tekst podpowiedzi.

Teraz wystarczy wybrać wiadomości i kliknąć nowy QuickStep (lub nacisnąć kombinację klawiszy skrótu), aby zastosować swoje działania.

Jak edytować lub usunąć QuickStep

Jeśli chcesz edytować lub usunąć Szybki krok, kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu grupy Szybkich kroków na Wstążce.

Spowoduje to otwarcie okna "Zarządzaj szybkimi krokami".

Tutaj masz opcję edycji, duplikowania (która tworzy dokładną kopię wybranego szybkiego kroku, jeśli chcesz podobny, ale z niewielką zmianą) lub usunąć szybki krok.

Możesz także zmienić kolejność, w której Twoje szybkie kroki pojawiają się na Wstążce lub utworzyć nowy Szybki krok.

Wreszcie istnieje opcja "Zresetuj do domyślnych".

Wybranie opcji "Zresetuj do domyślnych" spowoduje usunięcie utworzonych przez Ciebie Szybkich Kroków i odtworzenie domyślnych Szybkich Kroków, które mogłeś usunąć. Usuwa również wszelkie zmiany wprowadzone w domyślnych Szybkie kroki. Ponieważ nie możesz cofnąć tej akcji, zostanie wyświetlone ostrzeżenie. Kliknij "Tak", aby zresetować.

I to jest Quick Steps. Nie przeszliśmy przez wszystkie możliwe działania, które możesz dodać do Quick Step, ponieważ jest ich mnóstwo i jest to całkiem intuicyjny interfejs, gdy już wiesz, jak to działa. Jeśli chcesz, aby Twój Outlook był wydajniejszy i mniej czasochłonny, Szybkie Kroki to świetne miejsce na rozpoczęcie.